ABOUT US
Circle Medical is the fastest-growing telemedicine provider in the US and has seen incredible growth of over 100% per year over the past three years.
Circle Medical is a venture-backed Y-Combinator healthcare startup on a mission to bring quality, delightful primary care to everyone on the planet. Built by top-tier physicians, engineers, and designers, our medical practice and underlying technology have pioneered how people find and receive care.
More about us can be found on our
website.
DESCRIPTION
We are currently looking for a Medical Records Manager to join the Patient Experience team at Circle Medical Technologies. As we continue to grow, we are constantly searching for exceptional talent to be a part of our team. This position is based out of our offices in Montreal, Canada. The Medical Records Manager is responsible for overseeing the medical records department, ensuring the accuracy, security, and accessibility of patient health information. This role involves managing the release of information processes, maintaining compliance with healthcare regulations, and implementing efficient record-keeping systems.
WHAT YOU’LL DO
- Manage and lead the medical records department, overseeing day-to-day operations and team performance.
- Evaluate and maintain policies related to the release of information, requests for Protected Health Information (PHI), and government and legal requests and subpoenas.
- Ensure compliance with local, provincial, and national laws and regulatory requirements, including HIPAA.
- Collaborate with legal counsel to determine if changes to policies and procedures are required.
- Develop and implement efficient workflows, procedures, and operating principles to ensure optimal efficiency and high-quality patient experience.
- Oversee the proper implementation and maintenance of electronic health record (EHR) systems.
- Conduct regular audits to ensure the integrity and security of medical records.
- Train team members on proper record-keeping procedures, privacy regulations and current best practices.
- Collaborate with other departments to ensure seamless integration of medical records processes across the organization.
WHAT YOU’LL BRING
- Bachelor’s degree in a related field, or 5 or more years of equivalent related management work experience.
- 2+ years of experience in leadership and/or operational and process management.
- 2+ years of experience in medical field or industry that involves record keeping and compliance.
- Strong knowledge of healthcare industry regulations and compliance standards, including HIPAA.
- Proficiency navigating electronic health record (EHR) systems and the Google Workspace suite.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Excellent organizational skills and attention to detail.
- Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines.
- Strong analytical and problem-solving skills.
- Proven success in conflict resolution.
- Ability to function well in a high-paced and at times stressful environment.
- Proficient with Google Workspace, Microsoft Office Suite or related software.
WHAT WILL GIVE YOU AN EDGE:
- Proven track record with other startups or VC-funded companies.
- Significant exposure to high level executive communications.
COMPENSATION
In alignment with our values, Circle Medical has transparent salaries based on merit-based output levels, and our total rewards include equity options.
This is a full-time, salaried position plus generous benefits, vacation and full medical/dental benefits.
Additional Benefits:
- Flexible vacation & generous sick leave after 90-days.
- Paid bonus holidays in addition to local statutory holidays.
- $500 annual education and development reimbursement.
- Extended Medical, Dental, Vision, Disability & Life insurance benefits for eligible Employees, enhancing local provincial coverage (eligibility after 90-days).
- Wellness perks, including discounts for mental health programs and online wellness courses
- Group RRSP matching
- Weekly in-office team lunches!
Circle Medical is an equal opportunity employer and affirmatively seeks diversity in its workforce. Circle Medical recruits qualified applicants and advances in the employment of its employees without regard to race, color, religion, gender, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, disability, genetic information, ethnic or national origin, marital status, veteran status, or any other status protected by law.
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Gestionnaire Des Dossiers Médicaux
À PROPOS DE NOUS
Circle Medical est le fournisseur de télémédecine qui connaît la croissance la plus rapide aux États-Unis et a connu une croissance incroyable de plus de 100 % par an au cours des trois dernières années.
Circle Medical est une start-up de soins de santé financée par Y-Combinator dont la mission est d'apporter des soins primaires de qualité et agréables à tous les habitants de la planète. Construites par des médecins, des ingénieurs et des concepteurs de haut niveau, notre pratique médicale et la technologie sous-jacente ont ouvert la voie à la manière dont les gens trouvent et reçoivent des soins.
Vous trouverez plus d'informations sur nous sur notre site
Web.
