Part Time Office Administrator/Administrateur de bureau, temps partiel

The world of payment processing is rapidly evolving, and businesses are looking for loyal and strategic partners, to help them grow. 

WE ARE NUVEI.  Nuvei (Nasdaq: NVEI) (TSX: NVEI) is the Canadian fintech company accelerating the business of clients around the world. Nuvei’s modular, flexible and scalable technology allows leading companies to accept next-gen payments, offer all payout options and benefit from card issuing, banking, risk and fraud management services. Connecting businesses to their customers in more than 200 markets, with local acquiring in 45+ markets, 150 currencies and more than 600 alternative payment methods, Nuvei provides the technology and insights for customers and partners to succeed locally and globally with one integration. 

At Nuvei, we live our core values, and we thrive on solving complex problems. We’re dedicated to continually improving our product and providing relentless customer service.   We are always looking for exceptional talent to join us on the journey! 

Summary:

The Office Administrator provides reception and administrative support for the Montreal office. This position works closely with the People Operations team and regularly communicates with external vendors. Offering support on a part time basis, the incumbent works both independently and as a team member to perform a wide variety of administrative support services, all of which contribute to the efficient and professional operation of Nuvei’s head office.

Please note this is an in-person part time role. Targeting morning hours 4-5 days a week.

Main Duties / Responsibilities

• Greet guests and visitors at reception and respond to inquiries, redirecting to proper channels as needed.
• Open, sort and distribute or scan incoming/outgoing mail.
• Order and maintain supplies for the office and for common areas.
• Ensure office cleanliness and address any issues related to office sanitation and/or maintenance including all shared spaces.
• Assist with shipping to and from the Montreal office.
• Support all in-office events including food orders and ensure daily restocking of the kitchen.
• Assist with coordinating employee events and initiatives, and recognition activities.
• Set up and maintain up-to-date vendor tracking and invoice filing system.
• Complete special projects and other duties as required.

Qualifications / Skills / Experience

• Two or more years’ experience in a similar role.
• Bilingualism (English and French) essential.
• Proficiency in word processing, spreadsheets and scheduling applications using Microsoft Office Suite.
• Knowledge of operating standard office equipment.
• Strong interpersonal skills, written and verbal communication skills, as well as tact and diplomacy.
• Strong organizational skills with the ability to multi-task, prioritize work and work well under pressure.
• Adaptability and ability to work in a fast-paced environment.
• Accuracy and attention to detail is essential.
• Reliability and consistency.

Working Language

• English (written and spoken) is the language used 99% of the time, as work colleagues and clientele are both geographically dispersed within and outside of Quebec.
• Internal communications between colleagues occur in English or in French, depending on the parties involved. Strategic suppliers are located outside of Quebec.
• A basic knowledge of French is required for any position located within Quebec. English is required for this position, as it could report to someone outside of Quebec, and requires frequent out of province communications.

Benefits:

Nuvei offers a wide variety of benefits which include Medical, Dental, Vision, LTD, Paid time off, RRSP and more.

Nuvei perks also include:

• Frequent training programs on new systems and platforms.
• Free Virtual yoga, meditation and fitness classes, community involvement, and many social activities.
• Group Private Medical Insurance
• Up to 2.5 additional days of annual leave a quarter, if company hit quarterly targets
• Employee recognition program and possibilities for advancement in various fields.
• Modern, dynamic and great work environment.

Nuvei is an equal-opportunity employer that celebrates collaboration and innovation and is committed to developing a diverse and inclusive workplace. The team at Nuvei is comprised of a wealth of talent, skill, and ambition. We believe that employees are happiest when they’re empowered to be their true, authentic selves. So, please come as you are. We can’t wait to meet you.

Le monde du traitement des paiements évolue rapidement et les entreprises recherchent des partenaires loyaux et stratégiques pour les aider à se développer.

NOUS SOMMES NUVEI. Nuvei (Nasdaq : NVEI) (TSX : NVEI) est la société fintech canadienne qui accélère les affaires de ses clients dans le monde entier. La technologie modulaire, flexible et évolutive de Nuvei permet aux entreprises de premier plan d'accepter les paiements de nouvelle génération, d'offrir toutes les options de paiement et de bénéficier de services d'émission de cartes, de services bancaires et de gestion des risques et des fraudes. En connectant les entreprises à leurs clients dans plus de 200 marchés, avec l'acquisition locale dans plus de 45 marchés, 150 devises et plus de 600 méthodes de paiement alternatives, Nuvei fournit la technologie et les informations nécessaires aux clients et aux partenaires pour réussir localement et globalement avec une seule intégration.

