Executive Team Assistant

Deine Mission

Wir suchen eine hochorganisierte und proaktive Assistenz des Führungsteams, die Verantwortung für die Unterstützung der Geschäftsleitung, die Büroorganisation und den Empfang übernimmt. Diese vielseitige Rolle vereint die Aufgaben von Empfangskraft, Office Manager, Management Assistant und Executive Support und sorgt dafür, dass unser Arbeitsumfeld reibungslos und effizient funktioniert – während gleichzeitig die Führungsebene auf hohem Niveau unterstützt wird.

Hauptaufgaben

Administrative & Führungskräfteunterstützung

• Unterstützung der Führungskräfte bei Terminplanung, Reisen, Vorbereitung von Meetings und Nachbereitung.
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Korrespondenz mit Genauigkeit und Diskretion.
• Unterstützung bei der Koordination abteilungsübergreifender Initiativen und interner Kommunikation.
• Umgang mit vertraulichen Informationen mit Professionalität und Integrität.

Reiseorganisation

• Organisation von nationalen und internationalen Reisen für Teammitglieder und Führungskräfte.
• Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln unter Berücksichtigung von Kosten und Komfort.
• Erstellung detaillierter Reisepläne und Bearbeitung kurzfristiger Änderungen.

Eventplanung

• Planung, Organisation und Durchführung von Firmen- und Teamevents, Meetings und Feierlichkeiten.
• Koordination der Logistik wie Veranstaltungsorte, Catering, Zeitpläne und Materialien.
• Kreative und detailorientierte Gestaltung von internen und externen Veranstaltungen.

Empfang & Büroorganisation

• Professioneller und herzlicher Empfang von Besuchern, Kunden und Dienstleistern.    Verwaltung eingehender Post, Telefonate und E-Mails mit zeitnaher und präziser Bearbeitung.
• Pflege eines organisierten, einladenden und effizienten Büroambientes.
• Kontrolle der allgemeinen Büroinstandhaltung, einschließlich Materialbeschaffung, Raumorganisation und Dienstleisterkoordination.

Catering & Facility Management

• Organisation des täglichen Caterings, der Kaffeestationen und Küchenvorräte für eine angenehme Atmosphäre.
• Koordination mit Gebäudedienstleistern für Wartung und Reparaturen.
• Überwachung von Reinigung, Sicherheit und allgemeinen Facility-Prozessen zur Sicherstellung eines komfortablen und sicheren Arbeitsplatzes.

Dein Profil

• Bildungshintegrund: Bevorzugt Bachelor-Abschluss (z. B. in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich) oder vergleichbare Ausbildung.
• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in Büroorganisation, administrativer Unterstützung oder als Assistenz der Geschäftsleitung.
• Sprachen: Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich); weitere Sprachen von Vorteil (z. B. Finnisch, Rumänisch, Französisch, Spanisch).
• Fähigkeiten:
  • Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
  • Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Talent.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
  • Nachgewiesene Erfahrung in Eventplanung und Logistikkoordination.
  • Professionalität, Diskretion und Liebe zum Detail.

Persönliche Eigenschaften

• Proaktiv und lösungsorientiert.
• Freundlich, zugänglich und serviceorientiert.
• Flexibel und anpassungsfähig bei wechselnden Prioritäten.
• Teamplayer mit Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

Warum wir?

• Gestalte aktiv ein positives, effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld.
• Arbeite eng mit der Führungsebene zusammen und trage zur Unternehmenskultur und -organisation bei.
• Genieße Abwechslung im Arbeitsalltag – von Reiseplanung bis Eventorganisation.
• Sei Teil eines kollaborativen, unterstützenden und dynamischen Teams.

Unsere Benefits

Wir könnten dir vom kostenlosen Frühstück erzählen, von den Getränken im Kühlschrank und den 30 Urlaubstagen. Oder davon, dass flexible Arbeitszeiten und Remote Work bei uns selbstverständlich sind. Aber ganz ehrlich? Das ist Standard.
Was die Arbeit bei uns in Frankfurt wirklich besonders macht:

• Arbeiten von (fast) überall – Nimm deinen Job mit auf Workation und lass dich von neuen Orten inspirieren.
• Zeit für Wachstum – Ein Karriereframework unterstützt deine berufliche und persönliche Entwicklung – mit bis zu 6 zusätzlichen freien Tagen pro Jahr für deine Weiterbildung.
• Social Day – Ein bezahlter Tag pro Jahr, um etwas zurückzugeben: Engagiere dich ehrenamtlich, unterstütze eine gute Sache oder nimm an einer Umweltaktion teil.
• Fahrradleasing – Bleib fit und nachhaltig unterwegs. Wir übernehmen Vertrag und Versicherung.
• Wähle deinen Vorteil – Entscheide dich für das Benefit, das am besten zu deinem Leben passt: Fitness-Mitgliedschaft, ÖPNV-Ticket, Altersvorsorge oder monatlicher Bonus.
• Hundefreundliches Büro – Bring deinen vierbeinigen Kollegen mit. Achte nur darauf, dass er niemandem das Mittagessen klaut.

Hybrides Arbeiten ist für uns selbstverständlich. Gleichzeitig glauben wir an die Kraft des persönlichen Austauschs – deshalb treffen wir uns regelmäßig im Büro, wann immer es sinnvoll ist.
Und das ist nur der Anfang. Frag uns, was noch alles auf dich wartet!

Dein Ansprechpartner

Schick uns deine Bewerbung – inklusive deiner Gehaltsvorstellungen und deines frühestmöglichen Startdatums – direkt über unser Online-Portal über den Button „Jetzt bewerben“.
Wenn du Fragen hast, kannst du dich jederzeit gerne an Jessica Loren Arheidt wenden.
Bitte hab Verständnis dafür, dass MATRIX42 Bewerbungen ausschließlich online über das Bewerberportal entgegennehmen kann. Das ist notwendig im Zusammenhang mit unserem Bewerbermanagementsystem und den aktuell gültigen EU-Datenschutzbestimmungen.