Die Tätigkeit als Team- / Office Assistant in unserem Unternehmen umfasst die Unterstützung von Partnern und Direktoren sowie administrative Aufgaben als Teil des Assistenzteams. Die Rolle kann zudem projektbezogene oder interne Zusatzaufgaben beinhalten.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Als Team- / Office Assistant wird das Münchner Büro sowie das erweiterte Team in Deutschland unterstützt. Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

Empfang und Betreuung von Gästen
Büroorganisation und -instandhaltung (Ansprechpartner:in für Vermieter:innen, Bearbeitung von Büroangelegenheiten, Lieferant:innenmanagement etc.)
Betreuung der Küche (Sauberkeit, Bestellung und Verwaltung von Lebensmitteln, Auffüllen des Kühlschranks etc.)
Sicherstellung eines stets ordentlichen, sauberen und professionellen Büroauftritts für Mitarbeitende und Gäste
Organisation von Catering für interne und externe Meetings
Bestellung von Bürobedarf, Lebensmitteln, Getränken sowie Verbrauchsmaterialien
Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Lieferungen
Verwaltung der Bargeldkasse
Terminmanagement und Koordination interner und externer Meetings
Bearbeitung von Spesen und Stundenzetteln
Organisation von Geschäftsreisen sowie Verwaltung von BahnCards
Kontaktmanagement mit Hilfe des CRM-Systems zur Pflege der Kontaktdaten
Einladungsmanagement für Veranstaltungen sowie Unterstützung des Marketingteams bei Planung und Durchführung
Unterstützung bei Reisebuchungen und Nutzung des Reisebuchungssystems Perk
Weitere Aufgaben nach Bedarf

Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen

Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
Diskretion, Professionalität und zuverlässiges Urteilsvermögen
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
Sehr gute Administrations- und Organisationsfähigkeiten sowie hohe Kompetenz in Word, PowerPoint, Excel und AI-Prompting
Hohe Detailorientierung
Fähigkeit, schnell vertrauensvolle Beziehungen intern wie extern aufzubauen
Positive, lösungsorientierte Haltung (Hands-on-Mentalität)
Belastbarkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit
Proaktive Arbeitsweise mit Blick auf anstehende Aufgaben, Meetings und Ereignisse

Was wir suchen

1–2 Jahre Berufserfahrung als Rezeptionist (w/m/d) oder Assistenz in einer Beratungsfirma, Anwaltskanzlei, einem Professional-Services-Unternehmen oder im Hotel- und Gastgewerbe; alternativ Erfahrung als vielseitige Problemlösungskraft in einem anspruchsvollen organisatorischen Umfeld
Selbstbewusste Persönlichkeit mit nachgewiesenen organisatorischen Fähigkeiten und hoher Diskretion
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, abgestimmt auf unterschiedliche Zielgruppen
Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2) und sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1)
Fundierte Kenntnisse aller MS-Office-Anwendungen
Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für neue Technologien
Hohe Motivation für qualitativ hochwertige Arbeit und strukturierte Arbeitsweise
Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld und herausfordernden Situationen souverän zu arbeiten

Bei Fragen rund um die Stellenbeschreibung wenden Sie sich gerne an [email protected].

About Brunswick

Brunswick is a global advisory firm. We help companies tackle high-stakes issues, navigate complex stakeholder relationships, and deliver high-impact outcomes.

Our clients value our ability to anticipate, shape, and respond to the key players and forces in the financial and investment arena, regulatory and geopolitical universe, NGO community, workforce and beyond. They rely on us for deep experience, fresh perspectives and original thinking. So, in Brunswick you will find an exceptional range of experience and talent with a rich mix of backgrounds. From the beginning, we have prioritized attracting, developing, and retaining the best professionals in the industry, united by a culture of inclusivity, excellence, and intellectual curiosity.

Founded in 1987 in London, the firm has organically grown to 27 offices in 18 countries across the Americas, Europe, Middle East, Africa, Asia and Australia. We operate as a “one-firm firm” with no individual profit centers. This allows us to assemble fully integrated, bespoke teams for each client, able to draw on the full resources of Brunswick anywhere in the world.

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Team- / Office Assistant (w/m/d) - Munich

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