Office Experience Manager H/F - TheFork

Join our Movement and Champion Restaurant Culture! 💚

At TheFork we believe that the best things in life happen around the table, and we are on a mission to connect the world’s favorite restaurants and the broadest community of loyal diners. 

Finding the best dining experience for our Diners community or boosting restaurant performance for our Restaurateurs Partners has never been easier thanks to our signature products: 

• 📱TheFork App: our free restaurant discovery & booking app that helps you find your next table with ease.

• 💻TheFork Manager: our innovative software tool that digitizes restaurant operations, empowering our Restaurateurs to manage bookings efficiently and boost their revenue.
• 💳TheFork PAY and TheFork Gift Card: quick and easy ways to pay directly from TheFork app

At TheFork, we also believe that people truly make the difference. None of this would be possible without our vibrant Forkies community. Our strong core values—Better Together, Ownership, Respect, and Growth—are the guiding principles of everything we do, shaping our behaviors: “Come as you are,” “Dig in,” and “Make it Memorable”.  

TheFork leads the restaurant booking market in Europe and operates in 11 countries. Our offices boast a fully international team working together in a flexible, multicultural, and constructive environment that provides everyone with space to grow, both professionally and personally.

To learn more about TheFork and our Forkies, explore our official site: https://www.careers.thefork.com

Les responsabilités clés de ce poste: 

Compétences Techniques et Opérationnelles :

Gestion administrative avancée :

• Supervision de l'ensemble des processus administratifs, y compris la gestion des contrats de prestataires, des factures, et des archives.
• Optimisation des procédures administratives pour améliorer l'efficacité.
• Coordination avec la direction pour aligner les initiatives administratives sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
• Support au  processus d'onboarding et d'offboarding des employés.
• Contribution à la mise en place de programmes de bien-être au travail.

Support à la réservation de voyage :

• Savoir utiliser notre plate-forme de réservation de voyages pour aider nos collaborateurs : création de profils, réservation de voyages dans la cas de venue de visiteurs, etc.

Organisation et Gestion d'Événements :

• Planification, coordination, et gestion de grands événements d'entreprise.
• Collaboration avec certaines équipes pour des événements spécifiques (lancements, séminaires, formations).
• Négociation avec les fournisseurs et les prestataires pour optimiser les coûts et la qualité des services.

Gestion des Locaux et des Services Généraux :

• Supervision des opérations de maintenance et d'entretien des bureaux.
• Gestion des relations avec les prestataires de services (sécurité, nettoyage, etc.).
• Amélioration continue des espaces de travail pour maximiser le confort et la productivité des employés.

Compétences Interpersonnelles et Managériales :

1. Leadership et Gestion d'Équipe :
• Capacité à superviser et à encadrer une petite équipe administrative.
• Leadership dans la gestion des projets transverses impliquant plusieurs départements.
• Mentorat des membres juniors de l’équipe pour développer leurs compétences.
2. Excellente Communication :
• Compétences en communication avancée pour interagir avec la direction, les équipes internationales et les différentes équipes avec lesquelles vous serez en contact: comptabilité, RH, légale, etc. 
• Capacité à rédiger des communications internes et des présentations claires et convaincantes.
• Diplomatie et assertivité dans la gestion des conflits ou des situations délicates.
3. Polyvalence et Flexibilité :
• Capacité à jongler entre plusieurs responsabilités complexes avec efficacité.
• Adaptabilité à des changements rapides dans l'organisation ou les priorités.
• Capacité à anticiper les besoins futurs de l'entreprise et à s'y préparer proactivement.
4. Discrétion et Confidentialité :
• Gestion rigoureuse des informations sensibles et stratégiques de l'entreprise.
• Mise en place de politiques de confidentialité et de sécurité des données.

Compétences d'Adaptabilité et de Résolution de Problèmes :

1. Débrouillardise et Autonomie :
• Capacité à trouver des solutions innovantes face aux défis complexes.
• Gestion des imprévus avec calme et efficacité, en prenant des décisions informées.
• Une capacité à développer des relations de travail efficaces avec les employés à tous les niveaux de hiérarchie 
• Vous êtes une personne soucieuse du détail, proactive et qui résout les problèmes facilement
2. Orientation Stratégique :
• Capacité à aligner les initiatives d'office management avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
• Vision à long terme pour anticiper les besoins en infrastructure et en services généraux.
3. Amélioration Continue :
• Initiative dans l’optimisation des processus internes pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts.
• Suivi des tendances et des meilleures pratiques dans le domaine de l'office management.

Compétences Linguistiques :

• Excellente maîtrise écrite et orale du français et de l'anglais : indispensable pour interagir avec les équipes internationales et les prestataires étrangers.

Qualifications et Expérience :

• Expérience : Au moins 5 ans d'expérience dans un rôle similaire, avec une expérience avérée en gestion d'équipe ou de projets complexes et de préférence dans un environnement et une entreprise de taille semblables.
• Connaissance du secteur de la restauration et du numérique : Un atout significatif pour comprendre les besoins spécifiques de TheFork.

Ce profil seniorisé requiert une grande autonomie, une capacité à prendre des initiatives stratégiques pour soutenir efficacement la direction de TheFork dans la gestion quotidienne et les projets à long terme.

Enfin vous avez une attitude positive, vous aimez ce que vous faites et en faire profiter les autres. 

What we offer you  

😄 An awesome team 

🏠 A permanent contract (that can be useful in life) 

💚 Complementary time off to spend with your loved ones 

💸 Competitive fixed salary, bonus and equity (yes, equity!) 

🍕 Lunch vouchers available for each working day + some free Yums (because yes, we like to try our best restaurants) 

🌎 International teams and a multicultural environment spanning 10 offices across Europe

🤝Highly inclusive working environment

🤸‍♀️ Lifestyle benefits that can be used to reimburse  expenses related to physical and leisure activities, family support, travel etc 

🎓 Continuous learning and development programs

👶 Financial benefits in the events of a birth, adoption, PACS, or wedding  

😌 Free access to the Calm app to help you build resilience wherever you are in your mental health journey

🐣Dedicated parental leave and caregiver leave policies (12 weeks fully paid)

🚝 Transportation allowance 

🏥 72% of health insurance fully covered by the company 

👩‍🦽 Life & Disability Insurance at no cost to the employee

🍴 Amazing offices with dining, a coffee point on each floor, and leisure area    

🎤 Team building events  

We believe that we are better together, and we welcome you for who you are. We endeavor to ensure  that everyone - regardless of ability, age, socio-economic & cultural background, ethnicity, faith, gender, gender expression, gender identity, ideology, national origin, race, sexual orientation, marital status, or any characteristic protected under  applicable law -has the opportunity to reach their full potential. At TheFork, we want you to bring us your unique perspectives and experiences, so we can collectively continue disrupting the restaurant industry and go from good to great.

TheFork is committed to a fair recruitment process. If you have special needs and require reasonable support during your application,  interview, or participation in the selection process due to health conditions or disability, please direct your inquiries to [email protected]. Our HR team will review the request and respond accordingly

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