At Eurostar we’re busy making Europe’s most loved travel experience better than ever. Join us and you’ll be part of a dynamic, connected, cosmopolitan team that feels at home in four countries and shares the same goal – to create an experience for our passengers that’s always truly exceptional. Do you want to be part of this journey?
An opportunity has arisen to join Eurostar as its Support Communication et Logistique (VIE).
The position of Support Communication et Logistique (VIE) is reporting to the Logistics Manager:
You will work closely with the chargée Communication process et Métier, assisting her in drafting articles, possibly translating them, and archiving documentation.
You will also supplement the on-site logistics team, directly liaising with onboard personnel to provide them with equipment according to their needs, and you will serve as a communication link.
This position is based in Brussels, with travel to Paris and London, and possibly other trips within Belgium, the Netherlands, or Germany.
Chez Eurostar, nous nous efforçons de rendre l'expérience de voyage la plus appréciée d'Europe encore meilleure que jamais. Rejoignez-nous et vous ferez partie d'une équipe dynamique, connectée et cosmopolite qui se sent chez elle dans quatre pays ax``et qui partage le même objectif - créer une expérience pour nos passagers qui soit toujours vraiment exceptionnelle. Voulez-vous faire partie de ce voyage ?
Une opportunité se présente pour rejoindre Eurostar en tant que Support et Communication Logisitique (VIE).
Le poste de Support Communication et Logistique (VIE) est rattaché au Manager Logistique :
Vous travaillerez en étroite collaboration avec la chargée Communication process et Métier, et l’aiderez dans la rédaction de ses articles, éventuellement les traductions, et l’archivage de la documentation.
Vous complèterez aussi l’équipe logistique sur site, en lien direct avec les personnels de bord, à qui vous fournirez les équipements en fonction des besoins, et vous ferez le relais de la communication.
Ce poste est basé à Bruxelles avec des déplacements à Paris et Londres, et d’autres éventuellement en Belgique, Hollande ou en Allemagne.
Requirements
We are looking for someone to...
- Document new and existing processes.
- Coordinate and optimize communication with onboard personnel to improve traveler and onboard staff satisfaction.
- Develop and maintain communication guidelines for onboard staff.
- Oversee orders and deliveries; manage inventory as efficiently as possible (inventory tracking, anticipation, etc.).
- Ensure proper maintenance of onboard staff equipment (allocation/renewal, cleaning/repair, etc.); assist teams with placing orders if necessary.
- Distribute/facilitate the receipt of equipment (distribution scheduling, etc.); inform staff about deliveries and equipment updates (notifications, etc.).
- Manage and distribute emergency bags (participate in updating documentation, ensure their contents are correct).
- Manage invoices and monitor contractor contracts.
- Ensure compliance with regulations and budget constraints.
- Contribute to Logistics reporting (e.g., stock levels, delays, lateness, staff satisfaction, etc.); participate in the department’s budget monitoring.
- Participate in optimizing the logistics process (e.g., streamlining, ticketing, writing procedures, etc.); manage documentation (printing contracts, etc.).
- Contribute to site management in support of Facilities services, including ordering and replacing defective equipment/furniture.
- Regularly check the condition of the building and compliance with safety standards; manage documentation and perform requested reporting; participate in organizing evacuation drills; initiate interventions if necessary (security, electricity, data, cleanliness, access, sanitation, etc.).
- Coordinate maintenance and work requests with contractors; monitor projects, work, and interventions.
- Support the IT Department on-site if necessary, for example: level 1 troubleshooting, managing printers, etc.
You'll need...
- A Master’s degree or equivalent.
- Specialisation in Communication or a related field.
- 1 to 4 years of experience in a similar role.
- Advanced proficiency in communication and process management.
- Advanced skills in oral and written presentation.
- Strong command of the Office Suite.
- Excellent relationship management and interpersonal skills.
- Highly proactive with a strong service orientation.
- A practical mindset with a strong sense of teamwork and autonomy.
- Intermediate experience in document management and logistics.
