Office Manager (m/w/d)

Office Manager (m/w/d)

Berlin, Vor Ort

Diese Position ist Teil des Teams in Berlin. Hier besteht eine Mischung an Fähigkeiten, von Finanzen und Gastgewerbe bis hin zu Recruitment, People & Culture und Marketing. Man kann uns als das Rückgrat des Unternehmens betrachten, das den reibungslosen Ablauf gewährleistet und überall unterstützt, wo es möglich ist. Fragen werden beantwortet, Ideen ausgetauscht, Unterstützung angeboten und unterhaltsame Ausflüge und Initiativen geplant, die bei allen beliebt sind. Man ist das zuverlässige Team, auf das sich alle verlassen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. 

Die Position soll in Vollzeit oder Teilzeit besetzt werden.

ZIEL DER STELLE

Als Office Manager (div/w/m) ist man die gute Seele unserer Agentur und schafft gemeinsam mit den Kollegen ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle wohlfühlen. DEPT® zeichnet sich durch eine einzigartige Atmosphäre aus, in der man der erste Ansprechpartner im Büro ist.

Die Verantwortung für Empfang und telefonische Betreuung wird übernommen, organisatorische und administrative Büroaufgaben werden erledigt und für das Wohlbefinden der Kollegen wird gesorgt. 

Assistenzkräfte im Office Management sind "Allrounder", ohne die ein Unternehmen nicht auskommt. Als Organisationstalent werden oft mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet und stets ein kühler Kopf bewahrt.

HAUPTVERANTWORTLICHKEITEN

• Im Office Management ist man die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Dienstleister am Berliner Standort;
• Empfangstätigkeiten, damit man sich direkt wie zu Hause fühlt, werden ausgeführt;
• Reisebuchungen für nationale und internationale Reisen der Kollegen werden vorgenommen;
• Einkaufsmanagement und Buchhaltung, damit alle Depster stets gut versorgt sind, werden erledigt;
• Vorbereitende Buchhaltung, da man die Schnittstelle zu anderen Teams, wie dem Finanzteam, bildet. Der Fokus liegt auf der Unterstützung und Assistenz des Finanzteams;
• Unterstützung/Koordination von Teammeetings sowie Teamevents und Unterstützung von Teamanfragen werden übernommen;
• Feelgood Management – Man ist das Herz und die Seele des Büros.

WAS WIR SUCHEN

• Eine Arbeitszeit von bis zu 40 Stunden pro Woche kann geleistet werden;
• Die Hauptarbeitszeiten liegen bis 18 Uhr;
• Vorerfahrung im Gastgewerbe, Office Management und Empfangsbereich wird vorausgesetzt;
• Professionelle Arbeitskenntnisse in Deutsch und Englisch werden benötigt;
• Selbstständiges, verantwortungsbewusstes und systematisches Arbeiten zeichnet einen aus;
• In der vorherigen Tätigkeit war man bereits für Reisebuchungen und Organisationen verantwortlich;
• Ein freundliches und selbstbewusstes Auftreten wird erwartet;
• Eine ausgeprägte Serviceorientierung und Organisationstalent zeichnen einen aus;
• Starke Team- und Kommunikationsfähigkeiten werden vorausgesetzt;
• Ein hohes Verantwortungsbewusstsein und gute Selbstorganisation sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, werden erwartet;
• Neue Aufgaben werden proaktiv und pragmatisch angegangen;
• Erste Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung sind von Vorteil.

WAS WIR BIETEN

• Betriebliche Altersvorsorge;
• Leasing-Fahrradoptionen / JobRad;
• Öffentliche Verkehrsmittel – 25 % Rabatt auf das BVG-Ticket;
• 30 € pro Monat – Das flexible Paket kann für digitale Essenszuschüsse und/oder Fitnessanbieter/Sportvereine/Massagestudios, Internetkosten und/oder öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden;
• Gesundheit & Wohlbefinden – kostenloser, anonymer und unbegrenzter Zugang zu Einzel-Online-Coachings und Achtsamkeitsberatungen mit Psychologen per Chat, Telefon oder Videoanruf;
• Future Bens – Kooperation mit FutureBens und exklusiver Zugang zu nachhaltigen, gesunden Produkten zu attraktiven Angeboten;
• Ein guter Ruf. DEPT® ist seit 2021 ein zertifiziertes B Corp® und wurde bei den Lovie Awards und den Webby Awards zur "Agentur des Jahres" ernannt;
• Tolle Kunden. Ob groß oder klein, lokal oder global – bei DEPT® erhält man die Möglichkeit, mit Kunden aller Größen und Branchen zusammenzuarbeiten. Und alle Erfolge werden gemeinsam gefeiert!
• Die Möglichkeit für Entwicklung. Man möchte ermöglichen, das zu tun, was man am besten kann, und die Weiterentwicklung der Fähigkeiten durch Schulungen, Weiterbildungen und Zertifizierungen unterstützen;
• Globaler jährlicher DEPT® Cares Monat, in dem Mitarbeitende zusammenkommen und ihre Fähigkeiten zur Unterstützung lokaler Wohltätigkeitsorganisationen einsetzen.

ÜBER UNS

Wir sind im Herzen Pioniere. Was bedeutet das? Wir blicken immer nach vorn und überlegen, was wir morgen erschaffen können, das heute noch nicht existiert. Wir wurden digital geboren und sind ein neues Agenturmodell mit tiefgreifenden Fähigkeiten in Technologie und Marketing. Deshalb stellen wir neugierige, selbstständige und talentierte Leute ein, die nie aufhören, sich weiterzuentwickeln.

Unsere Kultur ist groß genug, um Herausforderungen zu meistern, und klein genug, um uns zu kümmern. Das bedeutet, dass wir mit Leuten in über 30 Ländern groß genug sind, um dir die besten Werkzeuge, globale Möglichkeiten und Vorteile zu bieten, die dir zum Erfolg verhelfen. Gleichzeitig agieren wir klein, indem wir in dich, dein Wachstum und dein Team investieren und dir die Autonomie geben, die Probleme unserer Kunden zu lösen, egal wo auf der Welt du dich befindest.

DIVERSITY, EQUITY & INCLUSION 

Bei DEPT® sind wir stolz darauf, einen inklusiven Arbeitsplatz zu schaffen, an dem jeder die gleiche Chance hat, sich zu entfalten. Wir bemühen uns aktiv darum, talentierte Leute mit unterschiedlichem Hintergrund, verschiedenen Fähigkeiten und Perspektiven einzustellen, zu fördern und zu halten.

Nicht sicher, ob du alle Qualifikationen erfüllst? Bewirb dich, und wir werden entscheiden! Studien zeigen, dass Frauen und Angehörige unterrepräsentierter Gruppen sich tendenziell nicht auf Stellen bewerben, wenn sie glauben, nicht alle Anforderungen zu erfüllen, obwohl dies tatsächlich der Fall ist. Wir glauben daran, jedem eine faire Chance zu geben, sich zu beweisen.

Wir ermutigen dich auch, Kontakt mit uns aufzunehmen und alle angemessenen Anpassungen zu besprechen, die wir vornehmen können, um dich während des gesamten Rekrutierungsprozesses und deiner Zeit bei uns zu unterstützen.

Möchtest du mehr über unser Engagement für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion ¹ erfahren? Informier dich hier über unsere Bemühungen.