Office Manager

Speel een sleutelrol in het dagelijks functioneren van een dynamische, groeiende organisatie!

Ben jij een ervaren office professional die structuur brengt, vooruitdenkt, en met rust en overzicht een internationale organisatie laat draaien? Dan maken wij graag kennis met jou.

HoSt Group Bioenergy Systems is een technologiegedreven, internationaal familiebedrijf dat duurzame energieoplossingen ontwikkelt. Ter versterking van onze team zoeken wij een Office Manager voor minimaal 24 uur per week op ons hoofdkantoor.

Wie zijn wij?

HoSt Group is wereldwijd toonaangevend in de ontwikkeling en realisatie van hightech systemen voor de productie van duurzame energie uit reststromen. Met projecten in meer dan 45 landen en kantoren in o.a. Nederland, Frankrijk, Polen, Letland en de VS dragen we elke dag bij aan de energietransitie en een schonere wereld.

Als familiebedrijf, opgericht in 1991, combineren we innovatie met nuchterheid. We geven onze mensen ruimte om te groeien, initiatief te tonen en bij te dragen aan een duurzame toekomst.

Wat ga je doen als Office Manager?

Als Office Manager ben jij de verbindende factor die zorgt voor continuïteit, professionaliteit en een goed georganiseerde werkomgeving. Je hebt een brede, verantwoordelijke rol waarin jouw ervaring en inzicht essentieel zijn. Je overziet processen, stelt prioriteiten en signaleert waar verbetering mogelijk is.

Je ondersteunt collega’s van diverse afdelingen – van engineers tot servicemonteurs die wereldwijd actief zijn – en zorgt ervoor dat facilitaire, administratieve en organisatorische zaken betrouwbaar en zorgvuldig zijn ingericht. Je werkt samen met vier vaste collega’s en een werkstudent in een hecht team met korte lijnen en een informele, respectvolle werksfeer.

Momenteel werken we vanuit Enschede; vanaf 2026 werk je vanuit ons nieuw gebouwde, duurzame kantoor in Hengelo. Dit toekomstgerichte kantoor vraagt om een Office Manager die overzicht bewaart, vooruitkijkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

In deze rol ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Het organiseren en coördineren van (internationale) zakenreizen, inclusief visa, reisdocumentatie en complexe planningen;

• Zorgen voor veilige, zorgeloze en goed voorbereide reiservaringen voor collega’s wereldwijd;

• Voorbereiden en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten en ontvangsten (faciliteiten, catering en logistiek);

• Professioneel en gastvrij ontvangen van bezoekers;

• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor facilitaire en administratieve vraagstukken;

• Beheren van de algemene mailbox en bewaken van prioriteiten;

• Reserveren en beheren van vergaderruimtes en bedrijfsauto’s;

• Beheren van leveranciers en kantoor- en facilitaire voorraden;

• Afhandelen en correct doorverbinden van inkomende telefoongesprekken;

• Bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning aan verschillende teams;

• Signaleren en verbeteren van office- en facilitaire processen met oog voor kwaliteit en continuïteit.

Requirements

Wat vragen wij?

• HBO werk- of denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of office management richting;

• Ruime relevante ervaring in een professionele (bij voorkeur internationale) werkomgeving;

• Ervaring met Office 365;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;

• Een representatieve, servicegerichte en betrouwbare werkhouding;

• Sterk organiserend vermogen, nauwkeurigheid en zelfstandigheid;

• Het vermogen om rust en overzicht te bewaren bij wisselende prioriteiten;

• Je bent een verbindende kracht binnen het team en draagt bij aan een prettige werksfeer;

• Je werkt volledig op kantoor; persoonlijk contact en samenwerking vinden wij belangrijk.

Ons aanbod

• Goede arbeidsvoorwaarden en een salaris in de range van €3.400 - €3.800, afhankelijk van jouw ervaring en opleiding.

• Jaarlijkse aantrekkelijke winstdeling (bij vast contract).

• Uitstekende pensioenregeling.

• 24 vakantiedagen (op basis van fulltime), met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen (tot maximaal 40 dagen, indien van toepassing).

• Jaarlijkse vakantietoeslag van 8%.

• De kans om te werken bij een marktleider in duurzame energie, winnaar van de Oryx en Gazelle Award 2024.

• Een internationale, informele werkomgeving waar jouw ideeën worden gewaardeerd en successen samen worden gevierd.

• Veel zelfstandigheid en ruimte om verantwoordelijkheid te nemen.

• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.

• Een aantrekkelijk fietsleaseplan en de mogelijkheid om cadeaubonnen te sparen door fietskilometers te maken.

Klaar om aan de slag te gaan?

Ben je enthousiast? Reageer dan via de sollicitatiebutton en stuur je cv en motivatiebrief. Binnen 14 dagen hoor je van ons of je wordt uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek.

Wil je vooraf meer informatie? Neem dan contact op met Corine Muggen (Facility Manager) via 088 – 460 90 80.