- Intermediate ability in managing invoices and contracts.
- Basic knowledge of the transport/travel sector.
- Advanced proficiency in French and English.
Desirable:
- Basic to advanced proficiency in Dutch.
- Basic proficiency in German.
Nous recherchons une personne pour...
- Documenter les processus nouveaux et existants
- Coordonner et optimiser la communication avec le personnel à bord afin d’améliorer la satisfaction des voyageurs et du personnel à bord
- Élaborer et tenir à jour des lignes directrices en matière de communication à l’intention du personnel à bord.
- Superviser les commandes et les livraisons ; Gérer les stocks le plus efficacement possible (inventaire, anticipation, etc.).
- S’assurer du bon entretien des équipements du personnel de bord (allocations/renouvellement, nettoyage/réparation, etc.) ; aider les équipes à passer commande si nécessaire.
- Distribuer / faciliter la réception des équipements (planning de distribution, etc.) ; informer le personnel des livraisons et des évolutions d’équipements (notification, etc.).
- Gérer et distribuer les sacoches de secours (participer à la mise à jour de la documentation, s’assurer du contenu de celles-ci).
- Gérer les factures et suivre les contrats des prestataires.
- Veiller au respect de la réglementation et des contraintes budgétaires.
- Contribuer au suivi du reporting Logistique (par exemple : stock, délais, retard, satisfaction du personnel, etc.) ; Participer au suivi budgétaire de la direction.
- Participer à l’optimisation du process logistique (par exemple : rationalisation, ticketing, rédaction de procédures, etc.) ; Gérer la documentation (contrats d’impression, etc.)
- Contribuer à la gestion du site en appui des services Facilities ; notamment : Commander et remplacer les équipements / mobiliers défectueux.
- Vérifier régulièrement l’état du bâtiment et le respect des normes de sécurité ; gérer la documentation et effectuer les reportings demandés ; participer à l’organisation des exercices d’évacuation ; déclencher les interventions si nécessaire (sécurité, électricité, data, propreté, accès, sanitaire, etc.)
- Coordonner la maintenance et les demandes de travaux avec les prestataires ; suivre les chantiers, travaux et interventions.
- Appuyer si nécessaire la Direction Informatique sur le site, avec par exemple : dépannage de niveau1, gestion des imprimantes, etc.
Vous avez...
- Un Master ou un diplôme équivalent.
- Une spécialisation en Communication ou un domaine similaire.
- 1 à 4 ans d'expérience dans un rôle similaire.
- Une maîtrise avancée en communication et gestion de processus.
- Des compétences avancées en présentation orale et écrite.
- Une forte maîtrise de la suite Office.
- Une excellente gestion des relations et compétences interpersonnelles.
- Une grande proactivité avec un fort sens du service.
- Un esprit pratique avec un fort sens du travail en équipe et de l'autonomie.
- Une xpérience intermédiaire en gestion documentaire et logistique.
- Une compétence intermédiaire en gestion des factures et contrats.
- Connaissance de base du secteur transport/voyage.
- Maîtrise avancée du français et de l'anglais.
Desirable:
- Maîtrise de base à avancée du néerlandais.
- Maîtrise de base de l'allemand.
Benefits
Important: To be eligible for this VIE, please ensure that you meet the VIE criteria, including the following:
- Be between 18 and 28 years old at the time of application. You must start the assignment before the day of your 29th birthday.
- Be a French citizen or a national of the European Economic Area (EEA), including the specified member countries.
- Have a clean criminal record and be fully entitled to civil rights.
Important : Pour être éligible à ce VIE, veuillez vous assurer de répondre aux critères VIE notamment les suivants :
- Être âgé(e) de 18 à 28 ans au moment de l'inscription. Le départ doit se faire au plus tard le jour précédant le 29e anniversaire.
- Être citoyen(ne) français(e) ou ressortissant(e) de l'Espace économique européen (EEE), incluant les pays membres spécifiés.
- Posséder un casier judiciaire vierge et jouir pleinement de ses droits civiques.
