UNE OU UN ADMINISTRATEUR DU SYSTEME D’INFORMATION À LA DIRECTION DE LA FORMATION- CDD 36 mois DIRECTION DES FORMATIONS

Présentation de Mines Saint-Etienne

« École d’ingénieur.e.s responsable, moteur d’innovations à impact sociétal » traduit l’engagement de nos enseignants-chercheurs et de notre personnel administratif et technique pour relever les défis des grandes transitions du XXIe siècle. Fort d’une histoire de plus de 200 ans, de l’excellence de nos personnels et de nos étudiant.e.s, nous assurons des missions de formation, de recherche, d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et industrielle. Avec 2 500 élèves, 500 personnels, et un budget de 50 M€, nous rayonnons sur 3 campus dédiés à l’industrie des futurs, à la santé et au bien-être et à la souveraineté numérique et microélectronique, situés dans 3 métropoles majeures : Saint-Etienne, Lyon et Aix-Marseille-Provence. Classée par le magazine l’Etudiant dans le TOP 10 national et présente dans les classements internationaux, Mines Saint-Etienne est membre du réseau T.I.M.E. des meilleures « Technological Universities » mondiales et, par son appartenance à l’Institut Mines-Telecom, membre de l’Université Européenne EULIST.

Rejoindre aujourd’hui Mines Saint-Etienne , c’est faire le choix de contribuer à son impact sur la société et sur les défis des grandes transitions du XXIe siècle, dans un environnement stimulant, international et à taille humaine, au service de nos étudiants, enseignants, chercheurs, partenaires industriels et universitaires. C’est aussi le choix de rejoindre une équipe qui vous fera progresser dans vos compétences et vous donnera envie de continuer avec nous.

UNE ECOLE DE L’INSTITUT MINES-TELECOM :

L’Institut Mines-Télécom est le 1er groupe public de Grandes Écoles d’ingénieur.e.s et de management de France. Constitué de huit Grandes Écoles publiques et de deux écoles filiales, l’Institut Mines-Télécom anime et développe un riche écosystème d’écoles partenaires, de partenaires économiques, académiques et institutionnels, acteurs de la formation, de la recherche et du développement économique.

La stratégie 2023-2027 de Mines Saint-Etienne s’inscrit dans celle de l’Institut Mines Telecom. Elle a pour ambition :

• · d’accompagner les transitions écologique, numérique, et générationnelle et d’en former les acteurs,
• · de soutenir la souveraineté nationale et européenne en microélectronique et numérique.

Pour mettre en œuvre cette stratégie, elle recrute une ou un administrateur du système d’information.

DESCRIPTION ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :

Direction de la Formation

La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles : Scolarité Saint-Etienne, Scolarité Provence, Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.

Les pôles de scolarité assurent les processus administratifs allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne, dans les cursus suivants :

• Ingénieur Civil des Mines (ICM), sur le campus de Saint-Etienne ;
• Ingénieur spécialisé en microélectronique et informatique (ISMIN), sur le campus Provence ;
• 14 parcours de Diplômes Nationaux de Master, dont 7 enseignés intégralement en anglais, dont deux Masters Erasmus-Mundus ;
• 5 parcours de formation spécialisée (Mastères Spécialisés - MS et Master of Science - MSc de la CGE) ;
• 4 cursus d’Ingénieur sous statut salarié en partenariat avec l’ISTP (Institut Supérieur des Techniques de la Performance, en apprentissage et en formation continue), notamment sur les processus allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne.

Par ailleurs, dans le cadre de son plan stratégique, Mines Saint-Étienne met en œuvre une augmentation de ses effectifs étudiants de 20%, d’une part en apprentissage et d’autre part par la création de nouvelles formations :

• Ingénieur de spécialisation (en un an) « Impact climatique » ;
• Ingénieur de spécialisation (en un an) « Industrie du futur » ;
• Licence en sciences et ingénierie (en deux ans) « Ingénierie et santé » ;
• Formations spécialisées (MS) « Coordonnateur de la démarche résilience des organisations », « Manager de la cybersécurité industrielle », « Économie circulaire pour les territoires et entreprises en transition ».

Les pôles transverses de Professionnalisation, International et d’Ingénierie pédagogique mettent en œuvre des actions d’accompagnement auprès des étudiants et des enseignants, dans la logique d’amélioration des processus métier et d’acquisition des compétences.

