Rheolwr Swyddfa

Teitl: Rheolwr Swyddfa

Cyflogwr: Voices from Care Cymru

Yn adrodd i: Prif Swyddog Gweithredol

Lleoliad: 45, The Parade, Caerdydd (gyda'r opsiwn i weithio o bell ambell waith)

Oriau: 35 awr yr wythnos (llawn amser)

Cyflog: £30k i £35k y flwyddyn, yn dibynnu ar brofiad

Math o gontract: Parhaol

Rydym yn falch iawn o fod yn gweithio gyda Voices from Care Cymru, elusen i blant sy'n bodoli i wella bywydau plant a phobl ifanc sydd â phrofiad o ofal (plant sy’n derbyn gofal a’r rhai sy’n gadael gofal) yng Nghymru. Gan weithio ledled Cymru, mae’r elusen yn galluogi plant a phobl ifanc i gyflawni eu nodau eu hunain, adeiladu dyfodol llwyddiannus ac yn eu cefnogi i gydweithio â’r rhai sy’n gwneud penderfyniadau er mwyn gwella bywydau’r gymuned gyfan sydd â phrofiad o ofal.

Pwrpas y swydd

Bydd y Rheolwr Swyddfa yn arwain ar gefnogi’r Prif Swyddog Gweithredol a’r staff gyda’r holl ddyletswyddau gweinyddol a chefn swyddfa. Byddant yn cefnogi’r uwch dîm rheoli i sicrhau cydymffurfiaeth y sefydliad â pholisïau a gweithdrefnau mewn perthynas ag iechyd a diogelwch, adnoddau dynol a llywodraethu elusennol, ac yn cefnogi’r Rheolwr Cyllid gyda thasgau ariannol. Byddant hefyd yn cefnogi’r Prif Swyddog Gweithredol gyda rheoli’r dyddiadur, trefniadau teithio ac ati.

Byddant yn cael eu cefnogi gan swyddog gweinyddol rhan amser, ac yn cael mynediad at gyngor arbenigol ar adnoddau dynol a chymorth TG.

Dyletswyddi:

I gyflawni’r holl ddyletswyddau sy’n ymwneud ag adnoddau dynol a recriwtio fel bo’r angen. Mae hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Monitro a chofnodi absenoldebau (ac eithrio gwyliau blynyddol a chyfnewid amser)
• Gweithgareddau recriwtio a chynefino
• Gyda chefnogaeth cyngor arbenigol mewn adnoddau dynol, cyhoeddi dogfennau perthnasol sy’n ymwneud ag adnoddau dynol a chyfraith cyflogaeth, yn ogystal ag anfon llythyrau at staff fel bo’r angen (e.e., estyniad i gontract, adolygiad cyflog, a llythyrau prawf swydd)
• Cefnogi gweithgareddau rheolwyr llinell drwy ddarparu cyngor o ddydd i ddydd ar faterion adnoddau dynol, gan gael mynediad at gyngor arbenigol lle bo angen
• Cynnal cofnodion personél cywir a chanoli’r wybodaeth

• I ddarparu cefnogaeth dyddiadur i’r Prif Swyddog Gweithredol
• I reoli’r broses o adnewyddu gwiriadau deddfwriaethol a rheoleiddiol megis DBS, Gyrwyr yn y Gwaith ac adolygiadau blynyddol DSE
• I fod yn gyfrifol am sicrhau bod gwiriadau Iechyd a Diogelwch priodol ac arferol yn cael eu cynnal ar yr adeilad, a threfnu gwaith cynnal a chadw fel bo’r angen
• I gefnogi’r Uwch Dîm Rheoli i gynnal prosesau a gweithdrefnau llywodraethu da, yn unol â chanllawiau’r Comisiwn Elusennau
• I gefnogi’r Uwch Dîm Rheoli wrth drefnu a gweinyddu cyfarfodydd y Bwrdd Ymddiriedolwyr, gan gynnwys cymryd cofnodion
• I gefnogi’r Rheolwr Cyllid gyda dyletswyddau ariannol perthnasol, gan gynnwys prosesau archebion prynu, rheoli arian parod bach a diweddariadau cyflog
• I sicrhau bod systemau cyswllt cyntaf effeithiol ar waith trwy’r ffôn ac e-bost
• I reoli archebion a threfniadau teithio staff uwch
• I reoli mynediad at systemau’r elusen megis Microsoft 365, systemau AD a CRM, a bod yn bwynt cyswllt cyntaf ar gyfer unrhyw ymholiadau neu broblemau TG, gan gyfeirio at gyngor arbenigol fel bo’n angenrheidiol

