Office Operations Manager (m/w/d)

Werde Teil unseres Teams und halte das kreative Treiben mit Organisation und einem guten Gespür für den Alltag im Gleichgewicht.
In unserem Headquarter in Düsseldorf bist du die zentrale Anlaufstelle für unsere Office Operations, erste*r Ansprechpartner*in für Gäste – und genau dort im Einsatz, wo Unterstützung gebraucht wird. Wichtig ist uns dabei vor allem deine Hands-on-Mentalität und dein Teamgeist: Wir suchen eine Persönlichkeit, die Themen proaktiv vorantreibt, mitdenkt und dabei stets gute Laune mitbringt.

Der Job findet im Schichtsystem statt (Frühdienst 07:00–16:00 Uhr, Spätdienst 10:00–19:00 Uhr).

Dein neuer Job auf einen Blick

• Empfang & erste Anlaufstelle: Du bist das erste Gesicht unseres Büros und sorgst mit deiner freundlichen und professionellen Art dafür, dass sich Kolleg*innen, Dienstleister, Bewerber*innen und Gäste jederzeit willkommen fühlen – ob vor Ort, am Telefon oder per E-Mail.
• Organisation & Überblick: Du hältst den Büroalltag am Laufen, koordinierst interne Abläufe und Dienstleister im Hintergrund und behältst auch bei spontanen Anfragen den Überblick.
• Office Operations: Du kümmerst dich um unsere Bestellprozesse, von Lagerchecks über MHD-Kontrollen bis hin zu Sonderbestellunge, und stellst sicher, dass alles da ist, was im Office gebraucht wird. Du koordinierst die Bearbeitung und Nachverfolgung von Instandhaltungs- und Optimierungsthemen über unsere interne App.
• Wohlfühlfaktor im Büro: Du hast ein Auge für Ordnung, Sauberkeit und eine angenehme Atmosphäre und weißt immer, wo sich was befindet.
• Support & Kommunikation: Du bearbeitest Anfragen über unser Ticketsystem und bist eine verlässliche Schnittstelle für interne Themen.
• Event-Support: Du unterstützt gelegentlich unsere Inhouse-Event-Abteilung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Meetings und Veranstaltungen.

• Erfahrung im Empfangsbereich oder Front Office
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. MS Office 365, MS Teams)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches Auftreten, strukturierte Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
• Erste Erfahrungen im Bereich Office Operations oder Bestellprozesse sind ein Plus

Bei Stepstone legen wir Wert darauf, dass Du Dich nicht nur bei der Arbeit, sondern auch außerhalb des Büros wohlfühlst. Wir bieten Dir daher attraktive Vorteile:

• 31 Tage Urlaub plus 2 zusätzliche Tage für Weihnachten und Neujahr
• Betriebliche Altersvorsorge
• Employee Assistance Program (24/7 Unterstützung)
• Betriebliche Risikolebensversicherung
• Freiwillige Sozialtage
• Jobbike
• In-house Fitnessstudio und Barista
• Bring your dog to the office
• Vergünstigtes Parken sowie Zugang zum Corporate Benefits Portal

Unsere Mission

Gleiche Chancen für alle – das ist unser Anspruch! Wir sind überzeugt, dass Vielfalt und Inklusion entscheidend für unseren Erfolg als globales Unternehmen sind. Daher fördern und wertschätzen wir Diversität in all ihren Facetten und freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion, Alter, Familienstand oder anderen Merkmalen.