About Us Earth Rated is driven by the knowledge that we can make things better. We are in constant pursuit of improvement and relentlessly challenge the status quo to impact our community positively. Our Mission: Make everyday moments for people and their dogs simpler and better. Our Vision: Empower dog owners to positively impact their dogs’ lives and the community around them. At Earth Rated, we exist to make a difference. That’s where you come in. À propos de nous Ce qui nous anime chez Earth Rated, c’est la certitude que nous pouvons améliorer les choses. Nous cherchons continuellement à nous améliorer et à bousculer le statu quo afin d’avoir un impact positif sur notre communauté. Notre mission: Simplifier et améliorer le quotidien des gens et de leurs chiens. Notre vision: Permettre aux propriétaires de chiens d’avoir un impact positif sur la vie de leurs compagnons canins et sur la communauté qui les entoure. Chez Earth Rated, nous existons pour contribuer à un monde meilleur. C’est là que vous intervenez. About the role Reporting to the Customer Success Manager, your role as a Customer Success Specialist is to assist and meet all Customer expectations as it pertains to successfully managing their orders. Customer satisfaction is a cornerstone of our business and you are the first line of communication and integral in maintaining  the supply chain relationship with our Customers within the capabilities of Earth Rated and its network partners. You are responsible for ensuring the flawless execution of order management and compliance with all Customer requirements to ensure satisfactory delivery of Earth Rated products, including for those Direct ship Customers.  Your role encompassed everything from order to cash cycle including satisfactory issue management and resolution. You have EDI knowledge and are able to troubleshoot and resolve EDI issues. *Temporary 18-month maternity leave replacement À propos de l’emploi Relevant au Gestionnaire de la réussite client, votre rôle en tant que Spécialiste de la réussite client est d’assister et de répondre à toutes les attentes des Clients en ce qui concerne la gestion efficace de leurs commandes. La satisfaction client est une pierre angulaire de notre entreprise, et vous êtes le premier point de contact, jouant un rôle essentiel dans le maintien de la relation avec nos Clients au sein de la chaîne d’approvisionnement, en fonction des capacités d’Earth Rated et de ses partenaires. Vous êtes responsable de l’exécution impeccable de la gestion des commandes et du respect de toutes les exigences des Clients afin d’assurer une livraison satisfaisante des produits Earth Rated, y compris pour les Clients en expédition directe. Votre rôle couvre l’ensemble du cycle de commande à encaissement, y compris la gestion efficace des problèmes et leur résolution. Vous possédez des connaissances en EDI et êtes capable d’identifier et de résoudre les problèmes liés à l’EDI. *Remplacement temporaire de congé de maternité de 18 mois Order Management:

Manage orders in a timely and accurate manner, adhering to Requested Arrival Date (RAD) compliance

Perform due diligence on incoming orders to ensure all data points are valid (items, quantity, UofM, pricing, MOQ’s, location)

Remain responsible for EDI customer's inbound/outbound documents and their integration with NetSuite

Responsible for the FOB customer’s order entry, POA, and invoicing

Ensure that customers that have not ordered in the last month are solicited to ensure that they have ample inventory to maintain full shelves

Maintain the order book management

Ensure that month-end billing is completed on time and reported to the appropriate stakeholder

Approve day-to-day orders, ensuring the inventory commitment is accurate and attainable

Cross-verify the details in the purchase orders and identify discrepancies

Flawless execution of all customers’ orders and requirements within their required compliance needs and in a timely and efficient way and complying with Earth Rated standards for Customer Service.

Compliance & Chargebacks:

Investigate and resolve all non-compliance fines in a timely manner while ensuring only valid non-compliance fines are being accepted

Recommend opportunities for improvements in an effort to proactively manage and mitigate charges

Conduct regular root cause analyses to drive EFO (Error Free Order)

Manage the full OSD process

Inventory:

Communicate with the inventory team to ensure out-of-stock alignment as well as communicate back-in-stock dates to customers

Demand Forecasting:

Compare our operational forecast with those received from our customers and flag any discrepancies or points of concern to the Demand Planner

Our ideal candidate has

1-3 years in a customer success or order management role

Experience with Netsuite, Salesforce and StockIQ considered an asset

Experience in order execution and issue resolution, including managing OSDs (Overages, Shorts, and Discrepancies), return authorizations, and disputes, while maintaining clear, concise, and professional communication

Strong collaboration skills to ensure seamless communication with sales and logistics teams

