Nous recherchons notre alternant(e) Office Manager / Assistant(e) de gestion pour rejoindre notre équipe dijonnaise à compter de septembre 2024.
Rattaché(e) à la Direction Générale, nous vous proposons de prendre part aux activités suivantes :
Comptabilité fournisseurs
- Contrôler et enregistrer les factures fournisseurs (Electricité, Téléphone…),
- Effectuer des reporting (suivi des factures dans tableau Excel).
Gestion des services généraux
- Gérer les assurances (responsabilité civile, automobile, établissements…),
- Gérer le parc automobile,
- Gérer les locaux (bail, équipement, intervenants extérieurs, accès),
- Gérer le matériel informatique et la téléphonie (inventaire, affectation, besoin de réapprovisionnement, configuration).
Logistique interne
- Organiser les déplacements et événements internes (réservations, hôtel, location de voiture, train) dans le respect des budgets alloués,
- Négocier, mettre en place et renouveler les contrats cadres avec les partenaires (hôtels, sociétés de location de voiture, …),
- Participer à la communication interne et externe en gérant les flux d’informations,
- Passer des commandes (fournitures, matériel, voyages…),
- Assurer l’accueil au sein de l’agence.
Gestion administrative
- Mettre à jour les documents légaux entreprise sur les plateformes liées aux services achats des clients
- Vérifier les documents légaux des sous-traitants
- Gérer les appels (standard), emails, courriers entrants et sortants,
- Gérer les adhésions des salariés à l'organisme de la mutuelle entreprise
- Gérer les inscriptions des salariés aux services de la santé au travail et gérer les prises de rendez-vous (VIP, VMP, etc)
- Assister le service RH dans l'admnisitration du personnel
- Assister la direction générale (gestion d’agenda, courrier, …).
- Effectuer le classement et l’archivage des documents administratifs,
Une formation aux processus internes de l’entreprise est prévue au démarrage de l'alternance.
En complément du reporting de l’activité attendu, des points de suivi réguliers seront organisés avec la Direction.
Vous êtes étudiant(e) de niveau supérieur Bac +2 en Gestion des Entreprises.
Vous êtes dynamique, rigoureux et vous aimez le travail en équipe.
Vous recherchez une alternance dans le domaine de la Gestion des Entreprises, contactez-nous !
Alternance à partir de septembre 2024
Basé à Dijon (21) : accessible en tramway
Référence : 240325_AlternanceOM_21
