Personal Assistant (FORMA)

Шукаємо Personal Assistant до команди FORMA!

Ця роль — шанс стати ключовим партнером для CEO FORMA в момент активного зростання бізнесу та запуску окремого офісу. Personal Assistant допоможе зняти з CEO операційне навантаження, оптимізує його день і забезпечить чіткість у пріоритетах. Це позиція про довіру, вплив та системність. Ти будеш тією людиною, яка забезпечує CEO максимальну ефективність щодня, і маєш змогу впливати на якість прийнятих рішень.

FORMA — мультипродуктова компанія в рамках Universe Group, що створює рішення для роботи з документами. Наш флагманський продукт — PDFGuru, якому вже 2+ роки та за ці роки ми досягли вражаючих результатів. Ось чого вже досяг наш флагман:

• 35+ млн завантажених файлів за 2024 рік.

• Більше ніж 50 інструментів для ефективної роботи з документами.

• Користувачі з понад 80 країн світу обирають наш продукт для своїх потреб.

• Середня оцінка на Trustpilot — 4,2.

Хочеш відчути атмосферу FORMA? Тоді переглянь відео про нашу команду — як ми працюємо, ростемо й будуємо мільярдну компанію з України.

Тобі точно до нас, якщо:

• Для тебе важливо напряму впливати на результат й ти хочеш стати правою рукою CEO

• Вмієш адаптуватися до змін, працювати в режимі multitasking і тримати фокус на пріоритетах

• Бачиш для себе потенціал професійного росту до Executive Assistant

• Маєш досвід в організації календаря, зустрічей, поїздок і забезпеченні бездоганного ритму роботи керівника

• Цінуєш можливість розвитку управлінських та комунікаційних навичок у реальному бізнес-контексті

• Відгукується середовище, де панує довіра, повага до особистого простору, ініціативність і відкритість

Основні зони відповідальності:

1. Адміністративна підтримка CEO
• Планування та координація календаря зустрічей, дзвінків і поїздок
• Контроль виконання особистих і робочих завдань CEO, нагадування про дедлайни
• Підготовка матеріалів до зустрічей, ведення нотаток, фіксація ключових рішень

2. Комунікації та координація
• Ведення внутрішньої та зовнішньої комунікації від імені CEO (листи, повідомлення, зустрічі)
• Координація взаємодії CEO з керівниками напрямів, партнерами, підрядниками
• Організація онлайн та офлайн-зустрічей, подій і відряджень

3. Особисті завдання CEO
• Виконання окремих приватних доручень, пов’язаних із плануванням особистих справ, поїздок, подій
• Допомога у плануванні особистого часу та балансі між роботою і приватним життям

4. Проактивність і конфіденційність
• Вміння передбачати потреби CEO та діяти на випередження
• Дотримання високого рівня конфіденційності в роботі з інформацією
• Робочий графік передбачає нестабільне навантаження

Ми очікуємо, що ти:

• Маєш досвід роботи на позиції асистента керівника / адміністративного асистента / офіс-менеджера від 1-го року

• Володієш на високому рівні навичками планування, тайм-менеджменту, пріоритизації завдань

• Знаєшся на таких інструментах, як Google Workspace (Calendar, Docs, Sheets, Meet), Notion, Slack, Zoom

• Вмієш готувати документи, презентації, звіти (Google Slides / PowerPoint)

• Базово розумієш основні бізнес-процеси та правила корпоративної комунікації

• Впевнено володієш англійською мовою (Upper-Intermediate+) — можеш самостійно вести переписку, домовлятись про зустрічі та супроводжувати CEO у міжнародних контекстах

• Готова/-вий до високої залученості в робочий ритм CEO та бізнес

• Емоційно зріла, системна й проактивна людина

У FORMA ми цінуємо відкритість, швидкість прийняття рішень та автономність.
Якщо ти шукаєш середовище, де твоя ініціативність не просто вітається, а очікується — тобі до нас 😉

Про нас:

Universe Group будує tech-бізнеси, перетворюючи ідеї на глобальні продукти. До групи входять три компанії: Guru Apps, FORMA та Wisey. Їхні продукти об’єднують понад 400 мільйонів користувачів зі 186 країн світу, спрощуючи буденність і створюючи нові можливості для розвитку.

Також Universe Group розвиває власний R&D-центр, який фокусується на дослідженні нових ідей, впровадженні інноваційних рішень та запуску бізнесів, що будуть частиною глобального технологічного ринку.

Що ми пропонуємо:

•  🔝 Розвиток та навчання – твій ріст визначає успіх команди. Внутрішні тренінги та кращі експерти з України та світу допоможуть швидко прокачати навички.

• ↗️ Кар’єрне зростання – у нас культура швидкого розвитку: до 10 менеджерів щороку отримують підвищення. Все залежить від твого бажання та результатів.

• 📍 All-inclusive офіс у Києві — у нас є все для твоєї комфортної роботи, а саме: сніданки, обіди, доріжки для ходіння, silent room для фокуса уваги — це далеко не все, що чекає на тебе в нашому спейсі.

• 🧳 Релокаційний пакет – комфортний переїзд до Києва або Варшави з фінансовою підтримкою, допомогою рієлторів та адаптацією в новому місті.

• 🤜🏻🤛🏻 Один із кращих соцпакетів – винагорода відповідає запитам ринку, 20 днів оплачуваного відпочинку, співпраця через ФОП або Дія.City, оплачувані лікарняні, медстрахування та забезпечуємо харчуванням в офісах у Києві та Варшаві.

• 💛 Well-being program – ми турбуємося про ментальне здоровʼя команди, тому компенсуємо роботу з психологом, а також проводимо класи з йоги та медитації в офісі.  

• 🇺🇦 Підтримка під час війни – безпека та стабільність для тебе та твоїх рідних. Забезпечуємо всім необхідним для безперебійної роботи та долучаємось до ініціатив із відновлення України.

Надсилай своє резюме та ставай частиною нашого Всесвіту.

• Instagram

• Facebook

• Linkedin