English

• The contract & vendor manager in DCCI will be responsible for managing all aspects of document control related to supplier pre-qualification, tender preparation, bid reviews, and contract administration.
• This role requires an experienced professional who can effectively oversee the documentation processes that support procurement, supplier management, and contract lifecycle management within the organization.

French

• Le gestionnaire des contrats et des fournisseurs de la DCCI sera chargé de gérer tous les aspects du contrôle des documents liés à la présélection des fournisseurs, à la préparation des appels d'offres, à l'examen des soumissions et à l'administration des contrats.
• Ce poste requiert un professionnel expérimenté capable de superviser efficacement les processus documentaires qui soutiennent l'approvisionnement, la gestion des fournisseurs et la gestion du cycle de vie des contrats au sein de l'organisation.

Key Duties and Responsibilities

English

• Develop, negotiate, and manage contracts with vendors, ensuring compliance with company policies and regulatory requirements.  
• Conduct market research to identify potential vendors and assess their suitability for the company's needs.
• Monitor vendor performance and conduct regular evaluations to ensure service delivery meets established standards.
• Collaborate with various departments to understand their procurement needs and provide tailored vendor solutions.
• Prepare and present reports on contract management and vendor performance to senior management
• Oversee the documentation and process management for supplier pre-qualification, ensuring that all necessary documents are collected, reviewed, and approved in accordance with company standards.
• Ensure all suppliers meet the required qualifications by managing the documentation process, including due diligence checks and compliance with company policies.
• Prepare, review, and finalize tender documents, ensuring clarity, accuracy, and compliance with legal and company requirements.
• Organize and manage the tender review process, ensuring that all stakeholders have the necessary documentation for thorough evaluation.
• Organize and document the bid review process, ensuring all submissions are properly logged, assessed, and stored.
• Facilitate the supplier selection process by providing accurate documentation and records for decision-making, ensuring transparency and adherence to company policies.
• Manage and administer ongoing contracts, keeping track of all contractual obligations, deliverables, and timelines.
• Manage the preparation and distribution of handover certificates and other close-out documents, ensuring they are properly archived.

French

• Élaborer, négocier et gérer les contrats avec les fournisseurs, en veillant au respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires. 
• Réaliser des études de marché pour identifier les fournisseurs potentiels et évaluer leur adéquation aux besoins de l'entreprise.
• Contrôler les performances des fournisseurs et procéder à des évaluations régulières pour s'assurer que la prestation de services répond aux normes établies.
• Collaborer avec les différents services pour comprendre leurs besoins en matière d'approvisionnement et fournir des solutions adaptées aux fournisseurs.
• Préparer et présenter à la direction des rapports sur la gestion des contrats et les performances des fournisseurs.
• Superviser la gestion de la documentation et du processus de présélection des fournisseurs, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient rassemblés, examinés et approuvés conformément aux normes de l'entreprise.
• S'assurer que tous les fournisseurs répondent aux qualifications requises en gérant le processus de documentation, y compris les contrôles de diligence raisonnable et la conformité avec les politiques de l'entreprise.
• Préparer, examiner et finaliser les documents d'appel d'offres, en veillant à la clarté, à l'exactitude et à la conformité avec les exigences légales et celles de l'entreprise.
• Organiser et gérer le processus d'examen des offres, en veillant à ce que toutes les parties prenantes disposent de la documentation nécessaire à une évaluation approfondie.
• Organiser et documenter le processus d'examen des offres, en veillant à ce que toutes les soumissions soient correctement enregistrées, évaluées et stockées.
• Faciliter le processus de sélection des fournisseurs en fournissant une documentation et des dossiers précis pour la prise de décision, en garantissant la transparence et le respect des politiques de l'entreprise.
• Gérer et administrer les contrats en cours, en assurant le suivi de toutes les obligations contractuelles, des produits à livrer et des délais.
• Gérer la préparation et la distribution des certificats de remise et autres documents de clôture, en veillant à ce qu'ils soient correctement archivés.

Requirements

Key Requirements

Education and Work Experience

English

• Bachelor’s degree in supply chain, procurement or any related field.
• Minimum of Eight (8) years of experience in document control, with a focus on procurement and contract management, preferably within (agribusiness) manufacturing or industrial environment.

French

• Licence en chaîne d'approvisionnement, en achats ou dans tout autre domaine connexe.
• Au moins huit (8) ans d'expérience dans le domaine du contrôle des documents, avec un accent sur la gestion des achats et des contrats, de préférence dans un environnement industriel ou manufacturier (agroalimentaire).

Skills and Behaviours

English

• Deep understanding of procurement processes, contract management, and supplier relationship management.
• Good technical understanding and can pick up new tools quickly and collaborate with diverse stakeholders.
• Expertise in document control processes, particularly within procurement and contract management environments.
• Proficiency in document management systems (DMS), contract management software, and Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Certifications: Certification in Procurement, Contract Management, or Document Control is an advantage.
• Familiarity with ISO standards and other industry specific documentation practices is beneficial.
• Knowledge/Certification in FEDIC would be an added advantage.
• Excellent communication and people skills
• Aptitude in problem-solving
• Desire to work as a team with a results driven approach
• Proficiency in the use of MS Office Word and Excel, and SAP (SF)
• Fluent in both oral and written English.
• In-depth knowledge of local and DCCI approved QHSE policies and norms
• Good knowledge of ISO standards

French

• Compréhension approfondie des processus d'approvisionnement, de la gestion des contrats et de la gestion des relations avec les fournisseurs.
• Bonne compréhension technique, capacité à assimiler rapidement de nouveaux outils et à collaborer avec diverses parties prenantes.
• Expertise dans les processus de contrôle des documents, en particulier dans les environnements de gestion des marchés publics et des contrats.
• Maîtrise des systèmes de gestion des documents (DMS), des logiciels de gestion des contrats et de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Certifications : Une certification en matière de passation de marchés, de gestion des contrats ou de contrôle des documents est un atout.
• Une bonne connaissance des normes ISO et d'autres pratiques documentaires spécifiques à l'industrie est un atout.
• Des connaissances ou une certification en matière de FEDIC constituent un avantage supplémentaire.
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations humaines
• Aptitude à résoudre les problèmes
• Désir de travailler en équipe avec une approche axée sur les résultats
• Maîtrise de MS Office Word et Excel, et de SAP (SF)
• Maîtrise de l'anglais oral et écrit.
• Connaissance approfondie des politiques et normes QHSE locales et approuvées par la DCCI
• Bonne connaissance des normes ISO

Benefits

• Assurance santé privée
• Apprentissage et développement