Office Coordinator/ Biroja koordinators(-e)

The Office Coordinator ensures smooth daily operations by managing office services, reception duties, and administrative tasks. This role involves maintaining a tidy and functional workspace, coordinating supplies and services, and supporting staff and visitors for an efficient work environment.

• Provide office support services to ensure efficiency and effectiveness;
• Greet, assist, and/or direct the public;
• Deal with incoming/outgoing correspondence, sign for deliveries, and send mails and cargos;
• Manage Biometric system, taxi service, and visitors’ sign-up system;
• Maintain office condition and arrange technical repairs;
• Co-ordinate and maintain administrative records such as staff and guest parking;
• Monitor office supplies inventory and take care of groceries and water supplies;
• Ensure compliance with all company policies and guidelines;
• Take care of office maintenance, furniture inventory, and repairs;
• Assist in planning and preparation of meetings and conferences.

Biroja koordinators nodrošina vienmērīgu ikdienas darbību, pārvaldot biroja pakalpojumus, uzņemšanas pienākumus un administratīvos uzdevumus. Šī loma ietver kārtīgas un funkcionālas darba vides uzturēšanu, resursu un pakalpojumu koordinēšanu, kā arī darbinieku un apmeklētāju atbalstu efektīvas darba vides nodrošināšanai.

• Nodrošināt biroja atbalsta pakalpojumus, lai garantētu efektivitāti un produktivitāti;
• Sagaidīt, palīdzēt un/vai novirzīt apmeklētājus;
• Apstrādāt ienākošo/izejošo korespondenci, parakstīt piegādes un nosūtīt vēstules un kravas;
• Pārvaldīt biometrisko sistēmu, taksometru pakalpojumus un apmeklētāju reģistrācijas sistēmu;
• Uzturēt biroja stāvokli un organizēt nepieciešamos tehniskos remontdarbus;
• Koordinēt un uzturēt administratīvos ierakstus, piemēram, darbinieku un viesu autostāvvietas;
• Uzraudzīt biroja piederumu krājumus un rūpēties par pārtikas un ūdens piegādēm;
• Nodrošināt atbilstību visām uzņēmuma politikām un vadlīnijām;
• Rūpēties par biroja uzturēšanu, mēbeļu inventāru un remontiem;
• Palīdzēt sapulču un konferenču plānošanā un sagatavošanā.

• Secondary education;
• Good knowledge of English and Latvian for performing job duties – working with the company's internal systems and daily communication with other international departments.
• High sense of responsibility, punctuality, accuracy, and attention to detail;
• Ability to accurately fulfill direct management orders and work tasks;
• Tact and discretion when dealing with confidential information;
• Multitasking – flexible and adaptable approach to work, ability to operate in a fast-paced, ever-changing environment;
• Ability to work independently and as part of a team, with excellent communication skills.

Prasības:

• Vidējā izglītība;
• Labas angļu un latviešu valodas zināšanas darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem.
• Augsta atbildības sajūta, punktualitāte, precizitāte un uzmanība detaļām;
• Spēja precīzi izpildīt tiešās vadības norādījumus un darba uzdevumus;
• Taktiskums un diskrētums, strādājot ar konfidenciālu informāciju;
• Spēja strādāt vairākus uzdevumus vienlaikus – elastīga un pielāgojama pieeja darbam, spēja darboties dinamiskā un mainīgā vidē;
• Spēja strādāt patstāvīgi un komandā, lieliskas komunikācijas prasmes.

We Offer:

• Gross monthly salary 1400 EUR/gross;
• Inclusive, international and multicultural environment;
• Modern, high-tech office with easy access by public transport.
• Health insurance including a dentist, mental and physical health support and other benefits.
• Personal and professional development.

Please submit your application and motivation letter in English!

Mēs piedāvājam:

• Bruto mēneša alga: 1400 EUR/bruto;
• Iekļaujoša, starptautiska un multikulturāla vide;
• Mūsdienīgs, augsto tehnoloģiju birojs ar ērtu piekļuvi sabiedriskajam transportam;
• Veselības apdrošināšana, kas ietver zobārstu, mentālās un fiziskās veselības atbalstu, kā arī citus labumus.
• Personīgās un profesionālās izaugsmes iespējas.

Lūdzu, iesūtiet savu pieteikumu un motivācijas vēstuli angļu valodā!