Présentation de Mines Saint-Etienne
« École d’ingénieur.e.s responsable, moteur d’innovations à impact sociétal » traduit l’engagement de nos enseignants-chercheurs et de notre personnel administratif et technique pour relever les défis des grandes transitions du XXIe siècle. Forts d’une histoire de plus de 200 ans, de l’excellence de nos personnels et de nos étudiant.e.s, nous assurons des missions de formation, de recherche, d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et industrielle. Avec 2 500 élèves, 500 personnels, et un budget de 50 M€, nous rayonnons sur 3 campus dédiés à l’industrie des futurs, à la santé et au bien-être et à la souveraineté numérique et microélectronique, situés dans 3 métropoles majeures : Saint-Etienne, Lyon et Aix-Marseille-Provence. Classée par le magazine l’Etudiant dans le TOP 10 national et présente dans les classements internationaux, Mines Saint-Etienne est membre du réseau T.I.M.E. des meilleures « Technological Universities » mondiales et, par son appartenance à l’Institut Mines-Telecom, membre de l’Université Européenne EULIST.
Rejoindre aujourd’hui Mines Saint-Etienne, c’est faire le choix de contribuer à son impact sur la société et sur les défis des grandes transitions du XXIe siècle, dans un environnement stimulant, international et à taille humaine, au service de nos étudiants, enseignants, chercheurs, partenaires industriels et universitaires. C’est aussi le choix de rejoindre une équipe qui vous fera progresser dans vos compétences et vous donnera envie de continuer avec nous.
UNE ECOLE DE L’INSTITUT MINES-TELECOM :
L’Institut Mines-Télécom est le 1er groupe public de Grandes Écoles d’ingénieur.e.s et de management de France. Constitué de huit Grandes Écoles publiques et de deux écoles filiales, l’Institut Mines-Télécom anime et développe un riche écosystème d’écoles partenaires, de partenaires économiques, académiques et institutionnels, acteurs de la formation, de la recherche et du développement économique.
La stratégie 2023-2027 de Mines Saint-Etienne s’inscrit dans celle de l’Institut Mines Telecom. Elle a pour ambition d’accompagner les transitions écologique, numérique, et générationnelle et d’en former les acteurs et de soutenir la souveraineté nationale et européenne en microélectronique et numérique.
Pour mettre en œuvre cette stratégie, elle recrute une ou un Gestionnaire de scolarité.
ENVIRONNEMENT DU POSTE ET DESCRIPTION DES MISSIONS :
Direction de la Formation
La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles : Scolarité Saint-Etienne, Scolarité Provence, Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.
Les pôles de scolarité assurent les processus administratifs allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne, dans les cursus suivants :
Par ailleurs, dans le cadre de son plan stratégique, Mines Saint-Étienne met en œuvre une augmentation de ses effectifs étudiants de 20%, d’une part en apprentissage et d’autre part par la création de nouvelles formations, les trois premières en cours d’accréditation par la Cti :
• Ingénieur de spécialisation (en un an) « Impact climatique » ;
• Ingénieur de spécialisation (en un an) « Industrie du futur » ;
• Postbac (en deux ans) « cycle Préparatoire et Diplômant en Ingénierie de la Santé » ;
Description des missions
La personne retenue interviendra sous l’autorité du responsable du pôle Scolarité Saint-Etienne, sur l’ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.
- Mise en place de divers processus administratifs dans le cadre du partenariat MSE-ISTP ;
- Suivi des inscriptions en liaison avec le service recrutement de l’ISTP ;
- Organisation de l’usage de moyens patrimoniaux (salle, hors plateformes)
- Suivi des heures de face-à-face pédagogiques réalisés par les personnels de Mines Saint-Etienne ;
- Suivi du processus de diplomation, archivage et gestion de demandes post-diplomation ;
- Reporting auprès de l’IMT et de divers organismes externes (Cti, CDEFI,…)
- Ces missions seront assurées en liaison fonctionnelle avec : (i) les personnels de l’ISTP en charge de la gestion de quatre formations d’ingénieur de spécialité et (ii) le chargé de mission « Apprentissage » de l’Ecole.
- Gérer les processus de candidature et d’admission sur dossiers : premiers contacts, vérification des dossiers, transfert aux responsables de formation pour décision, notifications des décisions après l’admission, préparation des inscriptions administratives et pédagogiques ;
- Gérer le suivi de la scolarité au quotidien : saisie des informations dans le SI, établissement de certificats et d’attestations, gestion des résultats académiques et des conventions de stage ;
- Contribuer aux jurys des études (bilans de synthèse des résultats académiques, préparation des décisions d’attribution de diplôme, édition des documents associés) ;
- Gérer au quotidien l’interface entre les élèves, les enseignants et les équipes administratives, faciliter la résolution des problèmes associés ;
- Contribuer à l’identification et au suivi des étudiants en difficulté en concertation avec les personnes compétentes (service social, psychologue, médecine de prévention)
- Assister les utilisateurs dans la planification des activités sur le SI Scolarité ;
- Gérer le processus de diplomation, d’archivage et les demandes post-diplomation ;
- Reporting auprès de l’IMT et de divers organismes externes (Cti, CDEFI,…)
En fonction de besoins, le/la gestionnaire de scolarité pourra être mobilisé(e) sur d’autres missions comme : organisation administrative, participation à la surveillance des examens et concours, soutien à l’organisation d’événements organisés par l’école ou les élèves.
Ces missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins perçus ou de l’organisation et des nouveaux besoins.
Le poste est basé sur le campus de Saint-Étienne. La participation à des activités sur les campus de Aix-Marseille-Provence/Lyon et les collaborations internationales sont encouragées.
