Administrateur de base

OFFRE D’EMPLOI

People In Need est une organisation internationale non-gouvernementale sans but lucratif créée en 1992 et basée en République Tchèque. Actuellement, PIN est active dans 23 pays dans le monde. Depuis 2015, PIN est l'une des ONG les plus importantes dans les États membres de l'UE qui travaillent dans les secours et le développement.

PIN a démarré ses activités au Sud-Kivu, en RDC en 2008. PIN est active notamment dans les secteurs de santé, sécurité alimentaire, justice, EHA et nutrition. Elle est aussi le Co-lead du cluster nutrition/ Sud Kivu.

People In Need recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires. La sélection du personnel est faite sur une base concurrentielle, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les genres.

Ainsi, les Candidatures féminines, des personnes vivant avec handicap sont vivement encouragées

Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement au sein de PIN est équitable, transparent et gratuit.

PIN n’exige de pont de vin, de frais, ni de paiement, en aucun stade du processus de recrutement.

Au cas où quelqu’un vous adresse une telle demande, veuillez rapporter cela dans la boite à suggestion ou à cette adresse [email protected]

Poste : Administrateur de base

Département : RH/ Administration et Finances

Lieu : BARAKA ZS DE FIZI

Superviseur hiérarchique : Chef de projet

Superviseurs techniques: Coordinateur RH et Finance

Date limite de dépôt : Le   5/12 /2025

Responsabilités générales : L’administrateur de base est responsable de tous les aspects de travail de finances, RH et de l’administration de la base. Il/Elle est chargé(e) notamment de la gestion de la caisse de la base, de l’archivage des documents administratifs et il/elle est disponible pour appuyer le programme et l’administration PIN dans les autres tâches administratives.

Responsabilités

Gestion de la trésorerie

• Administrateur de base est responsable de la gestion de la caisse du terrain
• Prépare la demande de fonds pour la réalisation des activités du terrain.
• En collaboration avec son superviseur des finances, il approvisionne la petite caisse du terrain   
• Sert les avances de staff terrain et paie les fournisseurs.
• Enregistre les transactions dans à importer dans Navision et met à jour quotidiennement le livre de caisse, s’assure que tous les documents comptables sont approuvés correctement et conformément aux règlements du PIN, et que toutes les transactions sont accompagnées des pièces justificatives appropriées, vérifiées par FO.
• Effectue des rapprochements hebdomadaires et mensuels
• S’assure que tous les documents sont envoyés à la coordination centrale pour archivage
• Effectuer un contrôle régulier des avances opérationnelles ouvertes, et communiquer avec les personnes concernées par les avances injustifiées.
• Servir des avances staff terrain sur la base de documents dûment approuvés.

Gestion des RH/Administration

Gérer le personnel du projet notamment en ce qui concerne le suivi des heures d’arrivée au travail et de sortie, des absences, des congés, des évaluations des performances,

• Mettre à jour les dossiers du personnel du projet, assister aux recrutements si besoin sur tout ceux de staffs locaux.
• Sur autorisation du chef de projet, présenter PIN auprès des autorités administratives et politiques

Facturation

• L’administrateur de base est responsable du traitement comptable approprié des factures entrantes sans aucun retard nécessaire.
• Il envoie à Bukavu toutes les factures nécessitant une approbation dans le système en place après leur vérification.

Autres

• Participe à la formation et au renforcement des capacités des collègues nouvellement recrutés au terrain.
• Promouvoir activement le respect des procédures administratives et financières au sein de l'équipe de la mission PIN en RDC, être vigilant en cas de non-respect d'une procédure financière.
• Participe au recrutement de staff support au terrain
• Gere les présences, absences et TimeSheet du staff au terrain

Formation/Expérience

Obligatoire :

-        Education : Au moins un diplôme de Graduat en Economie, gestion financière, sciences Administratives ou tout autre domaine pertinent.

-        Expérience : Expérience professionnelle d’au moins 1 an dans la gestion des RH, Administration et finances, dans le secteur humanitaire ou privé. Expérience de travail avec les ONG est un avantage

-        Expertise/connaissance technique : connaissances pratiques en gestion du personnel, procédures administratives et financières, informatique

-        Informatique : Bonne connaissance d'Excel (tableaux, formules de base), de Word et d'Outlook.

