Adjoint(e) administratif(ve)

L’adjoint(e) administratif(ve) est responsable de collaborer avec l’adjoint(e) de direction pour soutenir le bureau du président et chef de la direction. Aux côtés de l’adjoint(e) de direction, vous contribuerez à la réalisation des objectifs d’affaires et du département, à la gestion des tâches administratives, des dépenses, de la conformité, du calendrier, des déplacements, des événements, de la correspondance et des présentations, tout en démontrant un intérêt marqué et une bonne compréhension des placements institutionnels.

Description de l’équipe

Le Bureau du chef de la direction (OCEO) joue un rôle stratégique et facilitateur en appuyant le leadership du chef de la direction de CPP Investments. Il maintient une petite équipe hautement performante qui collabore à l’échelle de l’organisation afin de faire progresser les priorités de l’entreprise et de veiller à ce que le temps et l’attention du chef de la direction soient consacrés aux activités à plus forte valeur ajoutée.

L’équipe de l’OCEO fournit un soutien stratégique, en gestion de projet et administratif direct au chef de la direction. Cela comprend la coordination des responsabilités quotidiennes, la préparation du chef de la direction pour les engagements internes et externes, l’identification et la hiérarchisation des enjeux clés, l’assurance de l’alignement entre les initiatives organisationnelles et les objectifs stratégiques, ainsi que la facilitation d’une collaboration efficace entre les départements.

En somme, l’OCEO agit comme un centre névralgique qui renforce l’efficacité et la performance du rôle de chef de la direction, assurant une exécution harmonieuse de la stratégie d’entreprise et des priorités organisationnelles.

Responsabilités :

• Anticiper les besoins administratifs du département et contribuer à l’amélioration de la structure, des processus et des procédures administratives, selon les besoins.
• Gérer et hiérarchiser les priorités, et prendre un éventail de décisions ayant un impact croissant au nom du président et chef de la direction.
• Gérer de manière proactive un calendrier complexe, y compris la planification des réunions internes et externes, des appels, des rendez-vous et des déplacements.
• Soutenir le président et chef de la direction dans la gestion de toutes les réunions (préparation et suivi des éléments à traiter) et documenter ou assurer le suivi des points d’action, au besoin.
• Organiser et gérer des déplacements internationaux complexes, incluant la planification des itinéraires et des activités connexes.
• Collaborer avec les partenaires externes, les adjoint(e)s, les fournisseurs et autres parties prenantes pour organiser des réunions ou des événements dans différents pays et villes à travers le monde.
• Effectuer le rapprochement des dépenses sur carte de crédit et saisir les informations dans le système mondial de gestion des dépenses. Produire des rapports de dépenses, au besoin.
• Coordonner et superviser la planification d’événements d’équipe ou organisationnels, selon les besoins.
• Collaborer avec les autres adjoint(e)s de direction et les équipes afin d’améliorer l’efficacité et de fournir un soutien global au département.
• Agir à titre d’ambassadeur de CPP Investments en jouant un rôle clé dans la représentation du bureau de direction à l’interne et à l’externe. Effectuer son travail de manière professionnelle, courtoise et accessible.
• Gérer des dossiers hautement sensibles et confidentiels liés aux activités quotidiennes du département et/ou de l’organisation.

• Diplôme collégial ou universitaire requis.
• De 2 à 3 ans d’expérience en soutien administratif dans une organisation dynamique et à haute visibilité.
• Esprit d’initiative, proactivité et autonomie; capable de prendre la responsabilité des projets et de respecter les délais alignés sur les objectifs d’affaires.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale et en relations interpersonnelles. Capacité à établir des relations durables, positives et constructives.
• Capacité démontrée à faire preuve de discrétion et à maintenir la confidentialité, tout en inspirant confiance et respect aux parties prenantes.
• Expérience en gestion de calendriers complexes, en organisation de réunions et d’événements de haut niveau, en planification de voyages et en gestion des dépenses.
• Grande attention aux détails et à la précision; excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et priorités dans des délais serrés.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec d’autres applications, selon les besoins.
• Expérience dans les secteurs de la banque d’investissement, du conseil ou des services financiers considérée comme un atout.
• Capacité et disponibilité pour travailler à des horaires variables selon les priorités et échéanciers de l’organisation.

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À RPC Investissements, nous tenons à promouvoir la diversité et un accès équitable aux occasions d’emploi fondé sur les capacités.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus d’embauche.

Notre engagement en matière d’inclusion et de diversité :

En plus de nous employer à bâtir une équipe comptant des talents variés, nous nous assurons d’offrir un milieu inclusif et accessible à tous. Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple, du matériel dans un autre format et des salles de réunion accessibles), n’hésitez pas à nous en faire part. Nous collaborerons avec vous pour y répondre.

Avertissement :

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