Airworks is hiring!
Kom je ons team versterken? Wij zijn op zoek naar een Office Manager met HR ervaring (36-40 uur).
Wie zijn wij?
Airworks is de marktleider in het ontwerpen en produceren van opblaasbare decorstukken voor de internationale entertainmentindustrie. Klanten zijn onder andere: Muse, Beyonce, Taylor Swift, AC/DC, Katy Perry, Iron Maiden, openingsceremonies voor de Olympische Spelen en grootschalige internationale festivals zoals Tomorrowland en EDC. Airworks is een groeiende en creatieve onderneming, voor meer informatie zie: www.airworks.nl.
Wat is je rol?
We zijn op zoek naar een ervaren Office Manager die verantwoordelijk is voor de dagelijkse interne activiteiten en administratieve functies van ons Office Team. De ideale kandidaat is de cruciale schakel in het organiseren van een soepele en efficiënte werkomgeving, het beheren van kantoormiddelen en het ondersteunen van de verschillende afdelingen binnen Airworks. De Office Manager is naast het coördineren en structureren van kantooractiviteiten verantwoordelijk voor het stroomlijnen van procedures en voor het leiden van het Office Team van drie personen vanuit het kantoor in Weesp.
Taken en verantwoordelijkheden omvatten o.a.:
- Aansturen van het Office Team en zorgen voor een efficiënte workflow.
- Implementeren en onderhouden van kantoorbeleid en -procedures.
- Organiseren en beheren van sharepoint-bestanden en -mappen, inclusief logische, bruikbare systemen en het archief.
- Verantwoordelijk voor alle visa, vergunningen en complexe documentondersteuning voor externe (internationale) activiteiten, waaronder ook visumaanvragen en werkvergunningen.
- Organiseren en beheren van de zakelijke relaties met klanten, leveranciers, aannemers en dienstverleners.
- Organiseren, beheren en onderhandelen van de jaarlijkse review van verzekeringen en waar nodig wijzigingen doorvoeren.
- In samenwerking met de Operations Manager toezien op veiligheids- en risicobeoordeling op jaarbasis.
- Fungeren als liaison tussen verschillende afdelingen en het ondersteunen van effectieve communicatie.
- Aansturen van de Office Assistent in haar dagelijkse workload, waaronder de organisatie van onze inhouse catering, schoonmaak, beveiliging, kantoorbenodigdheden en ad hoc werkzaamheden.
- Organiseren en boeken van hotels en reizen voor crew in binnen- en buitenland.
- Begeleiden wervingsprocessen, inclusief het plaatsen van vacatures, het plannen van sollicitatiegesprekken en het onboarden van nieuwe medewerkers.
- Aansturen van de junior HR-Officer bij het onderhouden van de personeelsadministratie.
- Jaarlijks beoordelen van de loonschalen en de wervingsstrategie i.s.m. het MT.
- Een sympathiek luisterend oor zijn voor het bredere Airworks-team.
- Meehelpen met het creëren, plannen en organiseren van bedrijfsevenementen met het Office Team.
- Zorgdragen voor een tijdig en correct salarisproces en een correcte salarisadministratie.
- Aansturen van de Financieel & Inkoop Medewerker bij het verwerken van facturen, bewaken van de uitgaven en rapporteren van de financiële status aan het management.
