JOB SUMMARY
English
- Oversee the day-to-day running (planning, receipt and storage, inventory, control, and distribution of materials) of stores to ensure access to necessary materials and supplies and meet quality standard to achieve key results and support company strategies.
Français
- Superviser le fonctionnement quotidien (planification, réception et stockage, inventaire, contrôle et distribution des matériaux) des magasins afin de garantir l'accès aux matériaux ainsi que les fournitures nécessaires en respectant les normes de qualité pour atteindre les principaux résultats et soutenir les stratégies de l'entreprise.
KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES
English
Operational & Functional
- Oversee all stores operations (materials receipts, processing, fulfilment, movement pick-up, monitoring and dispatch …)
- Manage and lead a team of people in allocating workload and managing the day to day operations
- Approve all stock receipts (to) and dispatch (from) plant
- Plan, direct and evaluate efficiency of all stores, depot inventory planning and control activities
- Assume responsibility for efficient management of depot/stores resources such as vehicles, equipment, etc.
- Ensure stores is optimally utilised by constantly reviewing layout, space utilisation and material flow to identify improvement areas.
- Ensure daily records of stores transactions are uploaded onto the system on a regular basis.
- Organise regular/periodic stock count exercises and ensure discrepancies are resolved on a timely basis.
- Investigate incidences of damaged/missing stock in the depot and escalate to Plant Director, where necessary.
- Take adequate steps, including leveraging of existing relationships to ensure timely resolution of depot-related issues and challenges
- Evaluate the training requirements of his subordinates and discuss/ agree training needs with the HAM & Admin Department.
- Provide on-the-job training as well as coaching and mentoring to subordinates, trainees, apprentices…
- Conduct annual performance appraisal of all direct subordinates.
- Implement approved HSE policies and procedures for stores safety.
- Ensure continuous review and assessment of the effectiveness and efficiency of stores management policies, procedures and processes, identify improvement opportunities and make recommendations to the Plant Director.
- Develop periodic performance reports for review and decision making by the Plant Director.
- Develop periodic performance reports for review and decision making by the Plant Director (Operations & Maintenance).
- Coordinate our inbound logistic procedures to maximize quality of delivery
- Contributing to the overall performance of the service through the execution of the target objectives set for it
- Participate in all performance appraisals organised in the organisation (mid-year and end-of-year review of the PMS)
- Attend training courses organized to strengthen skills
- Perform any other duties that may be assigned by the Plant Director.
QSE Responsibilities
- Know and fully apply DCC's QHSE requirements, policies, procedures.
- Take care of his own health and safety in the workplace and ensure that acts or omissions do not adversely affect the health and safety of other people.
- Take appropriate measures to minimize risks to quality, health and the environment.
- Communicate any case of hazardous situation to the Top management or QSE representative.
- Engage in the QHSE system by organizing all mandatory training and awareness
- Propose and carry out improvement, corrective and/or preventive actions.
- The list of missions described in this document is not exhaustive and is subject to change.
Français
Opérationnel et fonctionnel
- Superviser toutes les opérations du magasin (réception des matériaux, traitement, exécution, collecte des mouvements, suivi et expédition...)
- Gérer et diriger une équipe de personnes pour répartir la charge de travail et gérer les opérations quotidiennes
- Approuver toutes les entrées (à) et sorties (de) des stocks de l'usine
- Planifier, diriger et évaluer l'efficacité de tous les magasins, diriger et contrôler les activités d'inventaire des dépôts
- Assumer la responsabilité de la gestion efficace des ressources du dépôt/entrepôts telles que les véhicules, les équipements, etc.
- Veiller à ce que les magasins soient utilisés de manière optimale en examinant constamment l'agencement, l'utilisation de l'espace et le flux de matériel afin d'identifier les domaines à améliorer.
- Veiller à ce que les enregistrements quotidiens des transactions des magasins soient régulièrement téléchargés dans le système.
- Organiser des exercices de comptage des stocks réguliers/périodiques et veiller à ce que les écarts soient résolus en temps utile.
- Enquêter sur les cas de stocks endommagés/manquants dans le dépôt et les transmettre au directeur de l'usine, si nécessaire.
