Office coordinator CH (m/f/x) 40-50%

Sie überwachen und führen die administrativen und betrieblichen Funktionen des Büros, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Darüber hinaus organisieren Sie Unternehmensveranstaltungen und unterstützen die Unternehmenskultur von tesa.

• Büroabläufe für einen reibungslosen Betrieb organisieren

• Firmenveranstaltungen (Konferenzen, Team- und Gesellschaftsveranstaltungen) gemäss den regionalen Richtlinien planen und organisieren

• Externe Mitarbeiterteams beaufsichtigen, z.B. Reinigung, Wartung und Sicherheit

• Transport und Unterkunft während der Teamveranstaltung buchen

• Datenbanken verwalten

• Büromaterial und IT-Ausrüstung bestellen und verwalten

• Korrespondenz, Beschwerden und Anfragen bearbeiten

• Fahrzeugflotte verwalten und koordinieren

• Post verwalten, d.h. Briefe, Pakete annehmen, verschicken etc.

• Büroverwaltungssysteme implementieren und pflegen

• On- und Offboarding von Mitarbeitern unterstützen (Übergabe von IT, Dokumenten, Schlüsseln …)

• Sicherstellen, dass die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien auf dem neuesten Stand sind und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einrichtung konform sind

You will monitor and manage the administrative and operational functions of the office to ensure smooth and efficient operations. In addition, your task will be to organize company events and support tesa's corporate culture.

• Organize office processes for smooth operations

• Plan and organize company events (conferences, team and social events) according to regional guidelines

• Supervise external staff teams, e.g. cleaning, maintenance and security

• Book transport and accommodation during the team event

• Manage databases

• Order and manage office supplies and IT equipment

• Handle correspondence, complaints and enquiries

• Manage and coordinate vehicle fleet

• Manage mail, i.e. receive, send letters, packages etc.

• Implement and maintain office management systems

• Support on- and offboarding of employees (handover of IT, documents, keys…)

• Ensure that health and safety policies are up to date and all activities related to the facility are compliant