Responsable administratif et financier - CDD de 3 ans (H/F)

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

École du ministère en charge de l'industrie, IMT Mines Albi est une école de l’Institut Mines-Télécom, 1^er groupe d’écoles d’ingénieurs et de management de France. À l'avant-garde des enjeux industriels et académiques sur la scène internationale, elle agit comme un moteur scientifique et économique territorial en combinant ses 4 missions en un cercle vertueux et porteur d'innovation :

• Une école d'ingénieur généraliste, innovante, humaniste et internationale qui intègre dans son management la dynamique du développement durable ;

• Des équipes de recherche, réparties au sein de ses 3 centres, qui travaillent à l’émergence et à l’amélioration des procédés industriels, en particulier sur ses 4 plateformes technologiques ;

• Un partenaire des entreprises qui accompagne le développement économique et cultive l’entrepreneuriat ;

• Une école qui favorise la diffusion de la culture des sciences, des techniques, de l'innovation et de l'entreprise sur son territoire.

Le Centre Institut Clément Ader Albi (ICA-A) est un centre de formation et de recherche d’IMT Mines Albi. Il rassemble 50 personnes dont une vingtaine d’enseignants-chercheurs.

Au titre de la formation, il est un acteur au sein d’IMT Mines Albi de la formation ingénieur généraliste (statut étudiant ou apprenti) et porte l’option « Matériaux et procédés avancés pour les transports de demain ».

Au titre de la recherche, il est partie intégrante de l’Institut Clément Ader (ICA – UMR CNRS 5312), laboratoire rassemblant 250 personnes avec des thématiques scientifiques axées sur l’ingénierie dans la mécanique des matériaux dans le domaine de l’aéronautique. Ses cinq établissements de tutelle sont l’INSA de Toulouse, l’ISAE-SUPAERO, l’Université Paul Sabatier, IMT Mines Albi et le CNRS.

Site Internet de l’ICA : https://ica.cnrs.fr/

DESCRIPTION DU POSTE :

Dans le contexte de changement de la direction du centre au 1^er septembre 2024, et de renforcement de la gestion administrative et financière du centre, et sous l’autorité de la nouvelle Directrice du centre ICAA, vous mettrez en place, conduirez la mise en œuvre et assurerez la fonction de coordination et de gestion administrative de la structure (finance, RH, partenariat, communication…) en lien étroit avec les services de l’école (DRDIE, DRH, DFI, DCID…)

Vous bénéficierez du soutien des deux assistantes de centre et plus largement de l’ensemble du personnel du centre pour la réalisation des missions qui vous incombent.

Vous avez vocation à être nommé.e Directeur.rice adjoint.e du centre sur le champ administratif et financier.

1. Concernant le pilotage financier :

• Vous analysez la performance du centre et des projets pour accroître la marge financière dans l’objectif de consolider l’auto-financement ; vous soutenez la directrice de centre dans son rôle de garant de la soutenabilité financière du centre et des projets
• Vous consolidez le budget prévisionnel du centre à intervalle régulier, et préparez les dialogues de gestion entre le secrétariat général et le centre ; pour cela, vous assurez le suivi financier pluriannuel des projets de recherche portés par le centre
• Vous établissez et actualisez les tableaux de bord financiers du centre et les projections budgétaires
• Vous évaluez la soutenabilité financière de l'ensemble des activités contractuelles du centre ICA-A dès la phase de montage de projet en prenant en compte la typologie des contrats
• Vous participez à la définition des outils d’évaluation du coût des activités (matrices budgétaires, grilles tarifaire)

2. Concernant l’exécution budgétaire :

• Vous pilotez les processus d’achats de l’ICA-A de la demande d’achat jusqu’au décaissement
• Vous assistez la directrice de centre dans la validation des dépenses
• Vous suivez l’exécution budgétaire au fil de l’année, et éclairez les acteurs concernés du centre sur leur budget disponible

3. Concernant les contrats de recherche pris individuellement :

• Vous assurez le suivi financier et administratif du portefeuille de contrats de l’ICA-A de la phase de montage jusqu’à la clôture du dossier.
• Vous coordonnez la justification financière des contrats de l’ICA-A sur les volets achats et feuilles de temps.

4. Dans le domaine des ressources humaines :

• Vous consolidez le plan de recrutement de ressources humaines du centre ICA-A
• Vous organisez et coordonnez, pour ce qui concerne les tâches relevant du centre, le recrutement des personnels rattachés à l’ICA-A, depuis la demande d’avis HFDS pour l’accès à la ZRR ICA-A jusqu’à l’accueil
• Vous assistez la direction de centre dans les actions relatives à la carrière et à la rémunération des personnels rattachés à l’ICA-A (organisation des entretiens annuels, dossiers de promotion et de formation…)
• Vous assistez la direction de centre dans la validation des congés et autres demandes d’autorisation d’absences

5. Dans le champ administratif :

• Vous gérez les processus relatifs aux déplacements des personnels de l’ICA-A : validez les ordres de missions et les commandes de billets de transport (Travel Planet), coordonnez les avances et états de frais.
• Vous établissez et actualisez les tableaux de bord courant et prévisionnel de la charge des personnels sur les missions recherche, formation et développement économique
• Vous centralisez les indicateurs sur les volets formation, recherche et développement économique (publications, activité contractuelle, responsabilités enseignement, représentations…).
• Vous assurez la gestion administrative des personnels non permanents (doctorants, post-docs, ingénieurs, techniciens, ...), des stagiaires et des personnels accueillis depuis leur arrivée jusqu’à leur départ en lien avec la Direction des Ressources Humaines
• Vous contrôlez l’application des règles et des procédures administratives
• Vous réalisez totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes pour le besoin du centre

6. Concernant l’établissement des procédures :

• Vous pilotez la définition ou la mise à jour des processus de gestion administrative et financière du centre ICA-A dans le respect de la démarche qualité ISO 9001 de l’établissement
• Vous mettez en œuvre un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui sont assignés au centre ICA-A
• Vous assistez et conseillez votre hiérarchie et vous la représentez éventuellement auprès de partenaires internes et externes.
• Vous vérifiez la bonne insertion du centre dans la démarche qualité de l’école
• Vous pouvez être amené à représenter le centre ICAA au Collège Méthodes de l’école

7. Concernant la zone à régime restrictif (ZRR) :

Vous assurez les missions de Responsable Délégué de la ZRR ICA-A

CAPACITE ET ATTITUDES :

Savoirs :

• Fonctionnement et organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Finances publiques
• Objectifs et projet de l’établissement
• Techniques de management
• Connaissances budgétaires générales
• Environnement professionnel
• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Aider à la construction d’un budget, contrôler sa répartition et son exécution, faire le suivi et l’analyse
• Coordonner
• Prioriser
• Synthétiser les informations
• Travailler en équipe
• Prioriser les tâches et rendre compte, gérer les aléas et respecter les plannings
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision
• Savoir inscrire son activité dans un cadre de gestion et de calendrier complexe
• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activité
• Savoir rendre compte auprès de sa hiérarchie
• Conduire des entretiens
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Savoir-être :