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Hôte(-esse) de studio / Studio Host

Montréal, Canada
Full-Time

 

Responsabilités

  • Soutenir toutes les opérations en tant que représentant(e) local(e)
  • Être le premier point de contact et fournir un soutien à tous les employés locaux
  • Coordination générale du bureau comprenant :
    • Maintien de l'organisation du bureau
    • Accueil des visiteurs et gestion des fournitures
    • Gestion du courrier et des livraisons
    • Gestion des communications téléphoniques
    • Effectuer diverses courses
  • Coordination administrative générale comprenant :
    • Négociations de contrats et de prix avec les prestataires de services locaux
    • Mise en œuvre de procédures globales et locales
    • Assurer un flux d'informations et de documentation sans heurts
  • Organisation d'évènements d'équipe et assistance lors d'événements d’entreprise
  • Assistance dans l'organisation de voyages et de déménagements au besoin
  • Intégration des nouveaux employés comprenant :
    • Préparation du poste de travail et de l'équipement
    • Présentation des documents d'intégration
    • Être un guide et un(e) mentor(e) attentionné(e) pour les nouveaux arrivants
  • Doit être disponible pour travailler au bureau de Montréal 5 jours par semaine


Responsabilites

  • Supporting all operations as a local representative
  • Being the first point of contact and providing support for all local employees
  • General office coordination such as:
    • Maintaining office organization
    • Welcoming visitors and managing supplies
    • Handling mail and deliveries
    • Managing phone communications
    • Completing various errands
  • General administrative coordination such as:
    • Contract and price negotiations with local service providers
    • Implementing global and local procedures
    • Ensuring seamless information and documentation flow
  • Organizing team events and assisting with company events
  • Assisting with travel arrangements and relocations as needed
  • Onboarding new hires such as:
    • Preparing workstation and equipment
    • Presenting onboarding materials
    • Providing mentorship as the new hire’s buddy
  • Must be available to work in the Montreal office 5 days a week

 

 

  • Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Maîtrise courante de l’anglais et du français, à l'écrit comme à l'oral
  • Connaissance pratique des responsabilités, des systèmes et des procédures des administrateurs de bureau
  • Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome dans les tâches quotidiennes et les prises de décision
  • Solides compétences organisationnelles et talent pour gérer plusieurs fournisseurs simultanément
  • Personnalité compatissante, communication exceptionnelle et compétences interpersonnelles
  • Approche proactive avec une volonté de créer des expériences positives
  • Connaissance pratique de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres applications d’entreprise


  • At least 3 years of experience in a similar position
  • Very good command of English and French, both written and spoken
  • Practical knowledge of office administrator responsibilities, systems, and procedures
  • Ability to show initiative and independence in daily tasks and decisions
  • Strong organizational skills and a talent to manage many vendors at once
  • Caring personality, excellent communication, and interpersonal skills
  • Desire to be proactive and create a positive experience for others
  • Practical knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint) and other corporate apps (e.g. Google Workspace, Slack)
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