Sous la responsabilité du Directeur de la Formation en relation fonctionnelle avec les directeurs des études de cursus ICM et ISMIN qui assurent la responsabilité des pôles scolarité sur le campus de St-Etienne et de Provence et en interaction forte avec la Direction des Systèmes d’Information, vous aurez pour principales missions :

Les missions sont explicitées ci-dessous de façon chronologique en trois séquences :

Implémenter les nouvelles formations dans le SI Formation en place (OpenPortal, appelé en interne Prométhée) :

- Comprendre l’architecture de l’ensemble de formations de l’Ecole ;

- Identifier les besoins spécifiques sur le campus Provence et en assurer la gestion en collaboration avec le service scolarité ;

- Décrire et formaliser les processus métier liés à chacune de formation ainsi que leur implantation et fonctionnement dans Prométhée ;

- Implémenter les nouvelles formations dans Prométhée, en collaboration avec le service scolarité sur le campus St-Etienne ;

- Répertorier les fonctionnalités indispensables pour le futur SI Formation, ainsi que d’autres, souhaitables mais qui ne sont pas présentes dans Prométhée, pour une gestion optimale des étudiants en formation, dès leur inscription à la diplomation ;

- Représenter l’Ecole dans les communautés de pratiques au niveau régional et national et identifier les SI les mieux adaptés aux processus métier de Mines St-Etienne ;

- Définir le cahier des charges pour l’acquisition du nouveau SI Formation.

Au moment du recrutement, ce travail sera déjà amorcé, il conviendra de rejoindre l’équipe en place avec des interactions naturellement fortes avec les pôles scolarités sur les deux campus et la Direction des Systèmes d’Information.

Mettre en place le nouveau SI Formation en version test, en parallèle de Prométhée

- Procéder au benchmarking sur les deux/trois SI Formation présélectionnés ;

- Mettre en place une Task Force constituée d’enseignants-chercheurs et de personnel DF/DSI pour procéder à l’évaluation de ces SI, aux tests et recueils des feedbacks auprès des écoles utilisatrices ;

- Participer au choix définitif du système et d’options éventuelles ;

- Participer à son installation à l’Ecole par la DSI;

- Implémenter les deux formations d’ingénieur ICM et ISMIN en mode test à la rentrée 2026 ;

- Implémenter d’autres formations, toujours en mode test, durant l’année académique 2026/27 ;

- Vérifier le bon fonctionnement par comparaison entre les deux SI Formation ;

- Identifier et gérer les problèmes éventuels en interaction avec la DSI ;

- Continuer à représenter l’Ecole dans les communautés de pratiques au niveau régional et national afin de partager son expérience et se nourrir de celles des autres ;

- Mettre en place le cycle de formation pour les membres de la direction de la Formation

- Mettre en place le cycle de formation à destination des enseignants-chercheurs, et de manière plus large de tous les utilisateurs potentiels ;

- Créer des conditions favorables pour passer le nouveau SI formation en mode réel sur toutes ou une partie de formations, à la rentrée 2027.

Administrer le nouveau SI Formation

- Gérer et optimiser le fonctionnement du nouveau SI Formation sur les cursus ICM et ISMIN ;

- Finaliser le passage d’autres formations sur le nouveau SI Formation ;

- Abandonner l’ancien système au plus tard à la fin de l’année académique 2026/27 (fin de contrat de maintenance) ;

- Administrer le nouveau système au service de l’ensemble de formations sur les trois campus (Saint-Etienne, Provence et Lyon qui accueille quelques formations de spécialisation de type Mastère Spécialisé ou Ingénieur de Spécialisation) ;

- Etre le référent métier auprès d’autres directions ou services de l’école, en particulier la Direction des Systèmes d’Information (DSI) et dans une moindre mesure la direction du patrimoine ;

- Mettre en place les modalités d’interactions avec les usagers (la DF et les corps d’enseignants) afin d’optimiser le fonctionnement ;

- Continuer à représenter l’Ecole dans les communautés de pratiques au niveau régional et national, notamment pour assurer les réponses automatisées aux enquêtes et la remontée des indicateurs formation en interne et auprès de la DG IMT ;

- Assurer les formations périodiques à destination de nouveaux usagers ainsi que des sessions de « recyclage de compétences » ;

- Chercher à rendre le SI formation le plus simple et le plus convivial d’utilisation pour tous les usagers.

Ces missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins perçus ou exprimés par les étudiants et les enseignants.

Elle fera partie du Comité de Pilotage de la DF regroupant tous les responsables de pôles.

Ses missions vont évoluer en fonction du temps, du fait de changement programmé du SI Formation, dont la réussite, accompagnée de la satisfaction de l’ensemble de partie prenantes, constitue le cadre général.

Le poste est basé sur le campus de Saint-Étienne. La participation à des activités opérées par les campus de Aix-Marseille-Provence/Lyon et les collaborations internationales sont encouragées.