Support the CEO in managing high-level business and personal projects while ensuring efficient operations and maintaining confidentiality.
#BEcomeMAXX
Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht, und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick? Dann werde Teil von IronMaxx als Executive Assistant (m/w/d) und unterstütze unseren CEO dabei, geschäftliche und private Projekte auf höchstem Niveau zu steuern. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Diskretion und Deinem Gespür für Prioritäten bringst Du Struktur, Effizienz und Ruhe in den dynamischen Alltag eines internationalen Unternehmens. Du agierst als strategische und operative Schnittstelle, die Entscheidungen nachverfolgt, Prioritäten klärt und das Vertrauen der Geschäftsführung auf höchstem Niveau verdient – durch Vertraulichkeit auf eiskaltem Niveau, Selbstständigkeit und Empathie.
Ready to perform? Deine Aufgaben mit MAXXimalem Fokus
Strategische & operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
Eigenständige Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Reisen
Vorbereitung und Begleitung internationaler Messen und Events
Aktives Prioritätenmanagement und Follow-Up von Entscheidungen zur Sicherstellung der Umsetzung
Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports
Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern - national und international
Souveräne Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Dokumente und Verträge
Verantwortung für Termin- und Fristenkontrolle sowie effiziente Koordination offener Themen
Mitwirkung bei Projekten der Unternehmenskommunikation, PR und Sonderinitiativen der Geschäftsführung
Immobilienmanagement & Projektkoordination
Operative und administrative Verwaltung des geschäftlichen und privaten Immobilienportfolios
Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Abstimmung mit externen Dienstleistern
Überwachung und Erstellung von Mietverträgen, Zahlungen und Nebenkostenabrechnungen
Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten
Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden
Unterstützung bei Investitions-, Kauf- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich
Alltagskoordination & Business Support
Buchung von Flügen, Hotels und Transport sowie Vorbereitung aller relevanten Unterlagen
Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im beruflichen wie persönlichen Umfeld
Ganzheitliches Prioritäten- und Erwartungsmanagement im täglichen Austausch mit dem CEO
Empathische Kommunikation und diskrete Steuerung von Abläufen im geschäftlichen wie privaten Umfeld
Dein Skillset - stark wie unser Protein
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management, Immobilienwirtschaft oder Hospitality
Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3 Jahre) in einer vergleichbaren Position im Executive- oder Geschäftsleitungsumfeld
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Projektmanagement-Tools (z. B. Asana)
Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind ein Plus
Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe sowie im Projekt- oder Immobilienmanagement von Vorteil
Diskrete, loyale und zuverlässige Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein
Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch
Professionelles, verbindliches Auftreten und Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich
Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort-Betreuung (z. B. bei Events oder Immobilienprojekten)
Führerschein Klasse B
Deine Must-Haves
Erfahrungen in der direkten, vertrauensvollen Zusammenarbeit mit C-Level oder Vorstand
Verständnis für Anforderungen und Erwartungen auf Top-Managementebene
Prioritätenmanagement: Impulsgeber für klare Strukturen und Follow-Up der konsequenten Umsetzung
Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich - Du bist die Vertrauensperson für sensible Themen
Eigenverantwortliche und vorausdenkende Arbeitsweise, gleichzeitig ein feines Gespür für Menschen und Situationen
Strukturgeber in komplexen Abläufen: Effizienz und Organisation sind deine Treiber, um stets den Überblick zu behalten
