Front Desk Manager (m/w/d)

Überblick

NEON ist eine hochspezialisierte und international tätige Anwaltskanzlei mit rund 80 Mitarbeiter:innen in Berlin-Charlottenburg. 
Wir leben Mitunternehmerschaft, sind mehr als nur Kolleg:innen und haben Spaß bei und neben der Arbeit. Unser einmaliges Team ist dynamisch, schlagkräftig und smart. Wir lieben, was wir tun und nehmen es erfolgreich mit den renommiertesten Kanzleien Deutschlands auf. 
 
Zur Verstärkung unseres People & Culture Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten 

Deine Aufgaben

Als Front Desk Manager bist du nicht nur das Gesicht und die Sonne der Kanzlei, sondern vor allem der organisatorische Dreh- und Angelpunkt unseres Arbeitsalltages:

• Du empfängst unsere Mandanten, Gäste und Lieferanten am Front Desk und kümmerst dich um die Bewirtung der Gäste
• Du organisierst die Konferenzraumbuchungen, Caterings und kleinere interne Veranstaltungen
• Als Kommunikationstalent nimmst du Telefonanrufe entgegen, koordinierst Anfragen und bildest die kommunikative Schnittstelle zwischen Mandanten oder Dienstleistern und unserem Team
• Du wahrst das äußere Erscheinungsbild unserer Räumlichkeiten und koordinierst Dienstleister und Handwerker bei ihren Einsätzen im Büro
• Du sorgst für die Verfügbarkeit von Arbeitsmitteln, kümmerst dich um den Posteingang und -ausgang und bist Ansprechpartner:in für alle Kolleg:innen in administrativen und organisatorischen Fragen
• Du erstellt Einsatzpläne für das Empfangsteam, sorgst für reibungslose Übergaben und eine transparente Übersicht über alle Vorgänge im Office Management zur Sicherstellung unserer Servicequalität

Das bieten wir dir

• Du arbeitest eng zusammen mit einer Kollegin und unterstützt durch ein kleines Team aus Werkstudent:innen am Front Desk und im operativen Office Manegemnt der Kanzlei, in enger Zusammenarbeit mit unserer Head of Operations und in einem hochmotivierten und positiven Betriebsklima. Außerdem bieten wir Folgendes:
  • wertschätzende und lebhafte Unternehmenskultur (Team-Lunches, AfterWork Veranstaltungen, Lauf-Events, Kicker u.v.m)
  • einzigartiges Vergütungssystem mit Gewinnbeteiligung – alle Mitarbeiter:innen werden am Kanzleierfolg beteiligt
  • NEON.Rente: eine betriebliche Altersvorsorge mit 100 % Arbeitgeberzuschuss
  • NEON.HealthInsurance: eine betriebliche Krankenzusatzversicherung für bestmögliche Vorsorge und privatärztliche Behandlung im Krankheitsfall
  • Pluxee-Gutscheine zur Pausenverpflegung, Kostenübernahme BVG-Ticket und Mitarbeiterrabatte bei Corporate Benefits
  • 30 Tage Jahresurlaub
  • geförderte Weiterbildungen
  • selbstständige Arbeitsweise und Unterstützung beim Erschließen neuer Aufgabenbereiche
  • zentrale Lage am Ku’Damm mit guter Verkehrsanbindung
  • NEON.Family zur Vereinbarkeit von Familie und Job bei Bedarf: Kita-Kosten-Zuschuss, Kind-Krank-Tage als Sonderurlaub, Familienzimmer uvm.
  • klimabewusste Arbeitsumgebung in einer Kanzlei, die auch soziale Projekte unterstützt
  • die weltbesten Teamkolleg:innen, weil uns die Chemie bei Einstellungen mindestens genauso wichtig ist, wie die Qualifikation  

Das bringst du mit

Du bist begeisterungsfähig, arbeitest teamorientiert, hast Spaß an der Arbeit mit Menschen und eine serviceorienteirte Arbeitseinstellung gepaart mit einem sonnigen Gemüt? Perfekt! Außerdem solltest Du Folgendes mitbringen:

• Du bist ein Organisationstalent, liebst Multi-Talking und bewahrst auch in vermeintlich hektischen Momenten einen kühlen Kopf
• Du bist kontaktfreudig, freundlich und kommunikativ und bringst eine serviceorientierte Dienstleistungsmentalität mit
• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Hotellerie oder bringst entsprechend einschlägige Berufserfahrung im Bereich Front Desk / Office Management / Operations mit
• Du verfügst über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und kommunikationsfähige Englischkenntnisse, da du auch unsere ausländischen Mandanten betreuen wirst
• Du liebst es, Gastgeber:in zu sein und legst wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild
• Du beherrschst die gängigen MS-Office Programme und arbeitest dich gerne in neue Tools und Apps ein, die die Arbeitsorganisation im Team erleichtern (Interesse an Digitalisierungsprojekten und Prozessoptimierung solltest du mitbringen)
• Du verfügst über eine gute Portion Drive, Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen 
• Du hast Spaß an der Arbeit im Team und an einer lebhaften Kanzleikultur 

Meld dich bei uns

Du hast Interesse? Dann sende Deine Bewerbung per Email an unsere Head of People & Culture Business Services Jenka Jähn unter [email protected] und melde Dich bei Fragen gern unter der Nummer +49 30 889 19 450. 
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Da uns die Persönlichkeit und Motivation unserer Mitarbeiter:innen enorm wichtig ist, freuen wir uns über ein aussagekräftiges Anschreiben mit Angben zum möglichen Eintrittsdatum und der Gehaltsvorstellung.