ENVIRONNEMENT DU POSTE :

L’Institut Mines-Télécom est le 1er groupe public de Grandes Écoles d’ingénieurs et de management de France.

Constitué de huit Grandes Écoles publiques et de deux écoles filiales, l’Institut Mines-Télécom anime et développe un riche écosystème d’écoles partenaires, de partenaires économiques, académiques et institutionnels, acteurs de la formation, de la recherche et du développement économique.

Créées pour répondre aux besoins de développement économique et industriel de la France depuis le 19e siècle, les Grandes Écoles de l’Institut Mines-Télécom ont accompagné toutes les révolutions industrielles et des communications.

Par la recherche et la formation d’ingénieures, d’ingénieurs, de managers, et de docteures et docteurs, l’Institut Mines-Télécom répond aux grands défis industriels, numériques, énergétiques et écologiques en France, en Europe et dans le monde.

Aujourd’hui, nous imaginons et construisons ensemble un monde qui concilie sciences, technologies et développement économique avec le respect de la planète et des femmes et des hommes qui l’habitent.

L’Institut Mines-Télécom est placé sous la tutelle du Ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique. Il emploie 3 400 personnes (fonctionnaires, contractuels en CDI et CDD) et accueille sur les différents campus 13 250 étudiants pour des formations de niveau bachelor, master et doctorat.

La Direction Générale (DG) de l’Institut est chargée du pilotage de cet ensemble de 3 400 agents et de la coordination des actions inter-écoles. Elle est installée dans les locaux qu’elle partage avec Telecom Paris sur le site de Palaiseau (91).

CONTEXTE DE LA MISSION :

Intégrée dans sa feuille de route Systèmes d’Information (SI) adossé au plan stratégique 2023-2027, l’Institut Mines-Télécom a décidé d’engager un ambitieux projet de remplacement / modernisation de son SI Finances avec une cible opérationnelle au 1/1/2027.

Le périmètre fonctionnel comprendra a minima :

• La gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) incluant la gestion des engagements budgétaires (de la commande à la facturation), la comptabilité analytique et la comptabilité générale
• La gestion des régies
• La gestion des immobilisations
• La gestion des missions des agents
• Les échanges automatisés avec la plateforme Chorus de l’état
• Les échanges automatisés avec la plate-forme Infinoé de l’état
• Les interfaces multiples avec le reste du SI de l’Institut en entrée et en sortie
• La construction d’un nouveau SI Décisionnel pour les Finances (Ordonnateur et Comptable)

Le SI Finances actuel de l’IMT est basé principalement sur la solution progicielle SIREPA, REGIENET, IMMONET et GFD de la société INETUM (ex GFI) ainsi qu’un décisionnel Business Object. L’ensemble des entités constituant l’Institut Mines-télécom travaillent avec cette solution progicielle. En 2024, un nouveau plan analytique unique pour toutes les entités a été mis en place afin de renforcer le pilotage financier.

Le SI Finances actuel de l’IMT est hébergé et maintenu en conditions opérationnelles par l’équipe DSI de Télécom Paris.

La DSI de l’IMT dispose également au sein de son équipe d’une Responsable des applications SI Finances administrant l’ensemble des modules de la solution progicielle. La Responsable des applications SI Finances fera partie intégrante de l’équipe de projet. A l’issue du déploiement de la nouvelle solution du SI Finances, cette dernière assurera son fonctionnement opérationnel en lien avec les métiers et le prestataire externe qui effectuera la TMA.

Par ailleurs, la fonction SI au sein de l’IMT prend appui sur les forces et compétences des DSI déployées au sein des écoles. Dans cette organisation, le Chef ou la Cheffe de projet SI Finances saura s’appuyer et travailler collectivement avec les DSI des écoles qui assurent au quotidien le fonctionnement et l’hébergement des applications de l’IMT.

DESCRIPTION DU POSTE :

Le projet de remplacement / modernisation du SI Finances de l’IMT comportera plusieurs étapes avec une cible opérationnelle définie au 1/1/2027 :

• Etat des lieux de l’existant, des processus et des besoins, définition des fonctionnalités et de modules fonctionnels cohérents par l’organisation d’ateliers avec les métiers.

