Office Manager (m/w/d) | Teilzeit

Stellenbeschreibung

Du bist serviceorientiert, kommunikationsstark und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick? Du hast Freude daran, Büroabläufe zu koordinieren und Menschen weiterzuhelfen – ohne dich dabei aus dem Konzept bringen zu lassen? Du arbeitest gerne im Büro vor Ort? Dann passt du perfekt zu uns.

Wir suchen ab sofort, in Festanstellung (50 %) ODER als Werkstudierenden (20 Std./Woche) - befristet bis 30.04.2027 einen Office Manager für unseren Standort in Hamburg-Altona.

Deine Aufgaben

Telefonzentrale & Kommunikation

• Du bist die erste Anlaufstelle am Telefon, nimmst Anrufe professionell entgegen und leitest sie zuverlässig weiter
• Du beantwortest kleinere Anfragen selbstständig und zielgerichtet
• Bei komplexeren Anliegen leitest du diese strukturiert an die zuständigen Teams weiter
• Du kommunizierst klar, freundlich und bestimmend – auch in Situationen, in denen Nachdruck oder ein souveränes Auftreten gefragt sind

Reise- & Terminorganisation

• Du unterstützt bei der Organisation von Geschäftsreisen – inklusive Buchungen und der Beantragung von z.B. A1 Bescheinigungen für Auslandsreisen‑Bescheinigungen für Auslandsreisen.

Office‑ & Standortmanagement

• Du kümmerst dich um die tägliche Postbearbeitung (Ein- und Ausgang)
• Du organisierst und koordinierst externe Dienstleister, z. B. Handwerkertermine
• Du übernimmst anfallende Tätigkeiten vor Ort und sorgst dafür, dass der Standort reibungslos funktioniert
• Du verwaltest und bestellst Büromaterialien für unsere deutschen Standorte

Prozessdokumentation

• Du dokumentierst deine Abläufe strukturiert und hältst bestehende Prozesse aktuell, nachvollziehbar und effizient
• Du bringst dich aktiv ein, um Arbeitsweisen zu verbessern und Transparenz zu schaffen

Dein Profil

• Du hast erste Berufserfahrungen gesammelt im Office Management oder in einer vergleichbaren Tätigkeit nach deiner erfolgreich abgeschlossenen einschlägigen Ausbildung.
• Für die Werkstudierendenstelle: eingeschriebener Studierender (m/w/d), idealerweise im Bereich Wirtschaft oder ähnlich und du hast die Möglichkeit von Montag bis Freitag 4 Stunden zu arbeiten
• Sicheres Auftreten am Telefon und Freude am Umgang mit Menschen

Warum iPoint für Dich die beste Wahl ist

Compliance UND Sustainability – wir können beides.
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Arbeiten, wo Du willst
​Ob Mobile Office oder Working Abroad - Ortsunabhängige Arbeitsmodelle sind bei uns Standard
 
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Bei uns findest Du die perfekte Balance zwischen Teamorientierung und Eigenständigkeit
 
Du bist es uns wert
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