Als Office Manager*in bist du das Zentrum unserer Bürogemeinschaft in St. Gallen. Du sorgst dafür, dass alles nahtlos funktioniert und bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Feedback, die unsere Büroumgebung und die dazugehörigen Abläufe betreffen. Deine Rolle ist es, den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und als Brücke zwischen unserem Team und externen Partnern zu fungieren. Wir verlassen uns auf deine Expertise, um eine angenehme und effiziente Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Hier sind einige der spannenden Aufgaben, die auf dich warten:
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Zentrale Kontaktperson: Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Office Management.
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Empfangsmanagement: Du betreust den Empfang und bist für das Besuchermanagement sowie die Kommunikation zuständig.
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Post- und Paketmanagement: Du sorgst um die gesamte Post, von der Annahme bis zum Versand.
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Finanzverwaltung: Du übernimmst die Abrechnung und Verwaltung von Rechnungen und Kreditkarten.
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Facility Management: Du sorgst für die regelmäßige Wartung und Instandhaltung unserer Büroausstattung.
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Bestandsmanagement: Du bist verantwortlich für die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Verpflegung.
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Dienstleisterkoordination: Du steuerst die Zusammenarbeit mit unseren Bürodienstleistern und Lieferanten.
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Interne Kommunikation und Intranet: Du informierst die Mitarbeiter*innen über Neuigkeiten im Office Management.
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Wohnungsmanagement und Servicekoordination: Du verwaltest die Firmenwohnungen und bist Ansprechpartner*in für Mietangelegenheiten, und koordinierst die Services mit SBB und Swisscom.
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Eventmanagement: Du organisierst Fotoshootings und andere Veranstaltungen (wöchentliche Apéros, Sommerfest, Weihnachtsfeier).
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Catering: Du unterstützt bei der Bestellung von Catering für Meetings und Events.
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Onboarding/Offboarding: Du koordinierst die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen und den Austrittsprozess.
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Projektübernahme: Du leitest Projekte im Bereich Office Management.
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Auditunterstützung: Du hilfst bei der Durchführung von lokalen Audits.
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Reporting: Du erstellst Berichte zu Nachhaltigkeit und anderen wichtigen Kennzahlen.
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Notfallplanung: Du bist verantwortlich für den Business Continuity Plan.
Was du mitbringst:
- Ob du eine kaufmännische Ausbildung hast oder dir deine Fähigkeiten durch praktische Erfahrung angeeignet hast – wir schätzen die Vielfalt deiner Kenntnisse.
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Lösungsorientiertes Denken und Handeln
- Du bist höchst diskret, verantwortungsbewusst, belastbar und zuverlässig
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Sehr hohe Sorgfalt und Genauigkeit
- Selbständige, proaktive Arbeitsweise
- Teamfähigkeit
- Bereitschaft zum stetigen Lernen und Weiterbilden
Ein ausführliches Onboarding, monatliche Update- und Team-Events, eine echte Work-Life-Balance, ein offenes & empathisches Miteinander sowie vielfältige Veranstaltungen zum unkomplizierten Kennenlernen aller Kolleg:innen sind für uns Basics. Bei uns arbeiten hochmotivierte Menschen, die sich gegenseitig unterstützen und bereichern. Wir leben die Möglichkeiten der digitalen Welt: Home Office, Work Anywhere und flexible (Jahres-) Arbeitszeiten. Gleichzeitig schätzen wir unseren Face to Face Austausch. Kaffee oder Tee, Süßigkeiten oder Obst - fast selbstverständlich und gleichzeitig sehr geschätzt.
Stifte, Papier oder beschreibbare Glaswände gibt‘s natürlich auch, falls du Abstand vom Digitalen brauchst. Möchtest du dein Hirn lüften? Stürz dich auf Kickerkasten, Playstation oder Yogamatte. Für Networking und (Brain) Food gibt’s regelmäßige Austausch-Formate Meetings, Labs u.v.m. Noch nicht genug? Dann tu was für deine Bildung, intern oder extern. Wir unterstützen dich.
Klingt gut? Dann werde auch du ein Teil von uns und bewirb dich gleich hier mit deinem CV – ganz egal welchem Geschlecht du dich zugehörig fühlst oder welchen Hintergrund du mitbringst. Vielfalt ist uns wichtig und wir haben den Anspruch, ein integratives Umfeld zu schaffen. Bitte gib deine Gehaltsvorstellungen und ein mögliches Eintrittsdatum mit an.
Wir freuen uns auf dich!