-        Langues : Parfaite maitriseduswahili et du français (oral et écrit), une connaissance de base de l'anglais est requise

-        Autre : bonne aptitude physique, manuel, débrouillard, bon comportement, personne de confiance, Flexibilité et facilité d’apprendre, Être sérieux et strict dans le respect de temps, Bon sens/bonnes capacités organisationnelles, être attentif aux détails et gérer efficacement son temps, Forte compréhension de la confidentialité, La connaissance de l’anglais est un atout.

-        Expérience de travailler en consortium avec plusieurs ONG/ONGI est un atout

Avantages de travailler pour PIN   

·        Salaire basé sur l'échelle salariale interne. Les candidats seront informés au début du processus de recrutement.

·        Horaire de travail standard de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi.   

·        Per diem et indemnité de logement pour le travail en dehors du bureau d'affectation, selon le lieu.  

·        PIN accord l’indemnité de transport à ses employés 

·        PIN couvre tous les frais liés aux déplacements professionnels (par exemple, la visite de sites de projets). Cela comprend l'hébergement et le transport.   

·        18 jours de congés annuels payés (soit 1.5 jours par mois) et après 5 ans ininterrompus de service, 24 jours de congés annuels (soit 2 jours par mois).  

·        Soins médicaux, PIN couvre une assistance médicale complète : HPRGB et BIOPHARM pour l’employé(e), son conjoint et ses enfants.  

·        Congé de maladie entièrement payé jusqu'à un mois  

·        Congé de maternité de 14 semaines staffs de la coordination conformément à la loi, pendant lequel 2/3 du salaire est versé et 6 mois plus 3 mois de travail au bureau de la coordination pour tout staff femme recrutée à BUKAVU et délocalisée sur le terrain, 

·        Réduction de la journée de travail d'une heure pendant les 6 mois suivants le retour du congé de maternité.  

·        Congé de paternité de 2 jours pour les staffs de la coordination et 5 jours pour les staffs délocalisés.  

·        Crédits de communication sont donnés mensuellement  

·        PIN favorise une croissance de la carrière et la mobilité interne   

·        Environnement international avec la possibilité d'apprendre des autres programmes nationaux de PIN et des départements basés au siège à travers des échanges via diverses plates-formes (Skype, teams,).    

·        Renforcement des capacités avec des formations internes et externes, y compris la formation d'initiation.  

·        Des cours d'anglais pendant le temps de travail  

·        Possibilités d'apprentissage interne en ligne, comme l'accès à la plateforme e-learning de PIN et aux webinaires.   

·        PIN organise des événements d'entreprise pour renforcer l'esprit d'équipe  

·        Environnement de travail amical et équitable avec un petit collectif où tout le monde se connaît. 

-      Nous nous engageons à garantir la diversité et l'égalité des sexes au sein de notre organisation et encourageons les candidat.e.s issu.e.s de milieux divers à postuler. Le personnel doit respecter le Code de conduite qui peut être lu ici : peopleinneed.canto.global/b/HM73G.

Les dossiers de candidatures doivent contenir :

-      Un CV actualisé avec trois (3) personnes de référence (2 superviseurs directe et 1 contact de RH récent) et leurs contacts téléphoniques et E-mail.

-      Une lettre de motivation décrivant l’expérience et les qualités du candidat dans le domaine précité. 

-      Photocopies des diplômes, attestations de services rendus et preuves de formation

-      Pour tous les candidats, une copie de la carte d’ONEM sera exigée.

D’autres documents afin de compléter les dossiers seront exigés plus tard pour les candidats retenus pour les prochaines étapes.

Ce poste vous intéresse ? Postulez :

Vous pouvez postuler via Workable en cliquant sur ce lien : 

PIN n'accepte que les candidatures en ligne via Workable, les documents papier ne seront pas pris en compte.

NB :

1)     Les candidats présélectionnés seront conviés à un test écrit et un test oral.

2)     Les candidatures féminines des autochtones et ou des déplacés sont vivement encouragées.

3)     Le candidat recruté est sensé avoir été recruté à BUKAVU.

                                                                                                                                  Fait à BUKAVU le 25/11/2025

                                                                                                                                          Pour l’Administration PIN