DESCRIPTION
Nous recherchons actuellement un responsable des dossiers médicaux pour rejoindre l'équipe Expérience patient chez Circle Medical Technologies. Alors que nous continuons de croître, nous sommes constamment à la recherche de talents exceptionnels pour faire partie de notre équipe. Ce poste est basé dans nos bureaux de Montréal, au Canada. Le responsable des dossiers médicaux est chargé de superviser le service des dossiers médicaux, de garantir l'exactitude, la sécurité et l'accessibilité des informations sur la santé des patients. Ce rôle implique la gestion des processus de diffusion des informations, le maintien de la conformité aux réglementations en matière de soins de santé et la mise en œuvre de systèmes efficaces de tenue de dossiers.
CE QUE VOUS FEREZ
● Gérer et diriger le service des dossiers médicaux, superviser les opérations quotidiennes et les performances de l'équipe.
● Évaluer et maintenir les politiques liées à la divulgation d'informations, aux demandes d'informations médicales protégées (PHI) et aux demandes et assignations à comparaître gouvernementales et légales.
● Assurer la conformité aux lois et aux exigences réglementaires locales, provinciales et nationales, y compris la loi HIPAA.
● Collaborer avec un conseiller juridique pour déterminer si des modifications aux politiques et aux procédures sont nécessaires.
● Élaborer et mettre en œuvre des flux de travail, des procédures et des principes de fonctionnement efficaces pour garantir une efficacité optimale et une expérience patient de haute qualité.
● Superviser la mise en œuvre et la maintenance appropriées des systèmes de dossiers médicaux électroniques (DSE).
● Effectuer des audits réguliers pour garantir l'intégrité et la sécurité des dossiers médicaux.
● Former les membres de l'équipe sur les procédures appropriées de tenue de dossiers, les réglementations en matière de confidentialité et les meilleures pratiques actuelles.
● Collaborer avec d'autres services pour assurer une intégration transparente des processus de dossiers médicaux dans l'ensemble de l'organisation.
CE QUE VOUS APPORTEREZ
● Baccalauréat dans un domaine connexe ou 5 années ou plus d'expérience professionnelle équivalente en gestion.
● 2 années ou plus d'expérience en leadership et/ou en gestion opérationnelle et de processus.
● 2 années ou plus d'expérience dans le domaine médical ou dans l'industrie impliquant la tenue de dossiers et la conformité.
● Solide connaissance des réglementations et des normes de conformité du secteur de la santé, y compris HIPAA.
● Maîtrise des systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME) et de la suite Google Workspace.
● Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
● Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
● Excellentes compétences en gestion du temps avec une capacité avérée à respecter les délais.
● Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.
● Succès avéré dans la résolution de conflits.
● Capacité à bien fonctionner dans un environnement au rythme rapide et parfois stressant.
● Maîtrise de Google Workspace, de la suite Microsoft Office ou de logiciels associés.
CE QUI VOUS DONNERA UN AVANTAGE
● Expérience avérée avec d'autres startups ou entreprises financées par capital-risque.
● Exposition significative aux communications exécutives de haut niveau.
RÉMUNÉRATION
Conformément à nos valeurs, Circle Medical a des salaires transparents les niveaux de résultats, et les options pour échanger de l’argent contre des actions.
Il s’agit d’un poste salarié à temps plein.
Avantages supplémentaires:
- Vacances flexibles et congés maladie généreux après 90 jours.
- Congés payés en plus des jours fériés locaux légaux.
- Remboursement annuel de 500 $ pour les études et le perfectionnement.
- Assurance médicale, dentaire, ophtalmologique, invalidité et vie étendue pour les employés admissibles, améliorant la couverture provinciale locale (admissibilité après 90 jours).
- Avantages bien-être, y compris des réductions sur les programmes de santé mentale et les cours de bien-être en ligne.
- Cotisation de contrepartie au REER collectif.
- Déjeuners d'équipe hebdomadaires au bureau!
Circle Medical est un employeur garantissant l'égalité des chances et recherche résolument la diversité au sein de son personnel. Circle Medical recrute des candidats qualifiés et progresse dans l'emploi de ses employés sans égard à la race, la couleur, la religion, le genre, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'expression de genre, l'âge, le handicap, les informations génétiques, l'origine ethnique ou nationale, l'état civil, statut de vétéran, ou tout autre statut protégé par la loi.
