Der HR Coordinator berichtet an den Managing Director (MD) und ist in Zusammenarbeit mit dem Director, People & Culture, für alle büro- und personalbezogenen Angelegenheiten unseres EMEA-Büros und -Teams verantwortlich. In dieser Rolle spielen Sie gemeinsam mit allen Mitarbeitern ein Schlüsselelement bei der Gestaltung der Kultur von Vention in Europa. Sie übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben im Bereich Personalwesen, darunter Büromanagement, Personal- und Büroverwaltung, das Vorantreiben von Kulturinitiativen sowie die Sicherstellung der Abstimmung mit dem Support und den Strategien unserer Zentrale in Nordamerika.
Ihre Aufgaben:
Büromanagement:
- Den freundlichen Empfang und die Betreuung von Teammitgliedern und Gästen gewährleisten, die Raumvorbereitung und das Catering für Meetings, Schulungen und Veranstaltungen organisieren
- Verantwortung für die optimale und budgetgerechte Beschaffung von Büromaterialien sowie die Wartung der Geräte
- Management interner und externer Partner (Hausverwaltung, Lieferanten, Dienstleister, Reinigungspersonal, Industrietechniker, Arbeitssicherheitsbeauftragte usw.)
- Reisemanagement für Mitarbeiter, Sicherstellung effizienter Reisearrangements und Einhaltung der Richtlinien und Budgets des Unternehmens
- Management und Organisation von Teambuilding- und Kulturveranstaltungen
HR-Verwaltung:
- Pflege der HR-Datenbank und der Mitarbeiterakten
- Unterstützung und Bearbeitung aller arbeitsrechtlichen Vereinbarungen und Vertragsänderungen sowohl in den Systemen als auch in der Dokumentation für den Mitarbeiter
- Verwaltung der Überprüfung von Arbeitszeugnissen, Krankheitsurlaub, Zeiterfassung und Einhaltung sonstiger Bestimmungen der lokalen Gesetzgebung
- Hochwertige Unterstützung der Mitarbeiter hinsichtlich Richtlinien am Arbeitsplatz, Karriereentwicklung sowie Mitarbeiterbeziehungen und Eskalation von Problemen, falls erforderlich
- Organisation des Onboarding für die neuesten Teammitglieder in der Region EMEA, einschließlich Willkommenspaketen sowie Büro- und Lagerführungen in Zusammenarbeit mit dem globalen HR-Team
- Zusammenarbeit mit dem globalen HR-Team bei der Entwicklung und Pflege von HR-Richtlinien und -Prozessen für unser EMEA-Team
- Effektive Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Geschäftsleitung
- Unterstützung bei Performance-Management-Verfahren, einschließlich Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen und Kündigungen
- Effektives Änderungsmanagement in Zusammenarbeit mit dem globalen HR-Team
Leistungen und Vergütung:
- Verwaltung von Sozialleistungsprogrammen, einschließlich Krankenversicherung und Altersvorsorge (bAV) für Deutschland
- Über Änderungen der Arbeitsgesetze und Vorschriften in Deutschland auf dem Laufenden bleiben
Einhaltung von Vorschriften:
- Zusammenarbeit mit externen Ressourcen und Partnern in Bezug auf rechtliche und Einwanderungsangelegenheiten (z. B. A1-Visa, büroübergreifende Versetzungen)
- Unterstützung bei der vorbereitenden Gehaltsabrechnung
- Unterstützung bei Fragen zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Talentakquise:
- Unterstützung bei der Rekrutierung und Bindung von Talenten durch effektive Rekrutierungspraktiken in Zusammenarbeit mit dem Talent Acquisition Team (Stellenausschreibungen, Rekrutierungstools, Erstkontakt mit Kandidaten usw.)
- 2 Jahre oder mehr Erfahrung in der Leitung von Verwaltung und Betrieb eines Büros oder einer vergleichbaren Tätigkeit
- Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch (in Wort und Schrift)
- Praxisorientierte und selbstständige Arbeitsweise
- Selbstmotivierter und selbstorganisierter Teamplayer; praktischer Problemlöser mit einem Auge fürs Detail sowie der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Stresssituationen ruhig zu bleiben
- Fähigkeit zur Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen, um etwaige Fragen kooperativ zu klären, und ein natürlicher Sinn für Service
- Gewährleistung von Struktur und Klarheit: Gute Organisationsfähigkeit, die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und eigene Projekte zu koordinieren, aber auch einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn die Dinge nicht so laufen wie geplant.
Das bieten wir Ihnen:
- Hybrides Arbeitsmodell: Möglichkeit eines hybriden Arbeitsmodells, das es Ihnen ermöglicht, an ausgewählten Tagen in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten.
- Erfrischungen: Große Auswahl an Snacks und Getränken, um unseren Mitarbeitern den Tag zu versüßen.
- Karriereentwicklung: Wachsen Sie gemeinsam mit uns! Erschließen Sie sich Möglichkeiten für den Aufstieg und die berufliche Weiterentwicklung.
- Soziale Verbindungen: Regelmäßige Team-Events, um die Beziehungen zu Kollegen zu stärken.
- Standort: Unser Büro befindet sich im Herzen Berlins, ist leicht zu erreichen und umgeben von beliebten Geschäften und Restaurants.
Vorteile:
- Auswahl zwischen einem subventionierten BVG-Ticket oder dem Zugriff auf exklusive Rabatte über das hrmony-Portal.
- Freiwilliger Beitrag zur betrieblichen Altersversorgung (bAV)
- Engagement in der Gemeinschaft: Mit zwei Freiwilligentagen pro Jahr können Sie etwas bewirken, einen positiven Beitrag zu Ihrer Gemeinschaft leisten und gleichzeitig erfüllende Erfahrungen machen.
- 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr
