Payable Accountant/ Comptable Fournisseur

Job Summary / Mission

English

• Coordinate the timely and accurate processing of supplier invoices and intercompany accounts payable, to facilitate payment when due.
• Ensure the validity of all supplier invoices before authorisation for payment and appropriate reconciliation of supplier accounts

Français

• Coordonner le traitement rapide et précis des factures fournisseurs et des comptes fournisseurs pour faciliter le paiement à l'échéance.
• Assurer la validité de toutes les factures fournisseurs avant autorisation de paiement et rapprochement approprié des comptes fournisseurs.

Key Duties and responsabilities / Activités clés et responsabilités

English

• Manage the Accounts Payable function in DCC.
• Analyse and maintain Accounts Payable performance metrics, service relationships and communications across departments in DCC.
• Review supplier invoices and supporting documents against invoice processing checklist in order to establish completeness and validity of details.
• Match supplier invoices to purchase orders prior to processing to ensure consistency and identify errors/discrepancies/irregularities for prompt resolution.
• Provide appropriate responses to suppliers’ queries/ issues and escalate unresolved issues to the unit Head, as required
• Perform reconciliation of suppliers’ sub-ledger accounts to the general ledger on a monthly basis.
• Recommend updates to existing invoice processing policies and procedures.
• Maintain an accurate and up-to-date record of all invoices received from suppliers/ vendors.
• Maintain ageing report of debt and outstanding payments to suppliers.
• Maintain a comprehensive record of all approved invoices, bills and payment supports.
• Review staff advance requests and ensure requisitions are duly authorised by relevant department/ unit heads.
• Maintain accurate and up-to-date records of invoices and staff advance/ retirement documentation.
• Prepare periodic activity reports for the attention of the unit Head, Head Finance including information on outstanding payments to suppliers, approved invoices, etc.
• Proactively and efficiently execute work plans as approved by the Unit Head.
• Prepare/compile agreed periodic activity and performance reports for the attention of Head, Plant Finance and other relevant parties.
• Train, motivate and lead finance team members by clarifying roles and providing helpful feedback
• Suggest updates and improvements for accounting systems, including payroll and invoicing
• Ensure that all financial transactions are properly recorded, filed, and reported
• Contribute to the overall performance of the service by executing its target objectives.
• Conduct its performance evaluation (PMS Evaluation Mi and end course).
• Attend training to build skills
• Perform any other duties as assigned by financial controller (A&R)

QSE Responsibilities

• Know and fully apply DCC's API, IMS, HSSE requirements, policies, procedures.
• Take care of his own health and safety in the workplace and ensure that acts or omissions do not adversely affect the health and safety of other people.
• Take appropriate measures to minimize risks to quality, health and the environment.
• Communicate any case of hazardous situation to the Top management or QSE representative.
• Engage in the QHSE system by organizing/participating to all mandatory training and awareness
• Propose and carry out improvement, corrective and/or preventive actions.

The list of missions described in this document is not exhaustive and is subject to change

Français

• Gérer la fonction "Comptes fournisseur" de DCC.
• Analyser et tenir à jour les mesures de performance des comptes fournisseurs, les relations de service et les communications entre les services de DCC.
• Examiner les factures des fournisseurs et les pièces justificatives en fonction de la liste de contrôle du traitement des factures afin d'établir l'exhaustivité et la validité des détails.
• Faire correspondre les factures des fournisseurs aux bons de commande avant leur traitement afin d'assurer la cohérence et d'identifier les erreurs/disparités/irrégularités en vue d'une résolution rapide.
• Fournir des réponses appropriées aux questions/problèmes des fournisseurs et transmettre les problèmes non résolus au chef d'unité, le cas échéant
• Effectuer le rapprochement des comptes de grand livre auxiliaire des fournisseurs avec le grand livre général sur une base mensuelle.
• Recommander des mises à jour des politiques et des procédures de traitement des factures existantes.
• Tenir un registre précis et à jour de toutes les factures reçues des fournisseurs/fournisseurs.
• Tenir à jour un rapport chronologique des dettes et des paiements en suspens aux fournisseurs.
• Tenir un registre complet de toutes les factures approuvées, des factures et des supports de paiement.
• Examiner les demandes d'avances du personnel et s'assurer que les demandes sont dûment autorisées par les chefs de département ou d'unité concernés.
• Tenir un registre précis et à jour des factures et des documents relatifs aux avances et aux retraites du personnel.
• Préparer des rapports d'activité périodiques à l'attention du chef d'unité, du chef des finances, y compris des informations sur les paiements en suspens aux fournisseurs, les factures approuvées, etc.
• Exécuter de manière proactive et efficace les plans de travail approuvés par le chef d'unité.
• Préparer/compiler les rapports périodiques d'activité et de performance convenus à l'attention du chef d'unité, du service de financement des installations et des autres parties concernées.
• Former, motiver et diriger les membres de l'équipe financière en clarifiant les rôles et en fournissant un retour d'information utile
• Proposer des mises à jour et des améliorations des systèmes comptables, y compris la paie et la facturation
• Veiller à ce que toutes les transactions financières soient correctement enregistrées, classées et signalées
• Contribuer à la performance globale du service par l'exécution des objectifs cibles qui lui sont fixés
• Procéder à son évaluation de performance (Evaluation PMS Mi et fin parcours)
• Assister aux formations organisées pour renforcer les compétences Effectuer toute autre tâche assignée par le Contrôleur financier (C&R).

Responsabilités QSE

• Connaître et appliquer pleinement les exigences, les politiques et les procédures API, IMS, et HSSE de DCC.
• Prendre soin de sa propre santé et de sa sécurité sur le lieu de travail et s'assurer que les actes ou les omissions ne nuisent pas à la santé et à la sécurité d'autres personnes.
• Prendre les mesures appropriées pour minimiser les risques pour la qualité, la santé et l'environnement.
• Communiquer tout cas de situation dangereuse à la direction générale.
• S'engager dans le système QHSE en organisant/participant à toutes les formations et sensibilisations obligatoires
• Proposer et mener des actions d'amélioration, de correction et/ou de prévention.

• La liste des missions décrites dans ce document n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer

Requirements

Educational - Work Experience - Skills - Competencies / Études - Expérience professionnelle - Aptitudes - Compétences

English

• Bac+3/4 or its equivalent in Accounting or a related discipline.
• Five (5) to Ten (10) years of relevant work experience.
• Professional certification in Accounting (ACCA) is an added advantage
• Good knowledge and understanding of finance best practices, SYSCOHADA, IFRS and other applicable accounting standards.
• Basic knowledge of accounting packages and systems, preferably SAP.
• Good organisational skills.
• Good data gathering, analysis and problem solving skills
• High ethical standards and integrity
• Proficiency in the use of MS Office tools.
• Good communication and interpersonal skills.

Français

• Bac+3/4 ou son équivalent en comptabilité ou dans une discipline connexe.
• Cinq (5) à dix (10) ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Une certification professionnelle en comptabilité (ACCA) est un avantage supplémentaire.
• Bonne connaissance et compréhension des meilleures pratiques financières, des SYSCOHADA, IFRS et des autres normes comptables applicables.
• Connaissance de base des progiciels et systèmes comptables, de préférence SAP.
• Bonnes compétences organisationnelles.
• Bonnes compétences en matière de collecte de données, d'analyse et de résolution de problèmes.
• Normes éthiques élevées et intégritéMaîtrise de l'utilisation des outils MS Office.
• Bonnes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.

Benefits

English

• Private Health Insurance
• Training & Development

Français

• Assurance maladie privée
• Formation et développement