Coordonnateur(trice) aux opérations commerciales / Commercial Operations Coordinator

Mode de travail : Présentiel
Ce poste est basé en présentiel et requiert une présence régulière sur site.

Aperçu du poste 

Le/La Coordonnateur(trice) aux opérations commerciales joue un rôle clé de soutien au sein de l’organisation des ventes de SMARDT. Ce poste apporte structure, rigueur et coordination aux opérations de ventes, à l’exécution des événements marketing et à l’administration des commandes. Il agit comme un facilitateur central pour l’équipe des ventes, en assurant l’intégrité des données, la production de rapports en temps opportun, la bonne exécution des événements commerciaux et une transition fluide entre les ventes et les opérations.

Le poste relève du gestionnaire SIOP et collabore étroitement avec les équipes Ventes, Marketing, Opérations, Finance et Production.

Responsabilités principales

Opérations de ventes, rapports et administration Salesforce

• Fournir un soutien analytique et des rapports à l’équipe des ventes à l’aide de Salesforce et d’outils connexes.
• Produire des rapports Salesforce standards et ad hoc pour soutenir les revues de pipeline, les processus SIOP, le suivi de la performance des ventes et les rapports de gestion.
• Assurer la qualité des données Salesforce en identifiant les écarts, incohérences ou informations manquantes et en coordonnant les suivis avec la direction des ventes.
• Appuyer les activités d’administration Salesforce (saisie et mise à jour des données, soutien aux utilisateurs, maintien de champs et processus standardisés).
• Soutenir l’alignement des données entre Salesforce, le portail des ventes, Business Central, Septor et les tableaux de bord internes.
• Identifier les incohérences de données et coordonner leur résolution avec les parties prenantes concernées.

 Événements marketing, salons commerciaux et coordination de l’habilitation des ventes

• Agir à titre de coordonnateur(trice) principal(e) pour les événements marketing liés aux ventes (salons commerciaux, événements clients, réunions internes).
• Gérer la logistique des événements : coordination des lieux, déplacements, fournisseurs, expéditions et préparation sur site.
• Coordonner avec les fournisseurs externes afin d’assurer une exécution efficace et rentable.
• Gérer l’inventaire du matériel promotionnel et des outils de vente.
• Préparer et expédier le matériel, les sacs-cadeaux et les articles promotionnels.
• Soutenir les visites clients à l’usine en coordonnant la logistique et l’hospitalité.

Administration des commandes et coordination SIOP

• Prendre en charge l’administration des commandes, incluant la préparation, la validation et la saisie des commandes clients.
• Préparer, mettre à jour et maintenir la documentation des commandes de vente (SORD).
• Assurer l’exactitude des informations clients, configurations de produits, prix, modalités de livraison et exigences particulières.
• Collaborer avec les équipes Ventes, Gestion de projets, Opérations et Finance afin de résoudre toute information manquante avant la libération des commandes.
• Soutenir une transition efficace entre les ventes et les opérations.
• Collaborer avec le/la gestionnaire SIOP afin d’assurer l’exactitude du carnet de commandes et des prévisions.

Qualifications

• Diplôme collégial ou baccalauréat en administration, opérations de ventes, marketing ou domaine connexe.
• 2 à 4 ans d’expérience en administration des ventes, opérations commerciales ou rôle similaire.
• Excellentes compétences analytiques et organisationnelles, avec un grand souci du détail.
• Expérience avec Salesforce et la production de rapports.
• Maîtrise d’Excel et des outils bureautiques courants.
• Bonnes aptitudes en communication et coordination interfonctionnelle.

Atouts

• Expérience en milieu manufacturier, HVAC ou produits sur mesure.
• Connaissance des processus de saisie des commandes et de la documentation commerciale.
• Expérience en soutien à des salons commerciaux ou activités d’habilitation des ventes.
• Exposition aux processus SIOP ou de planification de la demande.

