Toimistopäällikkö – Määräaikainen sopimus

Yrityksen yleiskatsaus

Maailmanlaajuisessa asiantuntija-, asiakas- ja yhteisöverkostossamme olemme tunnettuja johtajuudestamme palontorjuntatekniikassa – vastuun perinnöstä, jota olemme ylpeänä kantaneet vuodesta 1939. Nykyään asiantuntemuksemme ulottuu laajalti toisiinsa läheisesti liittyvillä turvallisuus- ja riskialoilla – esteettömyyskonsultoinnista ja riskianalyysistä prosessiturvallisuuteen, rikostekniseen innovointiin, digitaaliseen innovointiin ja tietoturvariskien hallintaan.

Insinöörimme ja konsulttimme tekevät yhteistyötä ratkaistakseen monimutkaisia ​​turvallisuus- ja turvallisuushaasteita ja varmistavat, että asiakkaamme voivat suojata tärkeimmät. Olemme yli 80 vuoden ajan auttaneet lieventämään ihmishenkiä, omaisuutta ja mainetta uhkaavia riskejä. Teknologian, asiantuntemuksen ja alan johtavan tutkimuksen avulla olemme edelleen omistautuneet tavoitteellemme tehdä maailmasta turvallinen, suojattu ja kestävä.

Me Jensen Hughesilla uskomme, että luottamuksen, rehellisyyden ja ammatillisen kasvun kulttuurin luominen ja ylläpitäminen alkaa ihmisten asettamisesta etusijalle. Työntekijämme ovat suurin vahvuutemme, ja arvostamme heidän organisaatioomme tuomia ainutlaatuisia näkökulmia ja kykyjä.

Laaja valikoima maailmanlaajuisia työntekijöiden verkostoja yhdistää ihmisiä eri puolilta organisaatiota, tukee urakehitystä ja tarjoaa foorumeita henkilöille, joilla he voivat jakaa kokemuksiaan aiheista, joista he ovat intohimoisia. Yhdessä viljelemme yhtenäistä kulttuuria, jossa kaikilla on mahdollisuus oppia, kasvaa ja menestyä yhdessä.

Työn yleiskuvaus

Jensen Hughesilla on tarjolla työmahdollisuus kokeneelle ja tarkalle toimistopäällikölle. Roolissa keskitytään tukemaan asiantuntijoitamme ja rooli sijaitsee Helsingin toimistollamme.

Tehtävä on määräaikainen kesäkuusta 2025 lokakuuhun 2026.

Toimistopäällikkö hallinnoi yrityksen tukitoimintoja ja niiden kehitystä ja toimii yhteyshenkilönä (POC) kaikissa tukitoimintoihin liittyvissä asioissa.

Tukitoimintoihin kuuluvat mm. toimitilat, IT, talous, markkinointi, laskutus, palkat, työsuhde-edut, myynnin kehitys, tarjousten ja sopimusten valmistelu, vakuutukset, hankinta, laatu ja integraatio.

Jensen Hughes on paloturvallisuuden suunnittelu- ja konsultointitoimisto. Asiakkaamme arvostavat asiantuntemustamme, hyvää tavoitettavuuttamme ja asiakaspalveluamme.

Päävastuualueet

HR

  • Esihenkilönä toimiminen
  • Työsuhde-etujen hallinta
  • Työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen lopetuksen hallinta (on ja offboarding)
  • Sidosryhmien ja sopimusten hallinta
  • Ohjeiden valmistelu ja julkaisu
  • Sisäisten kehityshankkeiden tukeminen
  • Vakuutusten yhteyshenkilö
  • Satunnainen tapahtumien sekä matkojen suunnittelu ja hallinta

Tarjousten/projektien/sopimusten/tilausten hallinta

  • Projektien ja tarjousten hallinta (valmistelu, asiakaskontaktit, liitemateriaalit, tiedonhaku jne.)
  • Sopimusten valmistelu ja esilukeminen
  • Projektien luominen tarvittaessa
  • Asiakaspalvelu

 

Jatkuvat ja ajoittaiset vastuualueet

Toimitilat

  • Vuokrasopimusten hallinta
  • Sidosryhmien ja sopimusten hallinta
  • Viestintä

IT

  • Yhteyshenkilö IT:n ja paikallisen tiimin välillä

Laskutus

  • Yhteyshenkilö kaikissa laskutukseen liittyvissä asioissa sisäisesti ja ulkoisesti
  • Laskumateriaalien valmistelu
  • Asiakaspalvelu

Markkinointi ja myynti

  • Kehitystehtävien tukeminen

Hankinta Laatu

  • Laadunhallinnan ja suorituskyvyn tukeminen

Integraatio

  • Muutoksenhallinta

Vaatimukset ja pätevyydet

Tämä tehtävä sopii henkilölle, jolla on kokemusta asiantuntija- tai konsultointiyrityksessä työskentelystä, sekä toimimisesta laskutuksen ja taloushallinnon parissa.

  • Haemme varmaa kommunikoijaa, joka on valmis työskentelemään asiantuntijoiden kanssa kaikilla organisaation tasoilla sekä ulkoisten asiakkaiden kanssa.
  • Tehtävässä edellytetään sujuvaa suomen ja englannin kielen taitoa.
  • Hakemamme henkilö on Itseohjautuva, tarkka ja omaa vahvan priorisointikyvyn.
  • Ammattimainen, joustava ja käytännöllinen lähestymistapa.
  • Erinomaiset IT-taidot (erityisesti Microsoft-paketit) ja kyky omaksua uusia työkaluja ja kokonaisuuksia nopeasti.
  • Korkeakoulututkinto liiketalouden, kansainvälisen liiketoiminnan tai oikeustieteen alalta olisi suositeltavaa.

Jensen Hughes is an Equal Opportunity Employer. Qualified candidates will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, sexual orientation, gender identity, disability or protected veteran status.


The security of your personal data is important to us. Jensen Hughes has implemented reasonable physical, technical, and administrative security standards to protect personal data from loss, misuse, alteration, or destruction. We protect your personal data against unauthorized access, use, or disclosure, using security technologies and procedures, such as encryption and limited access. Only authorized individuals may access your personal data for the purpose for which it was collected, and these individuals receive training about the importance of protecting personal data.  Jensen Hughes is committed to compliance with all relevant data privacy laws in all areas where we do business, including, but not limited to, the GDPR and the CCPA.  Additionally, our service providers are contractually bound to maintain the confidentiality of personal data and may not use the information for any unauthorized purpose.

 

*Policy on use of 3rd party recruiting agency for direct placements

Jensen Hughes will occasionally augment a recruiting search through agencies for certain positions when business conditions warrant. Jensen Hughes will not accept resumes, inquiries or proposals from recruiting agencies as an acceptable method to consider a candidate. 3rd party recruiting agencies must sign a standard Jensen Hughes agreement after being evaluated and accepted by a Human Resources or Talent Acquisition manager, or member of the talent acquisition team. Hiring managers and employees of Jensen Hughes are not authorized to accept resumes, engage in fee-based searches through recruiting firms or sign a search agreement. Please note this policy does not apply to “staffing firms” or firms that are involved with hiring temporary staff. Any recruiting agency interested in being considered may contact our recruiting team at jensenhughesrecruiting.com.

  Since 1939, Jensen Hughes has been at the cutting edge of safety, security and risk-based engineering and consulting, delivering innovative and complex projects worldwide, from North America to Europe, Asia, the Middle East, and the Pacific Region. We drive code and standard development while earning trust and protecting lives, property and reputations. Our Purpose and Principles honor our past while looking to the future.

View all jobs
Report this job

This job is no longer available