Onboarding Coordinator

Creëer dè 100% onboarding ervaring voor onze nieuwe collega's.

Bij Schuberg Philis zeggen we vaak: It’s the people, actually. Want uiteindelijk zijn het de mensen die het verschil maken, in ons werk, in onze cultuur en in de manier waarop we elkaar welkom heten. We weten dat de eerste dagen en weken bij een nieuw bedrijf spannend zijn. Juist daarom zorgen wij dat nieuwe collega’s zich meteen thuis voelen. Vanaf dag één hoor je erbij, want alleen samen komen we tot die 100% waar we elke dag voor gaan.Daarom zoeken we een Onboarding Specialist die het eerste hoofdstuk van de Schuberg Philis-reis onvergetelijk maakt. Iemand die niet alleen alles tot in de puntjes regelt, maar vooral een warm welkom creëert en die onze onboarding continu wil verbeteren zodat elke collega zich gezien, gesteund en geïnspireerd voelt.

Jouw rol 
Als Onboarding Specialist maak je deel uit van ons Recruiting & Onboarding team (9 collega’s) en draag je direct bij aan het succes en de groei van Schuberg Philis. Je bent het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s: van het moment dat ze hun contract tekenen tot ver na hun eerste werkweek. Je zorgt dat zij zich welkom voelen, zorgt dat contractueel alles in orde is, begeleidt ze door ons onboardingprogramma en zorgt dat alle praktische zaken vlekkeloos geregeld zijn. 

Maar je bent meer dan een coördinator: je hebt eigenaarschap over onze onboarding journey en krijgt de ruimte om deze continu te verbeteren. Dat kan door feedback te verzamelen, processen slimmer in te richten, FAQ’s te automatiseren of juist door persoonlijke aandacht te geven aan de momenten die er écht toe doen. Je staat middenin de organisatie, werkt samen met teams van recruitment tot finance, van IT tot marketing, en met externe partners zoals immigratieadvocaten. Je werkt hybride vanuit ons kantoor in Schiphol-Rijk en vanuit huis. 

Wat je gaat doen:

• Facilitator & verbinder: Je bent het gezicht van onboarding. Je begeleidt nieuwe collega’s tijdens hun eerste 6 maanden en zorgt dat zij zich onderdeel voelen van ons bedrijf én onze cultuur. Daarbij regel je dat iedere nieuwe collega de juiste coach en buddy krijgt, zodat ze niet alleen professioneel, maar ook persoonlijk landen. 
• Pre-boarding & communicatie: Je houdt contact met nieuwe collega’s vanaf het tekenen van hun contract. Je regelt alles: van visa tot new hire packages, van travel tot toegang tot systemen. 
• Planning & coördinatie: Je organiseert onboardingprogramma’s, rondetafels, founders lunches, contractmanagement, sessies met financial advisors en meer. 
• Administratie & systemen: Je stelt contracten op, werkt nauwkeurig in AFAS, Greenhouse en andere systemen en houdt onze processen strak en up-to-date. 
• Verbetering & vernieuwing: Je houdt ervan om zaken te digitaliseren, slimmer te maken en continu te verbeteren. Want net als in de rest van ons werk geldt hier: we gaan altijd voor die 100% – en dat kan altijd nét een stap beter. 

Wat je meebrengt:

• 5+ jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bijvoorbeeld onboarding coordinator, HR operations of executive assistant. 
• Ervaring met het verbeteren of professionaliseren van onboardingprocessen is een pré. 
• Sterke organisatorische en communicatieve skills; je behoudt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt. 
• Je bent servicegericht, integer, collegiaal en mens-gedreven. Bij jou voelen mensen zich snel op hun gemak. 
• Je beheerst Nederlands vloeiend (pré) en Engels uitstekend. 
• Je bent system-savvy (ervaring met AFAS, Greenhouse, Slack, Atlassian is mooi meegenomen). 

Wie jij bent: 

• Je blijft kalm onder druk, hebt een scherp oog voor detail en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je bent positief, representatief en nieuwsgierig, en durft status quo’s uit te dagen.
• Je neemt eigenaarschap, bent betrouwbaar en zoekt actief de samenwerking op. Jij wil – net als wij – altijd een stap dichter naar die 100%.

Bij ons krijg je:

• Autonomie & vertrouwen: Jij bepaalt hoe je je werk doet. Wij geloven in experts in the lead. 
• Een warme community: Onboarding is niet iets dat je “afhandelt”. Het is de start van een jarenlange samenwerking waarin we elkaars succes vieren. 
• Blijven leren: Jij krijgt de ruimte om jezelf te ontwikkelen, je ideeën te testen en de toekomst van onboarding verder vorm te geven. 
• Eigenaarschap: Schuberg Philis is 100% van de medewerkers. Samen bepalen we onze koers.