Administrative Assistant, Student Refugee Program (SRP)

(La version française suit la version anglaise)

POSITION TITLE: Administrative Assistant, Student Refugee Program (SRP)

POSITION LOCATION: Ottawa region (hybrid work model) 

REPORTS TO: Senior Manager, SRP 

CONTRACT TERM: Indeterminate

SALARY LEVEL: SUP 5 ( $43,800 - $51,000)

LANGUAGES REQUIRED: Bilingual English / French 

APPLICATION DEADLINE: January 7th, 2026

EXPECTED START DATE: As soon as possible

WUSC is currently looking for an Administrative Assistant to provide administrative, logistical and financial support to its Student Refugee Program. 

BACKGROUND

WUSC is a Canadian global development organization working to catalyze positive education and economic outcomes for young people. We bring together and collaborate with a diverse network of partners (including students, volunteers, schools, governments, not-for-profits, and businesses) who share this mission. Together, we influence systems change, and foster inclusive, youth-centered solutions that enable young people to thrive and belong. We work with all young people, with a focus on women and displaced populations.  WUSC currently operates in 28 countries across Africa, Asia, the Middle East, and Latin America and the Caribbean, as well as in Canada, with an annual budget of approximately CAD $65 million. Our global team includes over 100 staff in Canada and more than 250 staff internationally, implementing a diverse portfolio of development projects in collaboration with numerous multilateral and bilateral donors, and philanthropic foundations.

Amongst other global programs, WUSC manages the world’s-longest standing refugee education pathway, known as the Student Refugee Program. Over 40+ years, nearly 3000 students have been resettled to Canada to begin their studies. Each year, WUSC works with a network of 100+ sponsoring post-secondary institutions, and 1200+ volunteers to provide peer-to-peer support to arriving refugee students, fund the costs of sponsorship, and to advocate for institutional and policy changes that support refugee inclusion both on and off campus. 

RESPONSIBILITIES

Under the supervision of the Senior Manager, SRP, the Administrative Assistant, SRP will be responsible for the training and event logistics and financial processes of the Student Refugee Program. 

Administrative Support 

• Develop, implement and maintain administrative tools for the SRP;
• Administer travel arrangements (including, the processing of visa applications) for staff and others associated with the SRP.
• Prepare electronic files for send-out to large audiences using mail-merge technology.
• Maintain and update electronic program files and records, including archived materials. 

Logistical Support 

• Coordinate the logistics for all in-person training and events including venue/catering, material, registration and participant travel.
• Coordinate the tech and logistics for all virtual training (creating links, registration, evaluation, recording). 
• Coordinate the WUSC campus network to participate in the WUSC Annual General Assembly
• Coordinate and prepare logistics for mail / courier / shipping.
  
  

Financial Support 

• Prepare program finance requisitions and manage bill payments.
• Prepare requisitions for advance requests and expense reports for the SRP. 
• Assist with the preparation of contracts for vendors and consultants.
• Process fundraising and financial contribution campaigns received by Local Committees.
• Support, monitor, and process requests for funds by Local Committees.
• Reconcile credit cards. 
• Administer and monitor the annual Contribution Fund invoice process in coordination with the Finance team. Other duties as required

QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES

Education

• College or University degree  in administration( or a related field)  or High School diploma with equivalent experience

Experience & Competencies

• Two years of experience in a similar role (administrative, planning);
• Excellent organizational skills and attention to detail, including ability to prioritize tasks and handle multiple initiatives simultaneously;
• Strong interpersonal skills: able to work well with teams under tight deadlines;
• Curious, enthusiastic and willing to innovate and adapt;
• Demonstrated initiative and ability to work independently; 
• Solid computer skills in word processing, spreadsheet, database management, online survey tools, electronic mail and graphics;
•  Familiarity with the Google Suite is an asset;
•  Strong skills in financial processes including preparation of requisitions and review of expense reports;
• Experience coordinating logistics for events, trainings and workshops, virtually and in-person;
• Experience working in an NGO environment , a non for profit and in donor-funded projects considered an asset;
• Must be available for occasional weekend and evening work. Time in lieu will be provided

WHY WORK WITH WUSC?

Join Us. Our work is important, cutting-edge, and rewarding. We encourage curiosity, innovation, and flexibility.

WUSC offers a dynamic international work environment with a diverse intercultural workforce. We offer employees exciting opportunities to apply their skills and gain experience all while making a difference in the lives of youth around the world. Employees at WUSC work hard to create lasting change in education, economic opportunities and empowerment.

Here’s some of what you can expect working with us in Canada:

• 35-hour workweek, ability to work flexible hours
• Remote-friendly workplace, with free access to our Ottawa office
• 4 weeks annual leave
• Paid sick days (10) and special leave days (5)
• Extensive health and dental coverage for you and your dependents, 100% covered by us
• Group RRSP contributions, from day 1
• 300$ reimbursement for home office equipment
• Parental leave top-up
• Being part of a friendly, caring and enthusiastic team!

