Servicio de Gestión Integral y Logística para Talleres Corporativos

TÉRMINOS DE REFERENCIA
Servicio de Gestión Integral y Logística para Talleres Corporativos – 2026
1. Antecedentes
NESsT es una organización internacional sin fines de lucro que impulsa el desarrollo de empresas sociales. En el marco de sus actividades programáticas, realizará dos talleres presenciales durante los meses de abril y mayo de 2026, los cuales convocarán a participantes provenientes de distintas regiones del país.
Para ello, se requiere contratar una agencia especializada que brinde el servicio integral de planificación, coordinación y ejecución logística de ambos eventos.
2. Objetivo del Servicio
Contratar una agencia que brinde gestión integral logística y operativa para la correcta ejecución de dos talleres corporativos, asegurando eficiencia en la coordinación de proveedores, participantes, traslados, hospedaje, emisión de pasajes, gestión de viáticos y soporte presencial durante los eventos.
3. Alcance del Servicio
El servicio comprende, sin limitarse a, las siguientes actividades:
3.1 Planificación y Coordinación General
•    Revisión y validación del plan logístico detallado proporcionado por NESsT (archivo Excel adjunto al proceso).
•    Coordinación permanente con el equipo de NESsT.
•    Elaboración de cronograma operativo.
•    Coordinación con proveedores involucrados.
3.2 Gestión de Espacios y Catering
•    Coordinación del armado y disposición del salón conforme a los requerimientos técnicos y de aforo.
•    Supervisión de montaje y desmontaje.
•    Coordinación del servicio de catering según especificaciones indicadas (coffee breaks, almuerzos u otros según aplique).
3.3 Transporte y Traslados
•    Coordinación de rutas de traslado terrestre para participantes según detalle proporcionado.
•    Supervisión de transportistas.
•    Gestión de rutas aeropuerto–hotel–evento–aeropuerto (según corresponda).
3.4 Emisión de Pasajes Aéreos
•    Emisión de boletos aéreos según rutas indicadas por NESsT.
•    Gestión de cambios o contingencias.
•    Entrega de reportes de emisión y tarifas.
3.5 Gestión de Hospedaje
•    Reserva y coordinación de alojamiento para los participantes según número estimado indicado por NESsT.
•    Confirmación individual de reservas.
•    Coordinación de check-in y check-out.
3.6 Coordinación Presencial
La agencia deberá asignar un/a coordinador/a presencial exclusivo/a por cada taller, quien deberá:
•    Estar presente durante toda la ejecución del evento.
•    Coordinar con invitados, sede del evento y proveedores.
•    Gestionar eventualidades.
•    Brindar soporte logístico directo al equipo de NESsT.
3.7 Gestión y Distribución de Viáticos
Como parte del modelo operativo de NESsT:
•    NESsT transferirá a la agencia el monto total destinado a viáticos de los participantes.
•    La agencia deberá centralizar dichos fondos y realizar las transferencias individuales a las cuentas bancarias proporcionadas por NESsT.
•    NESsT entregará la relación de participantes, montos y datos bancarios.
•    La agencia deberá apoyar en la validación de determinados montos, según criterios acordados.
•    La agencia será responsable de asegurar la correcta ejecución y trazabilidad de las transferencias.
3.8 Gestión Documentaria
•    Recopilación de firmas en los formatos de recepción de fondos proporcionados por NESsT.
•    Entrega organizada de dichos documentos al cierre del evento.
4. Entregables
La agencia deberá presentar:
1.    Plan operativo previo a cada taller.
2.    Listado confirmado de asistente y rutas.
3.    Listado del personal asignado y sus datos de contacto para los días de servicio
4.    Constancias de transferencia de viáticos
5.    Confirmación de reserva de los servicios contratados
6.    Formatos firmados de recepción de fondos.
7.    Desglose detallado de gastos conforme a las categorías proporcionadas por NESsT.
5. Plazo de Ejecución
•    Taller 1 “Puerto Maldonado”: 21 al 25 de abril de 2026
•    Taller 2 “Tarapoto”: 03 al 07 de mayo de 2026
El servicio comprenderá la fase preparatoria, ejecución y cierre administrativo de cada evento.
6. Perfil de la Agencia
•    Experiencia comprobada en organización de eventos corporativos o institucionales.
•    Experiencia en gestión de logística con participantes provenientes de regiones diversas.
•    Capacidad administrativa para gestionar transferencias múltiples y manejo documentario.
•    Capacidad de respuesta ante contingencias.

Los candidatos interesados deberán enviar su Hoja de vida y propuesta técnica y económica a través de la plataforma Bamboo hasta el 16 de marzo de 2026.