Chez Nuvei, nous vivons nos valeurs fondamentales et nous nous épanouissons dans la résolution de problèmes complexes. Nous nous consacrons à l'amélioration continue de nos produits et à la fourniture d'un service à la clientèle sans relâche. Nous sommes toujours à la recherche de talents exceptionnels pour nous rejoindre dans cette aventure !

Sommaire:

L'administrateur/administratrice de bureau assure la réception et le soutien administratif du bureau de Montréal. Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe des opérations des personnes, et communique avec les fournisseurs externes. Assurant un soutien à temps partiel, le/la titulaire du poste travaille à la fois de manière indépendante et en tant que membre d'une équipe pour effectuer une grande variété de services de soutien administratif, qui contribuent au fonctionnement efficace et professionnel du siège social de Nuvei.

Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste à temps partiel en personne. L'objectif est de travailler le matin, 4 à 5 jours par semaine.

Tâches principale / responsabilités :

• Accueillir les invités et les visiteurs à la réception et répondre aux demandes de renseignements, en les redirigeant vers les canaux appropriés si nécessaire.
• Ouvrir, trier et distribuer ou scanner le courrier entrant/sortant.
• Commander et maintenir les fournitures pour le bureau et les espaces communs.
• Veiller à la propreté du bureau et résoudre tout problème lié à l'assainissement et/ou à l'entretien du bureau, y compris des espaces communs.
• Organiser les livraisons à destination et en provenance du bureau de Montréal.
• Soutenir tous les événements organisés au bureau, y compris les commandes de nourriture, et assurer le réapprovisionnement quotidien de la cuisine.
• Aider à coordonner les événements des employés, et les activités de reconnaissance.
• Mettre en place et maintenir à jour un système de suivi des fournisseurs et de classement des factures.
• Réaliser des projets spéciaux et effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Qualifications / Compétences / Expérience :

• Deux ans ou plus d'expérience dans un poste similaire.
• Le bilinguisme (anglais et français) est essentiel.
• Maîtrise du traitement de texte, des feuilles de calcul et des applications de planification à l'aide de la suite Microsoft Office.
• Connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau standard.
• Solides compétences en relations interpersonnelles, en communication écrite et verbale, tout en faisant preuve de tact et de diplomatie.
• Sens de l'organisation et capacité d’accomplir plusieurs tâches simultanément, de prioriser ses tâches et de bien travailler sous pression.
• Adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement à rythme accéléré.
• L'exactitude et l'attention aux détails sont essentielles.
• Fiabilité et consistance.

Langue de travail

• Le travail se fait 99% en anglais (parlé et écrit) l’équipe de travail et la clientèle desservie étant dispersés géographiquement au Québec et hors-Québec.
• Les communications à l’interne entre collègues se font en français ou en anglais selon les interlocuteurs. Les fournisseurs stratégiques sont à l’extérieur du Québec.
• Une connaissance fonctionnelle du français est exigée pour tout poste situé au Québec. La connaissance de l’anglais pour ce poste est nécessaire, le titulaire se rapportant hors Québec et étant appelé à communiquer fréquemment avec l’extérieur du Québec dans le cadre de ses fonctions.

Avantages:

Nuvei offre une grande variété d'avantages sociaux, dont les suivants : soins médicaux, soins dentaires, soins de la vue, ILD, congés payés, REER et plus encore.

Les avantages de Nuvei comprennent également

• Des programmes de formation fréquents sur les nouveaux systèmes et plateformes.
• Des cours virtuels gratuits de yoga, de méditation et de fitness, un engagement communautaire et de nombreuses activités sociales.
• Assurance médicale privée de groupe
• Jusqu'à 2,5 jours de congés annuels supplémentaires par trimestre, si l'entreprise atteint ses objectifs trimestriels.
• Programme de reconnaissance des employés et possibilités d'avancement dans divers domaines.
• Un environnement de travail moderne, dynamique et agréable.

Nuvei est un employeur qui respecte l'égalité des chances, qui célèbre la collaboration et l'innovation et qui s'engage à développer un lieu de travail diversifié et inclusif. L'équipe de Nuvei est composée d'une multitude de talents, de compétences et d'ambitions. Nous pensons que les employés sont plus heureux lorsqu'ils ont la possibilité d'être eux-mêmes, authentiques. Alors, venez comme vous êtes. Nous sommes impatients de vous rencontrer.

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