Basée au siège (région parisienne), sous la responsabilité du Directeur Medical France et en collaboration avec les autres services, l’assistante assure le support administratif et organisationnel du département médical, la coordination des projets scientifiques et la gestion des obligations réglementaires dans le respect des procédures internes et des valeurs de l’entreprise.
L’ensemble de ces activités sera réalisé dans le respect des Bonnes Pratiques Pharmaceutiques locales, des règles déontologiques, ainsi que des procédures (SOP) définies par Sobi France et le Global.
1. Support administratif et coordination
- Assistanat général et spécifique (back-up en cas d’absence des équipes).
- Assurer l’organisation de réunions du département : assister aux réunions, coordonner les agendas, préparer l'ordre du jour et les minutes et faire le suivi
- Organisation (coordination administratives et suivi logistique) des réunions médicales et boards : agendas, gestion des déplacements ? invitations des professionnels de santé, recherche et réservation d’une salle
- Initiation et suivi des contrats liés aux des professionnels de santé, prestataires externes ou tout autre organisme
- Initiation et suivi des circuits de validation interne
- Gestion documentaire et archivage sur les outils internes
- Établissement et suivi de tableaux de bord pour les activités médicales
- Suivi du budget du département en coordination avec les membres de l’équipe médicale et en transverse avec le département des finances
- Gestion et/ou assistance des déplacements des membres de l’équipe médicale
2. Conformité réglementaire – en coordination avec le partenaire déclarant
- Relais pour les dossiers LEA et Transparence Santé
- Fournir au partenaire déclarant toutes les informations nécessaires pour les soumissions auprès des autorités (CNOM, ACA, Transparence Santé).
- Vérifier la complétude et la conformité des données transmises
- Suivi des dossiers dons et subventions en relation avec le responsable DMOS
3- Membre de la Communauté des Assistantes de Sobi France (5% du temps)
La Communauté des Assistantes a pour objectifs de faciliter les activités des collaborateurs dans un environnement « Modern Place To work » en s’appuyant sur un partage fluide des informations, un échange des bonnes pratiques et une mutualisation des solutions.
A ce titre, vous serez amené (e) à participer à la permanence de présence sur site de l’équipe des Assistantes pour assurer notamment :
- l’accueil de visiteurs se rendant au Siège ou toute autre personne extérieure se présentant sur site de façon planifiée et/ ou impromptue
- le suivi et traitement de la répartition du courrier ainsi que la réception et l’envoi de coursiers/colis
- la réalisation de toute activité de soutien et de support sur site nécessaires au bon fonctionnement de la filiale
- le point de contact sur site en cas d’incident sur site
- Bac + 2
- Experience professionnelle réussie dans une entreprise pharmaceutique, au sein d’un département médical, marketing, réglementaire, ou market access d’environ 5 ans
- Connaissance et maitrise des règles DMOS
- Excellente maitrise du français oral et écrit, anglais professionnel
- Maitrise des outils pack office Word Excel Powerpoint
- Connaissance de l’outil Veeva Vault
