Application Support Specialist

INPLAN entwickelt seit über 30 Jahren Standardsoftware für Häfen, Terminalbetreiber und Logistiker sowie für Einkaufs- und Beschaffungsprozesse (Source-to-Pay). Unsere Lösungen steuern geschäftskritische Abläufe bei mehr als 50 Unternehmensstandorten in Deutschland und Europa.

Wir sind ein kleines, eingespieltes Team mit kurzen Entscheidungswegen, hoher Eigenverantwortung und direktem Einfluss auf das Produkt – eingebettet in die internationale Valsoft Corporation

ÜBER VALSOFT CORP:

Valsoft wurde 2015 in Kanada gegründet und ist mittlerweile auf ein globales Portfolio von über 118 Unternehmen gewachsen. Wir erwerben und entwickeln vertikal spezialisierte Softwareunternehmen, um unseren Kunden in verschiedenen Branchen die besten geschäftskritischen Lösungen bereitzustellen.

Ein zentraler Bestandteil der Valsoft-Philosophie ist es, in etablierte Unternehmen zu investieren und ein unternehmerisches Umfeld zu fördern, das diese zu führenden Anbietern in ihren Märkten macht. Wir kaufen, halten und schaffen langfristigen Wert durch Partnerschaften mit bestehenden Managementteams.

INVESTITIONSSTRATEGIE:

Im Gegensatz zu Private-Equity- und Venture-Capital-Firmen sind wir Unternehmer, die Softwareunternehmen erwerben, weiterentwickeln und nachhaltig ausbauen. Richtig gelesen – wir verkaufen keine Unternehmen. Stattdessen gehen wir strategische Partnerschaften mit bestehenden Managementteams ein. Wir schätzen die Hingabe und Ausdauer, die zum Aufbau eines Unternehmens erforderlich sind, und stellen das Wohl unserer Kunden und Mitarbeiter über kurzfristige Ziele.

UNTERNEHMENSKULTUR:

Valsoft ist mehr als nur ein Arbeitsplatz wir sind ein Team. Unsere Mitarbeiter sind unser wertvollstes Kapital, und ihre Weiterentwicklung hat für uns höchste Priorität. Wir schaffen ein Umfeld, in dem unsere Mitarbeitenden jeden Tag dieselbe Begeisterung wie am ersten Arbeitstag verspüren.

Unsere Kultur ist geprägt von Leistungsstärke, Zusammenarbeit und gegenseitiger Unterstützung. Wir feiern unsere Erfolge – und sind stolz darauf. Wir träumen groß, bleiben bescheiden und bleiben hungrig.

STELLENBESCHREIBUNG:

Du bist der direkte Ansprechpartner für unsere Bestandskunden im laufenden Betrieb. Wenn ein Kunde ein Problem meldet oder eine Frage hat, nimmst du es auf, verstehst was wirklich dahintersteckt, koordinierst intern mit der Entwicklung und gibst dem Kunden verlässliche, klare Rückmeldung – auf Augenhöhe.

Unsere Kunden sind Unternehmen, die unsere Software täglich für betriebskritische Prozesse einsetzen. Sie erwarten jemanden, der mitdenkt, souverän auftritt und zuverlässig liefert. Nach einem Video-Call sollen Kunden das Gefühl haben: wir sind in guten Händen.

Du entlastest unsere Abteilungsleiter im Tagesgeschäft – im Bereich Logistiksysteme ebenso wie im Procurement – und hältst den Betrieb stabil, auch wenn jemand aus dem Team im Urlaub ist.

• Kundenkontakt im laufenden Betrieb – per E-Mail, Telefon und Video-Call. Du bist das Gesicht von INPLAN: souverän, freundlich, professionell.
• Supportanfragen strukturiert aufnehmen und aufbereiten: Problemstellung, Erwartung vs. Realität, Reproduktionsschritte, Umgebungsinfos, Screenshots – so dass die Entwicklung ohne Rückfragen loslegen kann.
• Interne Koordination: Tickets mit dem Dev-Team abstimmen, Fortschritt nachverfolgen, offene Punkte konsequent schließen.
• Fixes und Konfigurationsänderungen in Testumgebungen prüfen, Ergebnisse dokumentieren und Kundenfreigaben begleiten.
• Kunden proaktiv informieren – klare Status-Updates, Workarounds und realistische Timelines. Keine Funkstille.
• Bei Abwesenheiten im Team: Ticket-Queue und Kundenkommunikation stabil halten, Eskalationen sauber steuern.
• Wissensaufbau: Troubleshooting-Dokumentation, kurze How-tos und Release Notes in verständlicher Sprache erstellen und pflegen.

ABOUT INPLAN:

INPLAN has been developing standard software for ports, terminal operators, and logistics companies as well as procurement processes (Source-to-Pay) for over 30 years. Our solutions manage business-critical workflows at more than 50 customer sites across Germany and Europe.

We are a small, close-knit team with short decision paths, a high degree of ownership, and direct impact on our product – and part of the international Valsoft Corporation.

ABOUT VALSOFT CORP:

Established in Canada in 2015, Valsoft has grown to a global portfolio of 118+ companies, acquiring and developing vertical market software companies, enabling each business to deliver the best mission-critical solutions for customers in their respective industries. A key tenet of Valsoft’s philosophy is to invest in well-established businesses and foster an entrepreneurial environment that molds companies into leaders in their respective industries. Valsoft looks to buy, hold, and create value through long-term partnerships with existing management.

