Hôte(-esse) de studio / Studio Host

Responsabilités

• Soutenir toutes les opérations en tant que représentant(e) local(e)
• Être le premier point de contact et fournir un soutien à tous les employés locaux
• Coordination générale du bureau comprenant :
  • Maintien de l'organisation du bureau
  • Accueil des visiteurs et gestion des fournitures
  • Gestion du courrier et des livraisons
  • Gestion des communications téléphoniques
  • Effectuer diverses courses
• Coordination administrative générale comprenant :
  • Négociations de contrats et de prix avec les prestataires de services locaux
  • Mise en œuvre de procédures globales et locales
  • Assurer un flux d'informations et de documentation sans heurts
• Organisation d'évènements d'équipe et assistance lors d'événements d’entreprise
• Assistance dans l'organisation de voyages et de déménagements au besoin
• Intégration des nouveaux employés comprenant :
  • Préparation du poste de travail et de l'équipement
  • Présentation des documents d'intégration
  • Être un guide et un(e) mentor(e) attentionné(e) pour les nouveaux arrivants
• Doit être disponible pour travailler au bureau de Montréal 5 jours par semaine

Responsabilites

• Supporting all operations as a local representative
• Being the first point of contact and providing support for all local employees
• General office coordination such as:
  • Maintaining office organization
  • Welcoming visitors and managing supplies
  • Handling mail and deliveries
  • Managing phone communications
  • Completing various errands
• General administrative coordination such as:
  • Contract and price negotiations with local service providers
  • Implementing global and local procedures
  • Ensuring seamless information and documentation flow
• Organizing team events and assisting with company events
• Assisting with travel arrangements and relocations as needed
• Onboarding new hires such as:
  • Preparing workstation and equipment
  • Presenting onboarding materials
  • Providing mentorship as the new hire’s buddy
• Must be available to work in the Montreal office 5 days a week

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire
• Maîtrise courante de l’anglais et du français, à l'écrit comme à l'oral
• Connaissance pratique des responsabilités, des systèmes et des procédures des administrateurs de bureau
• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome dans les tâches quotidiennes et les prises de décision
• Solides compétences organisationnelles et talent pour gérer plusieurs fournisseurs simultanément
• Personnalité compatissante, communication exceptionnelle et compétences interpersonnelles
• Approche proactive avec une volonté de créer des expériences positives
• Connaissance pratique de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres applications d’entreprise

• At least 3 years of experience in a similar position
• Very good command of English and French, both written and spoken
• Practical knowledge of office administrator responsibilities, systems, and procedures
• Ability to show initiative and independence in daily tasks and decisions
• Strong organizational skills and a talent to manage many vendors at once
• Caring personality, excellent communication, and interpersonal skills
• Desire to be proactive and create a positive experience for others
• Practical knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint) and other corporate apps (e.g. Google Workspace, Slack)