Pourquoi joindre SMARDT

• Joindre une entreprise internationale en forte croissance, reconnue pour ses solutions HVAC durables et innovantes.
• Avoir un impact concret sur des projets stratégiques contribuant à la performance énergétique et à la décarbonation.
• Travailler dans un environnement collaboratif, structuré et axé sur les résultats, où la rigueur et l’autonomie sont valorisées.
• Évoluer dans une culture qui favorise l’amélioration continue, le travail d’équipe et la responsabilisation.
• Accéder à de réelles opportunités de développement professionnel au sein d’une organisation en pleine expansion.

La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste afin de communiquer avec des collègues, partenaires, fournisseurs et clients situés à l’extérieur du Québec.

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Work Arrangement: On-site
This position is on-site and requires regular presence at the workplace.

Position Overview

The Commercial Operations Coordinator plays a critical support role for the SMARDT sales organization, providing structure, accuracy, and coordination across sales operations, marketing event execution, and order-entry administration. This role acts as a central enabler for the sales team, ensuring data integrity, timely reporting, well-executed sales events, and a clean handoff from sales to operations.

The position reports to the SIOP Manager and works closely with Sales, Marketing, Operations, Finance, and Production teams.

Key Responsibilities

Sales Operations, Reporting & Salesforce Administration

• Provide analytical and reporting support to the sales team using Salesforce and related tools.
• Run standard and ad-hoc Salesforce reports to support pipeline reviews, SIOP processes, sales performance tracking, and management reporting.
• Support Salesforce data hygiene by identifying gaps, inconsistencies, or missing updates and coordinating follow-up with Sales leadership.
• Assist with Salesforce administration activities, including data entry, updates, user support, and maintaining standardized fields and processes.
• Support cross-system data alignment between Salesforce, Sales Portal, Business Central, Septor, and internal dashboards.
• Identify data discrepancies and coordinate resolution with relevant stakeholders.

Marketing Events, Trade Shows & Sales Enablement Coordination

• Serve as the lead coordinator for sales-related marketing events, including trade shows, customer events, and internal sales meetings.
• Manage event logistics including venue coordination, travel, vendors, shipping, and on-site preparation.
• Coordinate with external vendors to ensure timely and cost-effective execution.
• Manage sales collateral and promotional material inventory.
• Prepare and ship materials, gift bags, and promotional items.
• Support customer factory visits by coordinating logistics and hospitality.

Booking Administration (Order Entry) & SIOP Coordination

• Lead booking administration activities, including preparation, validation, and entry of customer orders.
• Prepare and maintain Sales Order Documentation (SORDs).
• Ensure accuracy of customer details, configurations, pricing, delivery terms, and special requirements.
• Coordinate with Sales, Project Management, Operations, and Finance to resolve issues prior to order release.
• Support a clean handoff from sales to operations.
• Collaborate with the SIOP Manager to support forecasting and backlog accuracy.

Qualifications

• Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Sales Operations, Marketing, or a related field.
• 2–4 years of experience in sales administration or commercial support.
• Strong analytical and organizational skills with attention to detail.
• Experience with Salesforce and reporting.
• Proficiency in Excel and standard office tools.
• Strong communication skills and ability to coordinate across functions.

Experience

• Experience in manufacturing, HVAC, or engineered-to-order environments.
• Familiarity with order-entry processes and commercial documentation.
• Experience supporting trade shows or sales enablement activities.
• Exposure to SIOP or demand planning processes.

Why Join SMARDT

Join a fast-growing international company recognized for its innovative and sustainable HVAC solutions.

• Make a tangible impact on strategic projects that support energy efficiency and decarbonization.
• Work in a collaborative, structured, and performance-driven environment.
• Grow within a culture that values continuous improvement, accountability, and teamwork.
• Access meaningful professional development opportunities.

English proficiency is required for this role to communicate with colleagues, partners, vendors, and customers located outside of Quebec.