- Prendre des mesures adéquates, notamment en tirant parti des relations existantes pour garantir la résolution en temps utile des problèmes et des difficultés liés au dépôt
- Evaluer les besoins de formation de ses subordonnés et discuter/convenir des besoins de formation avec le département HAM & Admin.
- Fournir une formation sur le lieu de travail ainsi qu'un encadrement et un mentorat aux subordonnés, stagiaires, apprentis...
- Procéder à l'évaluation annuelle des performances de tous les subordonnés directs.
- Mettre en œuvre les politiques et procédures SSE approuvées pour la sécurité des magasins.
- Assurer un examen et une évaluation continus de l'efficacité et de l'efficience des politiques, procédures et processus de gestion des magasins, identifier les possibilités d'amélioration et faire des recommandations au directeur de l'usine.
- Élaborer des rapports de performance périodiques pour examen et prise de décision par le directeur de l'usine.
- Élaborer des rapports de performance périodiques pour examen et prise de décision par le directeur de l'usine (opérations et maintenance).
- Coordonner nos procédures de logistique entrante pour maximiser la qualité de la livraison
- Contribuer à la performance globale du service par l'exécution des objectifs cibles qui lui sont fixés
- Participer à toutes les évaluations des performances organisées dans l'organisation (examen du PMS en milieu et en fin d'année)
- Assister à des cours de formation organisés pour renforcer les compétences
- Exécuter toute autre tâche qui pourrait être assignée par le directeur de l'usine.
Responsabilités QSE
- La liste des missions décrites dans ce document n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer.
- Connaître et appliquer pleinement les exigences, les politiques et les procédures QHSE de DCC.
-
- Prendre soin de sa propre santé et de sa sécurité sur le lieu de travail et s'assurer que les actes ou les omissions ne nuisent pas à la santé et à la sécurité d'autres personnes.
- Prendre les mesures appropriées pour minimiser les risques pour la qualité, la santé et l'environnement.
- Communiquer tout cas de situation dangereuse à la direction générale.
- S'engager dans le système QHSE en organisant toutes les formations et sensibilisations obligatoires
- Proposer et mener des actions d'amélioration, de correction et/ou de prévention.
Requirements
KEY REQUIREMENTS
Education and Work Experience
English
• Bachelor’s Degree in Logistics, Supply Chain or equivalent in any discipline.
• Minimum of eight (8) years relevant experience.
Français
- Bac+3 logistique, chaîne d'approvisionnement ou autre discipline connexe.
- Minimum de huit (8) ans d'expérience de travail pertinente.
Skills and Competencies
English
- In-depth understanding of the cement manufacturing industry trends, challenges, opportunities, regulations, legislation etc.
- Sound knowledge and understanding of the organisation’s product and service offerings.
- Very good knowledge of inventory planning and management principles and techniques
- Good understanding of the distribution and logistics network in Congo and assigned region
- In-depth knowledge of local and DCC approved QHSE policies
- Sound oral and written communication skills
- Good organisation and project management skills
- Good leadership and relationship management skills
- Strong problem solving skills
- Ability to take initiative and act proactively
- Excellent communication and interpersonal skills
- Fluent English both in speaking and writing
- Deep knowledge of warehouse software packages such as SAP functional processes and systems (maintenance, inventories and purchasing modules) and MS office proficiency.
- Proven supervisory skills.
Français
- Compréhension approfondie des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations, de la législation de l'industrie de la fabrication du ciment etc.
- Connaissance et compréhension approfondies de l'offre de produits et de services de l'organisation.
- Très bonne connaissance des principes et techniques de planification et de gestion des stocks
- Bonne compréhension du réseau de distribution et de logistique au Congo et de la région assignée
- Connaissance approfondie des politiques QHSE locales approuvées par le DCC
- De solides compétences en matière de communication orale et écrite
- Bonnes compétences en matière d'organisation et de gestion de projets
- Bonnes compétences en matière de leadership et de gestion des relations
- De solides compétences en matière de résolution de problèmes
- Capacité à prendre des initiatives et à agir de manière proactive
- Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
- Parler et écrire couramment l'anglais.
- Connaissance approfondie des progiciels d'entrepôt tels que les processus et systèmes fonctionnels SAP (modules de maintenance, d'inventaire et d'achat) et maîtrise des MS office.
- Des compétences éprouvées en matière de supervision.