APPLICATIONS

WUSC’s activities seek to balance inequities and create sustainable development around the globe; the work ethic of our staff, volunteers, representatives and partners shall correspond to the values and mission of the organization. WUSC promotes responsibility, respect, honesty, and professional excellence and we will not tolerate harassment, coercion, sexual exploitation or abuse of any form. Successful applicants will be required to undertake an enhanced criminal record check.

Persons with disabilities who need accommodation in the application process, or those needing job postings in an alternative format, may e-mail a request to [email protected].

WUSC is an equal opportunity employer. We welcome and encourage applications from individuals of all backgrounds and abilities. Accommodations are available upon request for candidates taking part in all aspects of the selection process. Candidates must be legally allowed to work in Canada. Please note that only the candidates selected for an interview will be contacted. 

We may utilize Artificial Intelligence (AI) tools to facilitate the initial screening of applications based on criteria outlined in the job description. The ultimate decision to interview and hire is determined by our dedicated hiring team.

Intitulé du poste : Adjoint(e) administratif(ve), Programme d'étudiantes et d’étudiants réfugiés (PÉR)

Lieu du poste : Région d’Ottawa (modèle de travail hybride)

Supérieur hiérarchique :Gestionnaire principal(e), PÉR 

Durée du contrat : Indéterminé (Permanent)

Niveau de salaire :SUP 5 (43 800 $- 51 000$

Langues requises : Bilingue (anglais et français

Date limite de candidature : 7 Janvier 2026

Date d'entrée en fonction prévue : Dès que possible

Possédez-vous les [compétences clés ou expérience requise] ? L'EUMC recherche actuellement un [titre du poste] pour assumer les [principales responsabilités]. 

CONTEXTE

L'EUMC est une organisation canadienne de développement international qui œuvre à favoriser l'éducation et l'épanouissement économique des jeunes. Nous réunissons et collaborons avec un réseau diversifié de partenaires (notamment des étudiants, des volontaires, des écoles, des gouvernements, des organismes sans but lucratif et des entreprises) qui partagent cette mission. Ensemble, nous influençons le changement des systèmes et favorisons des solutions inclusives et centrées sur les jeunes qui leur permettent de s'épanouir et de trouver leur place. Nous travaillons avec tous les jeunes, en mettant l'accent sur les femmes et les populations déplacées. L'EUMC est actuellement présente dans 28 pays d'Afrique, d'Asie, du Moyen-Orient, d'Amérique latine et des Caraïbes, ainsi qu'au Canada, avec un budget annuel d'environ 65 millions de dollars canadiens. Notre équipe internationale compte plus de 100 employés au Canada et plus de 250 à l'étranger, qui mettent en œuvre un portefeuille diversifié de projets de développement en collaboration avec de nombreux donateurs multilatéraux et bilatéraux, ainsi que des fondations philanthropiques.

Parmi ses programmes mondiaux, l'EUMC gère le plus ancien programme de réinstallation par l'éducation au monde : le Programme d'étudiants réfugiés (PÉR). En plus de 40 ans, près de 3 000 étudiants ont été réinstallés au Canada pour y entreprendre des études. Chaque année, l'EUMC collabore avec un réseau de plus de 100 établissements postsecondaires parrains et plus de 1 200 bénévoles pour offrir un soutien entre pairs aux étudiants réfugiés, financer les coûts de parrainage et plaider pour des changements politiques et institutionnels favorisant l'inclusion.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du/de la Gestionnaire principal(e) du PÉR, l'adjoint(e) administratif(ve) sera responsable de la logistique des formations et événements, ainsi que des processus financiers du programme.

Soutien administratif

• Développer, mettre en œuvre et maintenir des outils administratifs pour le PÉR.
• Organiser les déplacements (y compris le traitement des demandes de visa) pour le personnel et les partenaires associés au PÉR.
• Préparer des fichiers électroniques pour des envois massifs en utilisant la technologie de publipostage.
• Tenir à jour les dossiers et archives électroniques du programme.

Soutien logistique

• Coordonner la logistique de toutes les formations et événements en personne (salles, traiteur, matériel, inscriptions et déplacements des participants).
• Coordonner les aspects techniques et logistiques des formations virtuelles (création de liens, inscriptions, évaluations, enregistrements).
• Coordonner la participation du réseau des campus à l'Assemblée générale annuelle de l'EUMC.
• Gérer la logistique des envois postaux, par messagerie et par fret.

