L'assistant de direction et service généraux anticipe et optimise l'activité du ou des directeurs en termes d'agenda, de déplacements et de communication. Il est l'interface organisationnel et logistique pour le site de Compiègne.
Principales missions
Assistant de la Directrice Générale (15%)
- Agenda, organisation des réunions diverses
- Rédaction des comptes rendus et organisation des codirs, gestion de la Teams, des towns hall ect.
- Validation des notes de frais du Codir en backup de la Directrice Générale
- Accompagnement et support sur les voyages clients (Conti Expérience par exemple)
- Réservation des déplacements, voyages
Travel Manager (10%)
- Key User Cytric / Amex
- Gestion et surveillance de la bonne l’application de la Travel Policy
- Relation avec le Travel Manager de Toulouse et du Groupe
- Négociation Hotels et autres prestataires locaux
Responsable Services généraux Hévéa et TCS (25%)
- Gestion des contrôles obligatoires (avec l'aide de l’agent d’accueil)
- Gestion des réparations et des travaux d’entretien (avec l'aide de l’agent d’accueil)
- Gestion des réaménagements et de la relation avec le propriétaire (TCS inclus)
- Astreinte alarme
- Communication interne
- Supervision et management de l’agent d’accueil (courrier, machines à café, distributeur, …)
- Participation au CSSCT
Gestion de projet (40%)
- Participation active à la gestion de projets transversaux et collaboration aux projets avec le Groupe (exemple : projet CRM)
- Participation à l’organisation du Plan de fin d’année
- Gestion des Projets immobiliers (relations avec Hanovre et notre agent référencé)
Divers 10%
- Contrôle et validation des factures, gestion et suivi des provisions,
- Bac+2, type BTS Assistant de Direction ou commerciale
- 3 à 5 ans d'expérience (hors alternance), faire preuve d'un excellent relationnel, savoir faciliter les interactions aussi bien avec les interlocuteurs internes qu’externes
- Etre organisé(e), rigoureux(se) et autonome, faire preuve de confidentialité, proactivité, discrétion et bonne communication
- Projet Management
- Maîtrise de l'anglais obligatoire et si possible allemand
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