• Benchmark / Sourcing des solutions SI Finances du Marché adaptés au contexte de l’IMT

• Montage et exécution de l’appel d’offres pour la sélection de la ou les solutions et du ou des intégrateurs

• Participation au choix de la solution SI Finances cible

• Exécution du projet de mise en œuvre de la ou des solutions retenues pour le nouveau SI Finances (dont reprise des données et interfaces SI)

• Gestion du changement tout au long du projet et de la formation des utilisateurs

• Bascule du mode projet (Build) au mode fonctionnement (Run)

Sous le rattachement hiérarchique direct du Directeur des Systèmes d’Information de l’IMT et en étroite collaboration avec ce dernier, vos missions en tant que Chef(fe) de projet SI Finances se décomposent selon les axes prioritaires suivants :

1. Piloter le projet de remplacement / modernisation du SI Finances de l’IMT dans toutes ses dimensions en respect des éléments clés : budget / planning / ressources :

• Vous organisez et conduisez le projet de remplacement du SI Finances de l’IMT dans sa globalité incluant également la mise en place du nouveau SI Décisionnel Finances associé, depuis sa définition détaillée jusqu’à son achèvement ;
• Vous animez / participez aux différentes instances du projet : Comité de gestion interne, Comité de pilotage et comité de projet avec le prestataire chargé de la mise en place du nouveau SI Finances, Comités de domaine : Secrétariat Général, Finances et SI principalement ;
• Vous assurez l'analyse des options possibles et la préparation des décisions des instances de gouvernance ;
• Vous présentez et portez à la décision du Collège des Directeurs d’Ecoles et des Comités de Domaines concernés les éléments clés de chaque phase. Vous êtes le/la garant(e) de la tenue des objectifs du projet ;

• Vous coordonnez l’ensemble des travaux avec le renfort d’une assistance AMOE / AMOA externe pour sécuriser le projet sur sa durée et apporter un savoir-faire complémentaire ;

• Vous garantissez la qualité des spécifications fonctionnelles et techniques, leur potentiel allotissement et conduisez / dépouillez l’appel d’offre, et participez au choix de la solution cible, en lien avec le service en charge des marchés publics ;

• Vous suivez / participez aux étapes de mise en œuvre de la solution cible, pilotez la résolution des anomalies ;

• Vous pilotez et réalisez les phases de reprise de données ;

• Vous pilotez et réalisez le chantier de mise en œuvre des interfaces SI internes et externes ;

• Vous assurez des expertises techniques relatives aux données du SI Finances ;

• Vous garantissez l’obtention des résultats conformes aux objectifs en matière de qualité, de performances (respect des exigences) et de couts/délais (suivis financiers et opérationnels).

2. Apporter support et conseil aux professionnels métiers de l’IMT en matière d’expertise et d’expérience dans le déploiement de grands projets multi-acteurs :

• En étroite collaboration avec le ou la Chef(fe) de projet AMOA Finances, vous organisez et participez aux travaux d’état des lieux et d’expression des besoins des métiers : Direction du Budget, Direction Financière / Ordonnancement, Agence Comptable, utilisateurs clés dans les différents métiers de l’IMT ;

• Vous co-pilotez les phases du projet plus orientées Métier également : Communication, recette, formation, accompagnement au changement, assistance au démarrage ;

• Vous apportez avec proactivité ses conseils et recommandations sur les bonnes pratiques à observer pour garantir le résultat final

3. Assurer et sécuriser la transition entre le mode « projet » (Build) et le mode « fonctionnement » (Run) :

• Vous vous assurez de la bonne transition et des transferts de compétences vers les équipes fonctionnelles et techniques en charge du SI Finances dans son rythme de croisière ;

• En particulier, vous assistez en proximité la Responsable SI Finances à monter en compétence et à prendre le relais du suivi de fonctionnement du nouveau SI Finances ;

• D’une manière symétrique, vous assistez l’équipe technique d’exploitation à mettre en place les actions permettant une surveillance et un contrôle du fonctionnement du nouveau SI Finances ainsi que l’ensemble des traitements informatiques d’exploitation dont les interfaces ;

• Vous participez et animez les comités de pilotage et projet de la TMA avec le prestataire retenu, la Responsable SI Finances et les représentants Métier (Ordonnateur, Agent comptable) ;

• Vous participez et animez les comités de suivi internes du fonctionnement du nouveau SI Finances avec les responsables Métier (Ordonnateur, Agent comptable).