Office and Logistic Assistant - Abidjan, Cote d’Ivoire

FICHE DE POSTE : OFFICE AND LOGISTICS ASSISTANT

• TITRE DU POSTE : Office and Logistics Assistant
• LOCALISATION : Abidjan, Côte d’Ivoire 
• PROGRAMME : Agriculture, Resilience and Water (Projet WEECAP)
• SUPERVISEUR DIRECT : Directeur Régional des Opérations

RÉSUMÉ DU PROGRAMME

Le programme WEECAP (Women’s Economic Empowerment through Cashew Processing), financé par la Fondation Mastercard, est une initiative ambitieuse opérant en Côte d’Ivoire, en Guinée-Bissau et au Sénégal. Son objectif est de transformer le secteur du cajou en créant 330 000 emplois pour les jeunes, en particulier les femmes, et en mobilisant 150 millions de dollars d'investissements.

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la supervision directe du Directeur Régional des Opérations, l’Office and Logistics Assistant joue un rôle pivot dans le succès opérationnel du programme. Il/Elle assure un appui administratif et logistique quotidien de premier ordre, garantissant ainsi la fluidité des activités de bureau, la gestion optimale des déplacements et la maintenance des équipements. Ce poste requiert une grande polyvalence et un sens aigu de l'organisation.

RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES

1. Appui Logistique Opérationnel

• Coordination des voyages : Organiser les déplacements nationaux et internationaux (réservations de vols, visas, hébergements, transferts aéroport) pour le personnel et les consultants.
• Gestion événementielle : Assurer l'appui logistique complet pour les formations, ateliers et séminaires (réservation de salles, pauses-café, matériel didactique).
• Gestion des stocks et inventaires : Assurer le suivi rigoureux de l'inventaire des équipements (ordinateurs, fournitures de bureau) et anticiper les besoins de réapprovisionnement.
• Sécurité : Contribuer à la mise en œuvre des protocoles de sécurité (mise à jour de l'arbre téléphonique, suivi des consignes de sécurité pour les biens et les personnes).

1. Soutien Administratif et Gestion du Bureau

• Accueil et Réception : Gérer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs avec courtoisie et professionnalisme.
• Secrétariat technique : Préparer, scanner et classer (physiquement et numériquement) les documents administratifs, contrats et archives du projet.
• Maintenance des locaux : Superviser les travaux d'entretien, de réparation et le bon fonctionnement des équipements de bureau (climatisation, imprimantes, maintenance informatique).
• Traduction : Apporter un appui ponctuel pour la traduction de documents administratifs simples.

1. Gestion de la Flotte Automobile

• Suivi du parc : Contrôler les carnets de bord, la consommation de carburant et élaborer les rapports mensuels de suivi.
• Planning des chauffeurs : Coordonner l'utilisation des véhicules en fonction des priorités opérationnelles des équipes terrain.
• Entretien préventif : Veiller au respect strict du calendrier de maintenance des véhicules.

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation : Diplôme de niveau BAC +2/3 (BTS, DUT) en Logistique, Gestion Administrative, Secrétariat de Direction ou équivalent.
• Expérience : Minimum 2 ans d'expérience confirmée à un poste similaire de soutien administratif et logistique (une expérience en ONG ou projet international est un atout).
• Compétences techniques :
• Maîtrise parfaite des outils informatiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint).