Front Office Coordinator

Over Northwave
Bedrijven veilig zaken laten doen is onze missie. Met ruim 275 collega’s in Nederland, Duitsland, Zweden en België werken we dagelijks aan slimme cybersecurity-oplossingen die organisaties vooruit helpen. We combineren ethisch hacken, gedragspsychologie en securitymanagement, en bieden 24/7 managed security services.

Kom je bij Northwave werken, dan stap je in een internationale omgeving waar veel gebeurt, mensen toegankelijk zijn en resultaten tellen. Of je nu technisch sterk bent of juist organisatorisch het verschil maakt: je draagt zichtbaar bij aan de veiligheid van onze klanten.

Wat je doet
Als Front Office Coordinator ben jij het eerste gezicht en aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers. Jij bent het hart van het kantoor in Utrecht: mensen lopen bij je binnen, stellen vragen, delen nieuwtjes en vertrouwen op jou dat dingen geregeld worden.

Je dag is gevarieerd: van klantcontact tot praktische taken. Je zorgt dat alles soepel loopt en dat het kantoor prettig werkt voor iedereen. Denk aan:

• Ontvangen en welkom heten van bezoekers en klanten

• Beantwoorden en doorverbinden van internationale telefoongesprekken en e-mails

• Zorgen voor een nette, representatieve en georganiseerde werkomgeving

• Bestellen en verwerken van facilitaire bestellingen

• Coördineren van lunchbestellingen en kantoorbenodigdheden

• Aansturen en afstemmen met facilitaire leveranciers (schoonmaak, onderhoud, catering)

• Zorgen dat de coffee corners en lunchruimte op orde zijn

• Aannemen en (incidenteel) versturen van pakketten

• Ondersteunen bij kleine events en bedrijfsactiviteiten in het kantoor

Dit is geen baan waarin je de hele dag stilzit. Je loopt, schakelt, plant, lost op en hebt de hele dag door contact met mensen.

Het team
Je komt in het Support team met zeven sociale en betrokken collega’s. Je rapporteert aan de Lead Frontoffice in Nederland. In Utrecht ben jij een van de centrale personen in het kantoor, maar je hebt ook contact met collega’s in Duitsland, Zweden en België.

Het team is open en toegankelijk, mensen lopen makkelijk bij je binnen. De frontoffice is echt een vertrouwensplek in de organisatie en wordt gezien en gewaardeerd.

Requirements

Je vindt het leuk om

• Een herkenbaar en vriendelijk gezicht te zijn voor gasten en collega’s

• Veel menselijk contact te hebben, de hele dag door

• Zelfstandig te werken en snel te schakelen tussen verschillende taken

• Te werken in een dynamische omgeving waar niet elke dag hetzelfde is

• Bij te dragen aan bedrijfsactiviteiten en events (borrels, bijeenkomsten, uitjes)

Wat je kunt verwachten

• Een rol van 32 uur per week

• Een salaris passend bij je ervaring

• Een MacBook en telefoon

• 25 vakantiedagen op basis van 40 uur

• Een goede pensioenregeling

• 275 gepassioneerde collega’s om mee samen te werken en van te leren

• Leuke Northwave-bijeenkomsten en evenementen

• Jaarlijks meerdere bedrijfsuitjes en events; van Efteling tot internationale bijeenkomsten (bijvoorbeeld Las Vegas, Sicilië), waarbij we twee keer per jaar écht allemaal samenkomen

• Mogelijkheden om zijwaarts te groeien, bijvoorbeeld richting HR-support of backoffice

• Mogelijkheid om je Engels te verbeteren; Engelse les is beschikbaar

Jouw werkdag in het kort
Je opent het kantoor en zorgt dat alles klaarstaat voor collega’s en bezoekers. Je checkt de lunchruimte en coffee corners, loopt even een rondje en zorgt dat het er netjes en uitnodigend uitziet.

Daarna neem je plaats bij de receptie. In de loop van de dag:

• Beantwoord je telefoontjes en e-mails (ook internationaal)

• Verwerk je bestellingen en houd je de facilitaire dienstverlening in de gaten

• Ontvang je gasten en begeleid je hen naar meetings

• Help je collega’s met praktische zaken, zoals een lunch bestellen

• Zorg je dat het kantoor na de lunch weer op orde is – ons kantoor is net als jij een visitekaartje

• Regel je bijvoorbeeld een kraampakket na een geboortekaartje, en informeer je de backoffice

Geen dag is hetzelfde. Je bent continu in beweging, aan het schakelen en aan het oplossen. Als je van stilzitten houdt, is dit niet jouw baan.

Jij bent

• Representatief, servicegericht en toegankelijk

• Sterk in multitasking en zelfstandig werken

• Communicatief vaardig en klantvriendelijk

• In staat om duidelijk grenzen aan te geven en ook “nee” te zeggen als dat nodig is

• Praktisch ingesteld en proactief: je ziet wat moet gebeuren en pakt het op

• Oplossingsgericht en stressbestendig

• Iemand met goede zelfkennis: je weet wat je goed kunt en waar je nog in wilt leren

Taal

• Je beheerst Nederlands goed in woord en geschrift

• Je spreekt en schrijft Engels op minimaal A2-niveau (Engelse lessen op kantoor mogelijk)

Interesse?
Wat is voor jou belangrijk in je volgende stap? We gaan daar graag met je over in gesprek.

Solliciteer direct of neem eerst contact op met [email protected].