Gestionnaire de scolarité (F/H) - Direction des Formations - CDD

ENVIRONNEMENT DU POSTE

L’École Nationale Supérieure des Mines de Saint-Étienne (Mines Saint-Etienne, MSE), école de l’Institut Mines Télécom (IMT) depuis le 1^er janvier 2017, est chargée de missions de formation, de recherche et d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et industrielle. Mines Saint-Etienne représente : 2400 élèves-ingénieurs et chercheurs en formation, 450 personnels et un budget consolidé de 50 M€. L’école est située sur 3 sites à Saint-Étienne (Loire) d'environ 36 000 m², sur un campus à Gardanne (Bouches-du-Rhône) d'environ 25 000 m² et dispose d’une plateforme à Lyon dédiée à l’industrie du futur (campus Charbonnières-les-Bains). Elle est structurée en 5 centres de formation et de recherche, un centre de culture scientifique, technique, industrielle et pilote des projets de développement en France et à l'étranger.

La direction des formations (DF) gère les formations suivantes :

• Ingénieur Civil des Mines (ICM), sur les sites de Saint-Etienne (42),
• Ingénieur Systèmes, Microélectronique et Informatique (ISMIN), sur le Campus Provence situé à Gardanne (13),
• 14 parcours de master dont 7 enseignés intégralement en anglais,
• 5 parcours de formation spécialisée accrédités par la Conférence des Grandes Ecoles (Mastères Spécialisés et Master of Science),
• Le nouveau cursus conjoint MSE-emlyon menant en 4 ans au double diplôme ICM de Mines St-Etienne et PGE (Programme grande Ecole) de l’emlyon business school.

Le pôle Scolarité du Campus Provence assure le suivi et la gestion de plus de 300 étudiants et dans ce cadre recrute un(e) gestionnaire de scolarité en contrat à durée déterminée de 7 mois, pour venir en renfort de son équipe de gestionnaires.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité du directeur des études ISMIN, le/la gestionnaire de scolarité sera principalement affecté(e) au soutien à la gestion de la scolarité des formations opérées à Gardanne. Il/elle participera également à la gestion opérationnelle d’autres formations en fonction des besoins.

La personne recrutée sera formée aux processus administratifs en vigueur dès son arrivée et évoluera dans le périmètre du pôle scolarité ce qui lui permettra d’assimiler rapidement les modes de fonctionnement de la scolarité et la connaissance des formations de MSE.

Missions de gestionnaire de scolarité :

• Gestionnaire scolarité des élèves ISMIN 3A/4A et M2
• Plagification et planification des cours, organisation des examens
• Participation aux bilans de Groupements Pédagogiques
• Suivi des absences et des justifications des élèves
• Suivi des notes des élèves ainsi que des reliquats académiques
• Ordres et frais de mission
• Organisation des visites dans le cadre des enseignements
• Gestion des enseignants vacataires et frais de mission
• Facturation des dépenses liées aux enseignements du niveau suivi
• Organisation de réunions de coordination avec représentants de promotion du niveau suivi
• Responsable du Groupement Pédagogique « Stages de fin d’Etudes »
• Participation en tant qu’encadrant à certains enseignements (Projets ISA, bilan de stage, présentations croisées, engagement Etudiant etc...)
• Participation à diverses réunions (service, comités, remise de diplômes etc...)
• Participation à la cellule de veille sociale
• Diplomation : Récolte des informations pour la remise des diplômes, participation à l’organisation de la cérémonie.
• Continuité de service scolarité en cas d’absence d’un autre agent (congés, arrêts maladie, …)

Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l’évolution de l’activité.