Teamassistenz (m/w/d)

Hauptaufgabe der Position

In dieser Rolle unterstützen Sie den Senior Director sowie die zugehörigen Teams administrativ und organisatorisch. Darüber hinaus übernehmen Sie die Verantwortung für die Büroorganisation und stellen sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und höchsten Standards entsprechen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Eigenständige Steuerung der täglichen administrativen Prozesse, um Führungskräfte und Teams von komplexen Details zu entlasten
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Agenden und Berichten
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung von administrativen Schulungen, Prozessen, Systemen und Tools bei Intuitive
• Beteiligung an Projekten und Sonderaufgaben
• Aktive Mitarbeit an kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen
• Analyse und eigenständige Bearbeitung von Routineaufgaben sowie Verantwortung für kritische Ausgaben
• Repräsentation der Abteilung in bereichsübergreifenden Projekten

Erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation; idealerweise ergänzt durch berufliche Weiterbildung
• In der Regel mindestens 2–4 Jahre einschlägige Berufserfahrung
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, aus Meetings die wichtigsten Punkte herauszufiltern
• Überzeugungskraft durch exzellente Kommunikationsfähigkeiten
• Starke Networking-Fähigkeiten im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
• Vertrautheit mit der Unternehmenskultur und die Fähigkeit, diese in bestehende Prozesse zu integrieren
• Hohe Professionalität in Auftreten und Arbeitsweise
• Fähigkeit, Vertraulichkeit und Diskretion jederzeit zu wahren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Wir schätzen jede Person in ihrer Individualität – unabhängig von Geschlecht, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, besonderen Bedürfnissen, Alter oder sexueller Identität. Diskriminierung hat bei uns keinen Platz.

Haftungsausschluss für US-Exportkontrollen: In Übereinstimmung mit den U.S. Export Administration Regulations (15 CFR §743.13(b)) können einige Positionen bei Intuitive Surgical US-Exportkontrollen für potenzielle Mitarbeiter unterliegen, die Staatsangehörige von Ländern sind, die derzeit einen Embargo- oder Sanktionsstatus haben.

Bestimmte Informationen, die Sie im Rahmen der Bewerbung angeben, werden verwendet, um festzustellen, ob Intuitive Surgical (i) in Ihrem Namen eine Exportlizenz von der US-Regierung einholen muss (Hinweis: Das Lizenzierungsverfahren der Regierung kann 3 bis 6+ Monate dauern) oder (ii) einen Technologiekontrollplan ("TCP") implementieren muss (Hinweis: verlängert den Einstellungsprozess in der Regel um 2 Wochen). 

Für jede intuitive Rolle, die Exportkontrollen unterliegt, hängen die endgültigen Angebote vom Erhalt einer genehmigten Exportlizenz und/oder eines ausgeführten TCP vor dem Startdatum des potenziellen Mitarbeiters ab, was flexibel sein kann oder auch nicht, und innerhalb eines Zeitrahmens, der den Einstellungsbedarf nicht unangemessen behindert. Gegebenenfalls werden die Kandidaten über die diesbezüglichen Anforderungen informiert und angewiesen