Soutien financier

• Préparer les réquisitions financières et gérer le paiement des factures du programme.
• Préparer les demandes d'avances et les rapports de dépenses pour le PÉR.
• Aider à la préparation des contrats pour les fournisseurs et consultants.
• Traiter les campagnes de financement et les contributions financières reçues des comités locaux.
• Soutenir, surveiller et traiter les demandes de fonds des comités locaux.
• Effectuer la conciliation des cartes de crédit.
• Administrer et surveiller le processus de facturation du Fonds de contribution annuel en coordination avec l'équipe des finances.
• Autres tâches connexes, selon les besoins.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES 

Éducation

• Diplôme collégial ou universitaire en administration (ou domaine connexe) ou diplôme d'études secondaires avec une expérience équivalente.

Expérience et compétences

• Deux ans d'expérience dans un rôle similaire (administration, planification).
• Excellentes capacités d'organisation et souci du détail, incluant la capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs initiatives simultanément.
• Fortes compétences interpersonnelles : capacité à bien travailler en équipe sous des délais serrés.
• Curiosité, enthousiasme et volonté d'innover et de s'adapter.
• Esprit d'initiative démontré et capacité à travailler de manière autonome.
• Solides compétences informatiques (traitement de texte, tableurs, gestion de bases de données, outils de sondage en ligne, courriels et graphiques).
• La connaissance de la suite Google est un atout.
• Maîtrise des processus financiers (préparation de réquisitions et révision de rapports de dépenses).
• Expérience en coordination logistique d'événements et de formations (virtuels et en personne).
• Expérience au sein d'une ONG, d'un organisme à but non lucratif ou dans des projets financés par des donateurs (atout).
• Disponibilité pour travailler occasionnellement le soir et le week-end (temps compensatoire offert).

Langues

• La maîtrise parfaite de l'anglais et du français est requise. 

Environnement de travail

• Promouvoir et maintenir une culture organisationnelle qui favorise l'égalité des genres, réduit les abus de pouvoir et les inégalités, et encourage la confiance, le respect et la sécurité.
•   Créer un environnement de travail exempt d'exploitation, d'abus et de harcèlement sexuels (SEAH).
• Veiller à ce que des mesures de prévention et d'intervention de haut niveau soient mises en place pour lutter contre le SEAH, conformément à la politique de Protection de l'EUMC et au Code de conduite et d'éthique de l'EUMC.

POURQUOI TRAVAILLER AVEC L'EUMC ?

Rejoignez-nous. Notre travail est important, novateur et gratifiant. Nous encourageons la curiosité, l'innovation et la flexibilité.

L'EUMC offre un environnement de travail international dynamique avec une main-d'œuvre interculturelle diversifiée. Nous offrons à nos employés des opportunités passionnantes de mettre en pratique leurs compétences et d'acquérir de l'expérience tout en faisant une différence dans la vie des jeunes du monde entier. Les employés de l'EUMC travaillent dur pour créer un changement durable dans les domaines de l'éducation, des opportunités économiques et de l'autonomisation.

Le bureau de l'EUMC au [pays] est situé dans le [quartier]. Voici quelques-uns des avantages dont vous bénéficierez en travaillant avec nous :

• Semaine de travail de 35 heures avec possibilité d'horaires flexibles.
• Environnement propice au télétravail, avec accès gratuit à nos bureaux d'Ottawa.
• 4 semaines de congés annuels.
• 10 jours de maladie et 5 jours de congés spéciaux rémunérés.
• Assurance complète (santé et dentaire) pour vous et vos personnes à charge, couverte à 100 % par l'employeur.
• Contributions au REER collectif dès le premier jour.
• Remboursement de 300 $ pour l'équipement de bureau à domicile.
• Complément aux prestations de congé parental.
• Intégration au sein d'une équipe amicale, attentionnée et enthousiaste !

CANDIDATURES

Les activités de l'EUMC visent à réduire les inégalités et à favoriser le développement durable à travers le monde ; l'éthique de travail de notre personnel, de nos volontaires, de nos représentants et de nos partenaires doit correspondre aux valeurs et à la mission de l'organisation. L'EUMC promeut la responsabilité, le respect, l'honnêteté et l'excellence professionnelle et ne tolère aucune forme de harcèlement, de coercition, d'exploitation sexuelle ou d'abus.

Les personnes en situation de handicap qui ont besoin de mesures d'adaptation durant le processus de candidature, ou celles qui souhaitent obtenir l'offre d'emploi dans un format différent, peuvent envoyer une demande par courriel à [email protected].

EUMC est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes capacités. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.

Nous pourrions utiliser des outils d'intelligence artificielle (IA) pour faciliter le tri initial des candidatures en fonction des critères énoncés dans la description de poste. La décision finale concernant l'entrevue et l'embauche demeure toutefois la responsabilité de notre équipe de recrutement dévouée.