Office Manager (m/w/d)

💻 OFFICE MANAGER (M/W/D) - TREATWELL 💼

✨ GESTALTE DIE ZUKUNFT DER BEAUTY-BRANCHE MIT UNS! ✨

💄 ÜBER UNS

Treatwell revolutioniert die Beauty-Branche! Als Marktführer für Online-Beauty-Buchungen verbinden wir Salons mit Kunden und bieten innovative digitale Lösungen für Terminverwaltung und Neukundengewinnung. Unsere Mission: Die Beauty-Branche in die digitale Zukunft führen und dabei sowohl Salons als auch Kunden ein außergewöhnliches Erlebnis bieten. Wir sind jung, dynamisch und haben große Pläne - und DU kannst Teil davon sein!

🎯 DEINE MISSION

Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass unser Berliner Office ein Ort ist, an dem sich Mitarbeitende wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Mit einem Blick fürs Detail und einem hohen Qualitätsanspruch gestaltest und optimierst du den Büroalltag sowie unsere Office-Strukturen kontinuierlich weiter. Du hältst interne Abläufe, Dienstleister und Projekte souverän zusammen und schaffst damit die Basis für reibungslose Zusammenarbeit und ein starkes Miteinander.

💪 DEINE AUFGABEN – SO ROCKST DU DEINEN JOB

• Ganzheitliche Organisation & Weiterentwicklung unseres Berliner Office: Als erste Ansprechperson rund um das Büro sorgst für einen reibungslosen, effizienten und angenehmen Office-Alltag - inklusive Planung und Umsetzung größerer Office-Projekte wie neue z.B. die Optimierungen der Office-Struktur.
• Koordination externer Dienstleister & Vertragsmanagement: Steuerung sowie Koordination externer Partner (z. B. Facility Management, Reinigung, Hausmeister, Sicherheitsdienst) und Verantwortung des Fuhrpark Managements unserer Vertriebler:innen sowie die Bearbeitung von Mobilfunk- und weiteren servicebezogenen Verträgen.
• Budget-, Bestell- & Ausstattungsmanagement: Du kümmerst dich um Bestellungen, Kostenkontrolle und Budgetüberwachung und stellst sicher, dass das Büro jederzeit optimal ausgestattet, funktional und einladend ist.
• Unterstützung von HR im Employee Lifecycle: Du unterstützt das HR-Team beim On- und Offboarding, bereitest Arbeitsplätze vor, organisierst Reisen und Goodiebags und sorgst für einen professionellen Start (und Abschied) unserer Mitarbeitenden.
• Organisation & Durchführung interner Events: Planung, Organisation sowie Begleitung interner Veranstaltungen wie Onboardings, Teammeetings, Workshops, Teamevents und Firmenfeiern - von der Idee bis zur Umsetzung vor Ort.

🎁 WAS WIR DIR BIETEN

• 💰 Gehalt bis zu 45.000€
• ⏳ Befristeter Vertrag auf 12 Monate - Option auf Verlängerung möglich
• ⚖️ Work-Life-Balance: Nach Absprache 1 Tag/Woche Remotes Arbeiten und 28 Urlaubstage pro Jahr
• 🚉 BVG-Monatskarte: Nach der Probezeit komplette Kostenübernahme durch Treatwell
• 💆‍♀️ Self-Care: Monatlicher 40€ Treatwell-Gutschein für deine eigenen Beauty-Treatments
• 💻 Top-Ausstattung: Apple MacBook Air und iPhone
• 🧠 Mentale Gesundheit: Unterstützung durch unsere Partnerschaft mit OpenUp
• 🎉 Team-Spirit: Regelmäßige Team-Events, After-Work Drinks und eine offene, dynamische Unternehmenskultur

🌟 DEIN PROFIL – WAS DU MITBRINGST

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management: Mit mindestens 2-3 Jahren Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle hast du bereits Verantwortung oder Begleitung für Projekte wie Office-Umzug, Anbieter- oder Vertragsverhandlungen übernommen.
• Ausgeprägte Organisations- und Umsetzungskompetenz: Strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und ein lösungsorientierter Ansatz zeichnen dich aus - auch bei parallelen Aufgaben und unterschiedlichen Stakeholdern behältst du den Überblick.
• Starke Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten: In der Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Dienstleistern kommunizierst du souverän, serviceorientiert und sicher auf Deutsch und Englisch (beides mindestens B2-Niveau).
• Hands-on-Mentalität und technisches Grundverständnis: Der sichere Umgang mit gängigen Tools wie Google Workspace, Jira, Slack oder Excel gehört für dich zum Arbeitsalltag. Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung ist dabei völlig ausreichend - entscheidend ist die praktische Erfahrung.
• Positives Auftreten und Freude an einer vielseitigen Rolle: Ein hohes Maß an Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Begeisterung für eine Schnittstellenfunktion mit vielen Abteilungen runden dein Profil ab.

📢 Dein Bewerbungsprozess bei Treatwell

1️⃣ Recruiter Screen 💬 - Erstes Kennenlernen mit unserem Talent Acquisition Team und Gespräch über deine Motivation & Erfahrung
2️⃣ Vorortgespräch in unserem Office 🏢 - Vertiefendes Gespräch mit unserem HR-Team
3️⃣ Video-Gespräch 💻 - Mit unserer globalen Head of People Operations

✅ Schnelle Rückmeldung – wir halten dich während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden! 🚀

🌟 Unsere Werte

 Treat everyone well
 Think like a (salon) owner
 Play to win, together
 Make every appointment count

🚀 BEREIT, DEN NÄCHSTEN SCHRITT ZU GEHEN?

Werde Teil unseres dynamischen Teams und gestalte mit uns die Zukunft der Beauty-Branche! Bei Treatwell kannst du wirklich etwas bewirken und dabei richtig gutes Geld verdienen.

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Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! 😊

Equal Opportunities

Wir setzen uns für die Förderung eines vielfältigen, inklusiven und gerechten Arbeitsplatzes ein und sind stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden unabhängig von ihrer persönlichen Situation berücksichtigt.