HR Assistant

Bij Ogilvy Amsterdam weten we dat we ons succes te danken hebben aan onze diverse talenten. Daarom zijn we op zoek naar een HR topper die ons zal helpen om onze medewerkers de beste ervaring te geven en om de People Manager te ondersteunen.

Heb je net een HR opleiding afgerond of zoek je naar een tweede stap in jouw carrière?

Verantwoordelijkheden

Als HR Assistant draag je zorg voor de dagelijkse werkzaamheden van het People Team en werk je nauw samen met de People Manager om onze medewerkers de beste experience te geven. Je bent servicegericht, toont initiatief, weet hoe je prioriteiten moet stellen en denkt mee over hoe je processen kunt optimaliseren. Je zorgt ervoor dat alle People Operations processen van instroom tot en met uitstroom tijdig en nauwkeurig lopen.

Jouw belangrijkste taken zijn:

Candidate Communications:

• Je ondersteunt de People Manager bij ad hoc verzoeken tijdens het Werving & Selectie proces, zoals het contacteren van kandidaten en het inplannen van gesprekken;
• Je stelt contracten op voor stagiaires en freelancers en faciliteert hun opstart;
• Je bent de eigenaar van het onboarding proces voor nieuwe medewerkers: opstellen van contracten, verwelkoming, introductiekalender opzetten, …

Employee Administration:

• Verzorgen van alle correspondentie en personeelsmutaties;
• Administratie van het ziekteverzuim;
• Op regelmatige basis rapporteren over medewerker-gerelateerde cijfers, deze cijfers analytisch kunnen beoordelen en inconsistenties opmerken. Vlot met Excel kunnen werken om overzichtelijk te kunnen rapporteren.

Payroll Administration:

• Beheer van de maandelijkse payroll checklist: ervoor zorgen dat alle informatie tijdig aan het Payroll Team gecommuniceerd wordt;
• Beheer van de medewerker-database en personeelsgegevens: continue updaten en verifiëren van gegevens en op regelmatige basis dossiers schonen.

Processen & Procedures:

• Je gebruikt jouw kennis en ervaring om samen met de People Manager de processen en templates voor onze medewerkers steeds te verbeteren en te actualiseren.
  
  

Wat wij zoeken

Wij zoeken een HR Assistant die zowel schriftelijk als mondeling uitstekend en foutloos kan communiceren, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Daarnaast zoeken we iemand met:

• Passie voor HR en Werving & Selectie;
• Een goede kennis van MS Office, Excel, PowerPoint en Word;
• Een scherp oog voor detail;
• Capaciteit om te werken met deadlines en die stressbestendig is;
• Een resultaatgerichte mindset.

Wat wij bieden

• Leuke baan in een groeiend en innovatief reclamebureau met nationale en internationale klanten – en deel van het wereldwijde WPP netwerk;
• Dienstverband tussen de 3 en 5 dagen in onderling overleg;
• 28 vakantiedagen op jaarbasis bij full-time dienstverband;
• WPP perks zoals korting op een Cineville pas of het huren van een Mokumboot;
• Trainingen en Career Conversations;
• Hybride werken met 3 dagen op kantoor (bij full-time) en flexibele werkplekken op onze mooie Amsteldok campus.