Services Executive Assistant - CDD de 6 mois H/F/X

A Eurostar, nous souhaitons vous offrir la meilleure expérience pour vos voyages en Europe. Rejoignez-nous et vous ferez partie d'une équipe dynamique, connectée et multiculturelle qui se sent chez elle dans quatre pays et partage un objectif commun : créer pour nos passagers une expérience exceptionnelle. Souhaitez-vous faire partie de ce voyage ?

Au sein de la Direction Operations & Travel Expérience du groupe Eurostar Family, la Direction des Services coconstruit et met en œuvre les services en gare et à bord des trains, en sécurité et en qualité. Afin de garantir la bonne exécution de ces services, elle assure le management des personnels et prestataires dans une optique de mesure permanente et d’amélioration du vécu client. 

Le/la Services Executive Assistant que nous recherchons pour un CDD de 6 mois apportera un support proactif au On-Board Experience Director d'Eurostar afin de la décharger des tâches administratives, pratiques et logistiques et d’être un réel « facilitateur » au quotidien, et ce dans une confidentialité absolue et dans une bonne compréhension du contexte et des enjeux de la Direction. Il/Elle l’accompagne et l’aide à gérer au quotidien l’activité opérationnelle de la Direction.

Pour ce faire, il/elle aura plusieurs missions :

Accompagnement et appui du management de la Direction On Board experience (OBE) :

• Être en appui sur les missions des différents managers de la OBE (SAB, formation, etc.). 
• Être l’appui comptable de la OBE :  
  - gérer les dépenses par carte de crédit afin de suivre et contrôler étroitement les coûts/dépenses. 
  - effectuer les réservations d’hôtels, de vols, ou toute autre demande nécessitant un paiement avec les cartes de crédit afin de centraliser les dépenses et d’en garder le contrôle. 
  - vérifier la note de frais nécessaire à la réconciliation entre les dépenses et le décompte mensuel des cartes de crédit corporate et de celles du Directeur afin que les dépenses puissent être enregistrées dans la comptabilité 
  - vérifier et valider les éléments de facturation encodés par le correspondant budgétaire. 
• Suivre les plans d’action des différents services de la OBE 
• Suivre le budget de la Direction OBE. 

Personal assistant :

• Gérer les modalités pratiques et logistiques dans les outils, pour la Directrice et ses équipes : notes de frais, congés, etc. 
• Gérer, optimiser l’agenda et identifier proactivement les incohérences afin que la Directrice puisse se focaliser sur les sujets prioritaires. 
• Accompagner la Directrice dans ses déplacements. 
• Préparer les réunions (documents de support, présentations, itinéraires…) en temps utile, et y assister avec la Directrice le cas échéant. Rédiger et transmettre un compte-rendu lorsque cela est nécessaire. 
• Gérer et enregistrer le courrier papier et électronique entrant et sortant de la Directrice, en collaboration avec celle-ci. 
• Filtrer les contacts entrants afin de clarifier les demandes et d’éventuellement y répondre en lieu et place de la Directrice. 
• Répertorier les déplacements de la Directrice afin de respecter les règles de paye et de fiscalité belges et françaises. 

Dialogue social: Assister le OBE Director dans son rôle de Président des instances sociales : 

• Etre en appuie dans l'organisation des réunions (CSE, RPSST, audiences, négociations) : être en contact avec la Commande du personnel pour dégager les agents, préparer, envoyer les convocations, l’ordre du jour et transmettre les supports avant les réunions.

Usage interne THIF / EIL: Grade D/Grade C/ Classe 5; basé à FSD

Requirements

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 minimum dans un domaine pertinent (ex. : gestion, communication, commerce, etc.).
• 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire ou équivalent.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit (niveau professionnel exigé).
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Qualités personnelles :

• Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des tâches.
• Forte autonomie et capacité à travailler de manière proactive.
• Esprit d’initiative et aptitude à entreprendre des projets ou à résoudre des problèmes de manière autonome

Benefits

• Salaire annuel de Entre 35 K€ - 40 K€ brut par an (selon expérience)
• Des billets Eurostar gratuits
• Des billets à prix réduit pour vos amis et votre famille
• Un environnement culturel inclusif qui valorise la formation et le développement
• De nombreux autres avantages et réductions

Enquête administrative

Toute personne travaillant sur le Terminal transmanche Eurostar doit porter un badge de sûreté de façon apparente. Ce badge est délivré après une enquête administrative réalisée par la préfecture de police de Paris qui procédera à différents contrôles comme la consultation du casier judiciaire. La prise de poste est conditionnée au résultat de cette enquête. 

Eurostar est un employeur garantissant l'égalité des chances et encourage les candidatures de candidats qualifiés et éligibles, indépendamment du sexe, de la race, du handicap, de l'âge, de l'orientation sexuelle, de la religion ou de la croyance, de l'état matrimonial ou de la grossesse.