Requirements

Hanfodol:

1.1.                Profiad o ddarparu gwasanaethau cymorth gweinyddol mewn amgylchedd swyddfa.

1.2.                Profiad o ddatblygu a chynnal prosesau a gweithdrefnau swyddfa er mwyn sicrhau effeithlonrwydd a defnydd effeithiol o amser ac adnoddau.

1.3.                Dealltwriaeth dda o gyfrinachedd yn y gweithle.

1.4.                Sgiliau trefnu da a sylw manwl i fanylion.

1.5.                Y gallu i weithio dan bwysau, bodloni terfynau amser a rheoli blaenoriaethau.

1.6.                Profiad o reoli prosesau adnoddau dynol a recriwtio, gan gynnwys dealltwriaeth o gyfraith cyflogaeth a’r gallu i wneud y defnydd gorau o gyngor arbenigol.

1.7.                Sgiliau cyfathrebu da (llafar ac ysgrifenedig).

1.8.                Sgiliau rhyngbersonol da.

1.9.                Sgiliau TG da; gwybodaeth ymarferol o ddefnyddio ystod o feddalwedd cyfrifiadurol, gan gynnwys cymwysiadau Microsoft Office (yn enwedig Word, Excel ac Access).

1.10.              Brwdfrydedd ac ysgogiad personol, agwedd bositif a dull hyblyg o weithio.

1.11.              Y gallu i weithio ar eich liwt eich hun ac fel rhan o dîm.

1.12.              Ymrwymiad i gydraddoldeb ac amrywiaeth ac i feithrin amgylchedd gwaith cadarnhaol a theg.

1.13.              Ymrwymiad i ddysgu a datblygu yn y gweithle.

1.14.              Y gallu i berthnasu i ac i weithio gyda ystod eang o unigolion, gan gynnwys defnyddwyr gwasanaeth.

1.15.              Y gallu i weithio'n hyblyg, gan ymateb i anghenion y sefydliad.

1.16.              Egwyddorion cryf, gan gynnwys uniondeb ac ymrwymiad i’r rôl.

1.17.              Empathi ac yn meddu ar sgiliau gwrando da.

Dymunol

2.1                Profiad o gefnogi gyda threfnu a chyflwyno digwyddiadau, gan gynnwys digwyddiadau cyhoeddus mawr.

2.2                Profiad o gefnogi, cynnal a datblygu llywodraethu sefydliadol, yn unol â gofynion y Comisiwn Elusennau a Thŷ’r Cwmnïau.

2.3                Profiad o brosesau ariannol e.e.: paratoi anfonebau/ceisiadau.

2.4                Gwybodaeth ymarferol am Ddeddfwriaeth Diogelu Data’r DU (2019) a’r gallu i’w chymhwyso.

2.5                Profiad o reoli staff a/neu wirfoddolwyr.

2.6                Diddordeb mewn materion sy’n effeithio ar blant a phobl ifanc sydd â phrofiad o ofal.

2.7                Profiad personol o’r system ofal.

2.8                Y gallu i siarad Cymraeg, gyda’r ymrwymiad i hyfforddiant pellach i allu defnyddio’r Gymraeg mewn lleoliad proffesiynol os oes angen.

2.9                Profiad blaenorol o weithio yn y trydydd sector.

2.10              Ymrwymiad i hyrwyddo Hawliau Plant fel y nodir yng Nghonfensiwn y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau’r Plentyn.

Mae pob swydd yn amodol ar dderbyn geirdaon boddhaol a gwiriad datgelu manwl boddhaol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).

I wneud cais, llenwch y ffurflenni canlynol ac uwchlwythwch nhw pan ofynnir amdanynt ar y ffurflen gais.

Ffurflen gais

Ffurflen monitro cydraddoldeb

Benefits

Cyflog o £30k i £35k yn dibynnu ar brofiad

Pensiwn cwmni

Tâl salwch y cwmni

Gwyliau uwch na statudol