Do you have a passion for travel and tourism? Then come join us at the Saudi Tourism Authority (STA) as we help bring Saudi Arabia’s Vision 2030 to life!
You will responsible for:
Support preparation of BOD & Committees schedules taking into consideration Board Charter requirements
Support the Secretary in translating decisions into actionable items and preparing periodic reports to be provided to Board Chairman
Prepare and document minutes of meetings and action items accordingly and share final version with the Board and Committee Affairs Unit Manager
Recording and archiving all BOD & Committees documents received or sent using STA classification and indexing methodologies and approved archiving policies and procedures
Maintain a filing system to ensure all BOD & Committees Office documents are properly preserved, classified and accessible by authorized parties
Support development and coordination of BOD & Committees meetings agendas, meeting materials and related documents
Prepare BOD & Committees meeting yearly calendar and ensure no conflict
Follow up on BOD & Committees meeting resolutions and recommendations
Ensure that all the minutes and resolution is signed once approved
Track, maintain and review BOD & Committees memberships, appointment, remuneration
Support Board Secretary to Maintain and Review BOD & Committees Charter and related documents
Record and archive all BOD & Committees documents received or sent using STA classification and indexing methodologies and approved archiving policies and procedures
Assist with membership affairs (travel requirements)
Take on any other tasks assigned by the Board Secretary
Support peers across the organization when needed to perform their duties
Perform any other activities as and when required
You will need to have:
Not less than 2 years of experience
A bachelor's degree in Business Administration or relevant
ستكون مسؤولاً عن:
دعم إعداد جداول اجتماعات مجلس الإدارة واللجان مع مراعاة متطلبات ميثاق المجلس.
دعم السكرتير في ترجمة القرارات إلى عناصر قابلة للتنفيذ وإعداد تقارير دورية لتقديمها إلى رئيس المجلس.
إعداد وتوثيق محاضر الاجتماعات وعناصر العمل وفقًا لذلك ومشاركة النسخة النهائية مع مدير وحدة شؤون المجلس واللجان.
تسجيل وأرشفة جميع الوثائق المتعلقة بمجلس الإدارة واللجان المستلمة أو المرسلة باستخدام منهجيات تصنيف وفهرسة STA وسياسات وإجراءات الأرشفة المعتمدة.
الحفاظ على نظام ملفات لضمان حفظ جميع وثائق مكتب مجلس الإدارة واللجان بشكل صحيح، وتصنيفها، وجعلها متاحة للأطراف المخولة.
دعم تطوير وتنسيق جداول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، ومواد الاجتماعات والوثائق ذات الصلة.
إعداد تقويم سنوي لاجتماعات مجلس الإدارة واللجان وضمان عدم وجود تعارض.
متابعة قرارات وتوصيات اجتماعات مجلس الإدارة واللجان.
ضمان توقيع جميع المحاضر والقرارات بمجرد الموافقة عليها.
تتبع وصيانة ومراجعة عضويات مجلس الإدارة واللجان، والتعيينات، والتعويضات.
دعم سكرتير المجلس في الحفاظ على مراجعة ميثاق مجلس الإدارة واللجان والوثائق ذات الصلة.
تسجيل وأرشفة جميع الوثائق المتعلقة بمجلس الإدارة واللجان المستلمة أو المرسلة باستخدام منهجيات تصنيف وفهرسة STA وسياسات وإجراءات الأرشفة المعتمدة.
المساعدة في شؤون العضوية (متطلبات السفر).
تولي أي مهام أخرى يكلف بها من قبل سكرتير المجلس.
دعم الزملاء في جميع أنحاء المنظمة عند الحاجة لأداء واجباتهم.
أداء أي أنشطة أخرى حسب الحاجة.
المتطلبات:
لا تقل عن سنتين من الخبرة.
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
تهدف الهيئة إلى توظيف وتدريب أفضل الكوادر الوطنية والعالمية في مجال السياحة وتطويرها. سارع بالتقديم في أقرب فرصة لتنضم إلينا