A mindset for continuous improvement, with a focus on process automation and optimization

Experience creating and updating Customer Success SOPs, including customer relations and order management

A proactive approach to identifying process bottlenecks and proposing solutions

A change-driven mindset, advocating for process improvements within the team and across functions

Some pack perks

Health & Dental Insurance funded 100% by Earth Rated

Virtual health care & consulting services through Consult+ 

Every-day catered gourmet lunches, snacks, and hot beverages

Hybrid work model with in-office collaboration days on Tuesdays and Thursdays

A collaborative work environment

Paid vacation time off including an office closure from December 24 to January 1 inclusively

Access to a massage therapist

24/7 access to Earth Rated’s very own gym UNLEASHED and daily personal trainers

The ability to bring your dog to work!

Gestion des commandes :

Gérer les commandes de manière précise et en temps opportun, en respectant la conformité aux dates d’arrivée demandées (RAD)

Effectuer une vérification rigoureuse des commandes entrantes afin de s’assurer que toutes les données sont valides (articles, quantités, unité de mesure, prix, MOQ, emplacement)

Assurer la gestion des documents entrants et sortants des clients EDI et leur intégration avec NetSuite

Responsable de la saisie des commandes, de l’POA et de la facturation des clients FOB

Veiller à ce que les clients n’ayant pas passé commande au cours du dernier mois soient sollicités afin qu’ils disposent d’un stock suffisant pour maintenir des rayons bien approvisionnés

Maintenir la gestion du carnet de commandes

S’assurer que la facturation de fin de mois est effectuée à temps et communiquée aux parties prenantes concernées

Approuver les commandes quotidiennes en garantissant que l’engagement en matière d’inventaire est précis et réalisable

Vérifier et comparer les détails des bons de commande et identifier les écarts

Assurer une exécution sans faille de toutes les commandes et exigences des clients, en respectant leurs besoins en matière de conformité, dans des délais efficaces, tout en se conformant aux normes Earth Rated en matière de service client

Conformité et rétrofacturation :

Enquêter et résoudre toutes les amendes de non-conformité en temps opportun, en veillant à n’accepter que celles qui sont valides

Recommander des opportunités d’amélioration afin de gérer et réduire de manière proactive les rétrofacturation

Effectuer régulièrement des analyses des causes profondes pour garantir des commandes sans erreur

Gérer l’ensemble du processus OSD

Inventaire :

Communiquer avec l’équipe des stocks pour assurer l’alignement sur les ruptures de stock et informer les clients des dates de retour en stock

Prévision de la demande :

Comparer notre prévision opérationnelle avec celles reçues de nos clients et signaler toute divergence ou point de préoccupation au Planificateur de la demande

Notre candidat idéal possède

1 à 3 ans d’expérience dans un rôle en réussite client ou en gestion des commandes

Expérience avec NetSuite, Salesforce et StockIQ considérée comme un atout

Expérience dans l’exécution des commandes et la résolution des problèmes, y compris la gestion des OSD (excédents, manquants et écarts), des autorisations de retour et des litiges, tout en maintenant une communication claire, concise et professionnelle

Excellentes compétences en collaboration pour assurer une communication fluide avec les équipes de ventes et de logistique

Un état d’esprit axé sur l’amélioration continue, avec un focus sur l’automatisation et l’optimisation des processus

Expérience dans la création et la mise à jour des SOPs de la réussite client, incluant la gestion des relations clients et des commandes

Approche proactive pour identifier les goulots d’étranglement des processus et proposer des solutions

Mentalité axée sur le changement, en promouvant l’amélioration des processus au sein de l’équipe et à travers les différentes fonctions

Avantages

Assurance maladie et assurance dentaire financées à 100 % par Earth Rated

Services virtuels de soins de santé et de consultation par l’intermédiaire de Consult+ 

Dîners gastronomiques, collations et boissons chaudes préparés par un chef tous les jours

Téléphone cellulaire et forfait payés par l’entreprise

Modèle de travail hybride avec des journées de collaboration au bureau les mardis et jeudis

Un plan de bonus annuel pour tous les membres de l'équipe Earth Rated

Environnement de travail collaboratif

Congés annuels payés, y compris pendant la fermeture des bureaux du 24 décembre au 1er janvier

Accès à une massothérapeute 

Accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à la salle de sport UNLEASHED d’Earth Rated et aux entraîneurs personnels présents tous les jours

Possibilité d’amener votre chien au travail!