INVESTMENT APPROACH:

Unlike private equity and venture capital firms, we are Entrepreneurs who Buy, Enhance and Grow Software Businesses. That’s right; we don’t sell businesses. We form a strategic alliance with existing management teams. We recognize the dedication and perseverance required to create a firm and place a premium on customers’ and workers’ well-being over short-term goals.

CULTURE:

Valsoft is more than just a place to work; we’re a team. We mean it when we say people are our greatest assets, so investing in them is our number one priority. We create an environment where our employees feel first-day-on-the-job excitement, day after day, creating a culture of high performers and collaboration. We celebrate our milestones, and we’re proud of them. We Dream Big, Stay Humble, and Stay Hungry.

POSITION DESCRIPTION:

You are the primary contact for our existing customers in day-to-day operations. When a customer reports a problem or has a question, you take it on, understand what is really behind it, coordinate internally with the development team, and give the customer reliable, clear feedback – at eye level.

Our customers are companies that rely on our software daily for mission-critical processes. They expect someone who thinks along with them, shows up professionally, and delivers reliably. After a video call, customers should feel: we are in good hands.

You relieve our team leads in day-to-day operations – across both the logistics systems and procurement areas – and keep things running smoothly, including when someone on the team is on leave.

• Customer contact in day-to-day operations – by email, phone, and video call. You are the face of INPLAN: confident, friendly, and professional.
• Triage and structure support requests: problem statement, expected vs. actual behavior, reproduction steps, environment info, screenshots – so that development can get to work without back-and-forth.
• Internal coordination: align with the dev team, track progress, and close open items consistently.
• Validate fixes and configuration changes in test environments, document results, and support customer sign-off.
• Proactive customer communication – clear status updates, workarounds, and realistic timelines. No silence.
• When team members are away: keep the ticket queue and customer communication stable, handle escalations in an orderly way.
• Knowledge building: create and maintain troubleshooting documentation, short how-tos, and release notes in plain language.

Requirements

Das Wichtigste – nicht verhandelbar:

• Professionelles Auftreten: Du wirkst in Video-Calls mit Unternehmenskunden sicher und kompetent. Kunden nehmen dich als legitimen, verlässlichen Ansprechpartner wahr.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift – muttersprachliches Niveau, professioneller schriftlicher Ausdruck.
• Eigenverantwortung und Verlässlichkeit: Du treibst Themen selbst an, erinnerst intern nach und schließt Loops. Kunden bleiben nicht ohne Rückmeldung.
• Wohnort im Umkreis von max. 60 km rund um Mülheim an der Ruhr – regelmäßige Präsenz vor Ort ist Teil der Rolle (Hybrid).

Fachlicher Hintergrund:

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z. B. Anwendungsbetreuung, Application Support, IT-Koordination oder Kundensupport im B2B-Softwareumfeld.
• Technisches Grundverständnis: Du musst nicht entwickeln, aber du verstehst wie Software, Prozesse und Daten zusammenhängen.
• Strukturierte, knappe Dokumentation: Du kannst komplexe Sachverhalte verständlich auf den Punkt bringen.
• Gute Englischkenntnisse für die interne Zusammenarbeit innerhalb der Valsoft-Gruppe.

Von Vorteil

• Erfahrung mit Enterprise-Software (ERP, Logistik, Procurement, Supply Chain oder ähnlich).
• Umgang mit Ticketing- und Dokumentationstools wie Jira oder Confluence.
• Grundkenntnisse in Datenbankabfragen (SQL) oder Log-Analyse.
• Erfahrung mit On-Premise-Umgebungen, Konfigurationsthemen oder strukturierten Abnahmetests

Non-negotiable:

• Professional presence: you come across as confident and competent in video calls with enterprise customers. Customers see you as a legitimate, reliable point of contact.
• Native-level German (written and spoken) – professional written expression is essential as almost all customers are German-speaking.
• Ownership and reliability: you drive topics yourself, follow up internally, and close loops. Customers do not wait without a response.
• Located within 60 km of Mülheim an der Ruhr – regular on-site presence is part of the role.

Professional background:

• Several years of experience in a comparable role – e.g. application support, IT coordination, or customer support in a B2B software environment.
• Basic technical understanding: you do not need to code, but you understand how software, processes, and data fit together.
• Structured, concise documentation: you can put complex issues into clear, actionable terms.
• Good English for internal collaboration within the Valsoft group

Nice to Have

• Experience with enterprise software (ERP, logistics, procurement, supply chain, or similar).
• Familiarity with ticketing and documentation tools such as Jira or Confluence.
• Basic SQL or log analysis skills.
• Experience with on-premise environments, configuration topics, or structured acceptance testing.

Benefits

Was wir bieten

• Eine Schlüsselrolle mit direktem Einfluss auf Kundenzufriedenheit und Betriebsstabilität.
• Kurze Entscheidungswege, hohes Maß an Eigenverantwortung und ein eingespieltes, professionelles Team.
• Hybrides Arbeiten mit Flexibilität – und klarer Erwartung an regelmäßige Präsenz vor Ort.
• Langfristige Perspektive in einem etablierten Nischensoftware-Unternehmen mit internationaler Konzernstruktur (Valsoft).

• A key role with direct impact on customer satisfaction and operational stability.
• Short decision paths, a high degree of autonomy, and a professional, close-knit team.
• Hybrid working with flexibility – alongside a clear expectation of regular on-site presence.
• Long-term perspective in an established niche software company with an international group structure (Valsoft).