Office Receptionist/ Biroja administrators-/e

We are looking for a proactive and organised individual to ensure smooth daily operations and provide exceptional support within our office environment.

Key Responsibilities:

• Welcome and assist visitors, manage access and sign-in systems.
• Keep reception and office areas tidy; schedule music in reception.
• Coordinate meetings, calls, and maintain office supplies in meeting rooms.
• Handle incoming/outgoing mail, deliveries, and correspondence.
• Manage taxi service, visitor registration, and gym-related matters.
• Support office maintenance, repairs, and canteen/kitchen organization.
• Monitor and order office supplies, groceries, and water; prepare expense reports.
• Assist with real estate queries and office construction/furniture tasks.
• Maintain administrative records (e.g., parking) and pre-approve office orders.
• Train new team members and provide coverage during absences.
• Ensure compliance with company policies and resolve customer issues.

Mēs meklējam proaktīvu un uz servisu orientētu biroja administratoru, kas nodrošinās biroja ikdienas darbību efektivitāti un radīs viesmīlīgu vidi darbiniekiem, viesiem un sadarbības partneriem.

Galvenie pienākumi:

• Sagaidīt un palīdzēt apmeklētājiem, pārvaldīt piekļuves un reģistrācijas sistēmas.
• Uzturēt kārtību reģistratūrā un biroja telpās; plānot mūziku reģistratūrā.
• Koordinēt sapulces, zvanus un nodrošināt kancelejas preces sanāksmju telpās.
• Apstrādāt ienākošo/izejošo pastu, sūtījumus un korespondenci.
• Pārvaldīt taksometru pakalpojumus, apmeklētāju reģistrāciju un sporta zāles jautājumus.
• Nodrošināt biroja uzturēšanu, remontdarbus un ēdnīcas/virtuves organizāciju.
• Uzraudzīt un pasūtīt kancelejas preces, pārtiku un ūdeni; sagatavot izdevumu atskaites.
• Palīdzēt ar nekustamā īpašuma jautājumiem un biroja būvniecības/mēbeļu uzdevumiem.
• Uzturēt administratīvos ierakstus (piem., autostāvvietas) un saskaņot biroja pasūtījumus.
• Apmācīt jaunus komandas locekļus un aizvietot kolēģus prombūtnes laikā.
• Nodrošināt atbilstību uzņēmuma politikām un risināt klientu problēmas.

• Secondary education
• Good knowledge of English and Latvian for performing job duties – working with the company's internal systems and daily communication with other international departments.
• At least 1-year experience in customer service, administration, or any other related field
• High sense of responsibility, punctuality, accuracy and attention to details
• The ability to accurately fulfil the direct management orders and work tasks
• Tact and discretion, for dealing with confidential information
• Multitasking- flexible and adaptable approach to work, the ability to work with fast-paced, ever changing environment
• The ability to work independently and in a team, great communication skills.

Prasības:

• Vidējā izglītība
• Labas angļu un latviešu valodas zināšanas darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem.
• Vismaz 1 gada pieredze klientu apkalpošanā, administrācijā vai citā saistītā jomā
• Augsta atbildības sajūta, punktualitāte, precizitāte un uzmanība detaļām
• Spēja precīzi izpildīt tiešās vadības norādījumus un darba uzdevumus
• Taktiskums un diskrētums, strādājot ar konfidenciālu informāciju
• Spēja strādāt vairākus uzdevumus vienlaikus, elastīga un pielāgojama pieeja darbam, spēja darboties dinamiskā un mainīgā vidē
• Spēja strādāt patstāvīgi un komandā, lieliskas komunikācijas prasmes

• Gross monthly salary 1200 EUR/gross;
• Inclusive, international and multicultural environment;
• Modern, high-tech office with easy access by public transport.
• Health insurance including a dentist, mental and physical health support and other benefits.
• Personal and professional development.

Apply by sending your CV and motivation letter (mandatory) in English.
Mēs piedāvājam:

• Bruto mēneša alga: 1200 EUR
• Iekļaujoša, starptautiska un multikulturāla darba vide
• Mūsdienīgs, augsto tehnoloģiju birojs ar ērtu piekļuvi sabiedriskajam transportam
• Veselības apdrošināšana, kas ietver zobārstu, mentālās un fiziskās veselības atbalstu, kā arī citus labumus
• Personīgās un profesionālās izaugsmes iespējas

Pieteikties varat nosūtot savu CV un motivācijas vēstuli (obligāti) angļu valodā.