Administration and Finance Senior Manager

About iDE

iDE is an international NGO with 40 years of experience in designing and delivering market-based solutions to poverty. iDE is headquartered in Denver, Colorado USA and operates in 11 countries around the world. 

iDE is seeking applications from qualified candidates for an interim Administration and Finance Senior Manager (A&F SM) for an anticipated four and half year USAID-funded Madagascar Urban Sanitation Activity (MUSA) programme which may convert to a long-term position upon grant award. This project aims to support the Government of Madagascar (GoM) to lead the sector and improve access to and use of sanitation products services in selected urban and peri-urban areas by strengthening the enabling environment for sanitation, improving the supply of and demand for sanitation products and services and improving key behaviors that contribute to the activity objectives. 

iDE believes inclusive markets are the most powerful tool for creating prosperity, building resilience, and ultimately ending poverty. By listening to every stakeholder—producers, suppliers, retailers and customers—we can overcome critical bottlenecks and develop lasting solutions. At iDE, we continually challenge assumptions, make effective data- and evidence-driven decisions, and enable agile delivery of strategies and resources toward improved outcomes for our interventions. We also work to transform beliefs and practices that perpetuate inequality and use the knowledge we acquire to design social and behavior change programming that promotes the creation of resilient market ecosystems, which benefit all people.

Scope of Work

This position is based at the iDE office in Madagascar and reports to the Finance and Compliance Director of the MUSA Programme. During the interim period or recruitment for the Finance and compliance Director, the A&F SM will report directly to the Chief of Party (COP) of MUSA project. The A&F SM will support  administrative and finance oversight of the program, ensuring compliance with USAID and iDE administrative, operational, and financial policies.

The A&F SM assists COP and FCD in all operational aspects of the iDE Office including Office Setup, recruitment, licensing and legal compliance, Finance administration, Logistic and Procurement.

The A&F SM assists COP and FCD by providing critical coordination for administrative, operational and financial reporting workflow from the MUSA Programme implementation.

The A&F SM is a key interfacing point with city-level staff as well with admin & finance staff of project partners. 

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

iDE Office Setup

• Assist COP to oversee the setup of iDE Madagascar office, including: licensing and legal compliance, domiciliation and office rental, equipment procurement, banking setup, startup budget and financial administration.
• Support the COP and Deputy Chief of Party (DCOP) in recruiting the startup team including job posting, interview coordination, negotiation assistance. 
• Coordinate with other iDE Madagascar leadership in the preparation, translation and adaptation of iDE and USAID policies and standard operating procedures and related templates and tools. Support the dissemination of these procedures internally (city office) and externally (implementation subparthers) where required.
• In coordination with HQ Finance staff, support and/or lead as assigned by COP/HQ finance, the planning, training, and implementation of procedures for financial reporting and administration, risk management, cash management, foreign currency exchange and banking relationships.
• Support the implementation and maintenance of financial systems and procedures for project management and delivery consistent with donor requirements.

Office Administration

• Provide ongoing support to the COP, DCOP, FCD to ensure iDE Madagascar and Subparthers’ strict compliance with iDE and USAID’s financial and administration policies and procedures.
• Support continual refinement of financial and administrative procedures in line with HQ guidance for all projects and train staff on these procedures to ensure sound management.
• Provide diligent oversight on Office and Program-related procurement activities with strict compliance with iDE or USAID policies. 

Financial Administration

• A&F SM will assist FCD with:
• Day-to-day financial and cash flow management tasks of iDE Madagascar at the Antananarivo and Project City Office level.
• Support the facilitation of timely disbursement of payroll funds from HQ Finance to Employer of Record (EOR) as needed.
• Compliance with Madagascar tax and statutory reporting requirements, as applicable for the non-profit sector. 
• Assist in the preparation of the country office interim budget and payment request to iDE HQ upon approval. 
• Assist  the COP, DCOP, FCD and other iDE Madagascar managers in the preparation of financial reporting and deliverables as required by USAID.
• Assist in Project Financial Resource monitoring to facilitate timely requests/transfers of funds from HQ as appropriate.

Project Support

• Support effective linkages between technical components and finance and administrative functions for the project.
• Ensure that timesheets are properly prepared and reviewed to accurately document and support work efforts on the project.

And any other Duties or Responsibilities as may be reasonably assigned from time to time by the supervisor.

À propos d'iDE

iDE est une ONG internationale avec 40 ans d’expérience dans la conception et l’implémentation de solutions de lutte contre la pauvreté par une  approche basée sur le marché. iDE a son siège à Denver, Colorado, États-Unis, et opère dans 11 pays à travers le monde.

iDE recherche des candidats qualifiés pour un poste de responsable senior en administration et finances (A&F SM)  d’un programme de quatre ans et demi, financé par USAID, dénommé «Madagascar Urban Sanitation Activity»  (MUSA). Ce projet vise à aider le gouvernement de Madagascar (GoM) à gérer le secteur et à améliorer l'accès et l'utilisation des services et produits d'assainissement dans certaines zones urbaines et périurbaines. Ce programme cherche à développer un environnement propice à l'assainissement, en améliorant l'offre et la demande des produits et services d'assainissement et en influant sur les comportements humains et sociaux liés à l’hygiène.

iDE estime qu’une économie de marché inclusive reste l’outil le plus efficace pour développer la prospérité et la résilience et, à terme, mettre fin à la pauvreté. En écoutant toutes les parties prenantes (producteurs, fournisseurs, détaillants et clients), nous surmontons les obstacles systémiques et développons des solutions durables. A iDE, nous remettons en question continuellement les idées préconçues, prenons des décisions fondées sur des données et preuves tangibles et restons agiles et adaptifs pour améliorer les résultats de nos interventions. Nous travaillons également à transformer les croyances et les pratiques qui perpétuent les inégalités et utilisons les connaissances que nous acquérons sur le terrain pour concevoir des programmes de changement social et comportemental qui favorisent la création d’écosystèmes de marché résilients, qui profitent à tous.

Champ d’intervention

Ce poste est basé au bureau d’iDE à Madagascar et relève du Directeur des finances et de la conformité du programme MUSA. Pendant la période intérimaire de recrutement du Directeur des Finances et de la Conformité, le SM A&F rendra compte directement au Chef de Partie (COP) du projet MUSA. L’A&F SM soutiendra la supervision administrative et financière du programme, en veillant à la conformité avec les politiques administratives, opérationnelles et financières de l’USAID et de l’iDE.

L’A&F SM assiste le COP et le FCD dans tous les aspects opérationnels du bureau d’’iDE, y compris l’installation du bureau, le recrutement, l’obtention d’agréments et la conformité légale, l’administration financière, la logistique et l’approvisionnement.

L’A&F SM assiste la COP et le FCD en assurant une coordination essentielle pour le flux de travail relatif aux rapports administratifs, opérationnels et financiers dans la mise en œuvre du programme MUSA.

L’A&F SM est un point d’interface clé avec le personnel pays  ainsi qu’avec le personnel administratif et financier des partenaires du projet.

TACHES ET RESPONSABILITES

 Mise en place du bureau d’iDE 

• Aider COP à superviser la mise en place du bureau d’iDE Madagascar, y compris : l’obtention des agréments,  la conformité légale, la domiciliation et la location de bureaux, l’achat d’équipements, la mise en place bancaire, le budget de démarrage et l’administration financière.
• Soutenir le COP et le chef de partie adjoint (DCOP) dans le recrutement de l’équipe de démarrage, y compris l’affichage des postes, la coordination des entretiens, l’aide à la négociation.
• Coordonner avec les autres dirigeants d’iDE Madagascar l’élaboration, la traduction et l’adaptation des politiques et des procédures opérationnelles stradard  d’iDE et de l’USAID, ainsi que des modèles de canevas et outils connexes. Soutenir la diffusion de ces procédures à l’interne (bureau local) et à l’externe (partenaires  de mise en œuvre) quand nécessaire.
• En oordination avec l’équipe finances du siège, soutenir et/ou gérer, selon les instructions du COP et.ou de l’équipe Finances du siège, la planification, la formation et la mise en œuvre des procédures relatives aux reporting financier et à l’administration, à la gestion des risques, à la gestion de la trésorerie, au change de devises et aux relations bancaires.
• Appuyer la mise en œuvre et la mise à jour des systèmes et procédures financiers pour la gestion et l’exécution du projet, conformément aux exigences du donateur.

Administration du bureau 

• Fournir un soutien continu au COP, au DCOP et au FCD pour assurer le strict respect par iDE Madagascar et les partenaires des politiques et procédures financières et administratives d’iDE et de l’USAID.
• Soutenir l’amélioration continue des procédures financières et administratives conformément aux directives du siège pour tous les projets et former le personnel à ces procédures afin d’assurer une saine gestion.
• Assurer une supervision diligente des activités de passation de marchés pour le Bureau et pour les programmes, dans le strict respect des politiques d’iDE ou de l’USAID.

Administration financière

•  L’A&F SM  assistera le  FCD dans :
• La facilitation des décaissements en temps opportun des salaires de la Direction Finances du siège vers l’agence de portage salarial (EOR), en tant que de  besoin.
• La conformité aux exigences fiscales et légales de déclarations à Madagascar, tels que requis pour les organismes à but non lucratif.
• La préparation du budget provisoire du bureau pays et des demandes de paiement au siège d’iDE après approbation.
• L’appuis au COP, au DCP, au FCD et aux autres responsables d’iDE Madagascar dans la préparation des rapports financiers et des livrables exigés par l’USAID.
• Le suivi des ressources financières du projet afin de faciliter les demandes/transferts de fonds en temps opportun depuis le siège, en tant que de besoin.

 Appuis au Projet

• Assurer des relations efficientes entre les composantes techniques et les fonctions financières et administratives du projet.
• S’assurer que les feuilles de temps sont correctement préparées et révisées afin de documenter avec précision et de soutenir les efforts de travail sur le projet.

Et toute autre tâche ou responsabilité qui peut lui être raisonnablement assignée de temps à autre par le superviseur.

Requirements

QUALIFICATIONS:

• Advanced degree in Finance, Business, Economics or other related fields preferred.
• Minimum of 5 years of professional experience in financial and operational/strategic management (budgeting, accounting, auditing) of donor-funded projects.
• Minimum of 3 years of supervisory experience, including direct supervision and mentoring of a team of staff capable of providing excellent financial support for a growing organization
• Minimum 3 years prior financial and operational experience with USAID-funded projects and understanding of corresponding financial and administration regulations and requirements.
• Demonstrated prior financial experience for an international non-profit is required including knowledge of one or more bilateral donors’ rules, regulations, and policies (DFID, SIDA, etc.) and experience managing donor grant agreements and/or subcontracts that comply with strict compliance requirements.
• Ability to systematically break down complex problems, complete an assessment of options and propose the optimal situation
• Proficient in collecting and analyzing financial data and producing coherent reports for donors and suppliers.
• Ability to manage multiple competing priorities and set clear, reasonable objectives for staff to ensure a positive and highly productive work environment. 
• Strong analytical and organizational skills.
• Competent at working with teams and staff/contacts that may be in different locations, e.g. headquarters staff, local city staff, and regionally based staff.
• Experienced with accounting software. 
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint and preference for Access) required.
• Proficient in  Google Suite (google docs, google sheet, etc) preferred.
• Ability to work with minimum supervision and in a multicultural setting.
• Fluency in French and English is required.

 QUALIFICATIONS:

• Diplôme d’études supérieures en financsx, commerce, économie ou dans d’autres domaines connexes, de préférence.
• Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dans la gestion financière et opérationnelle/stratégique (budgétisation, comptabilité, audit) de projets financés par des bailleurs de fonds.
• Minimum de 3 ans d’expérience en supervision, incluant la supervision directe et le mentorat d’une équipe d’employés capables de fournir un excellent soutien financier à une organisation en pleine croissance
• Au moins 3 ans d’expérience financière et opérationnelle dans le cadre de projets financés par l’USAID et une compréhension des réglementations et exigences financières et administratives correspondantes.
• Une expérience financière préalable avérée pour une organisation internationale à but non lucratif est requise, y compris une  bonne connaissance des règles, réglementations et politiques des donateurs bilatéraux (DFID, SIDA, etc.) et une expérience dans la gestion d’accords de subvention et/ou de contrats de sous-traitance de donateurs en ligne avec des exigences de conformité strictes.
• Capacité à décomposer de façon structurée des problèmes complexes, à effectuer une évaluation des options et à proposer la solution optimale
• Aptitude à collecter et à analyser des données financières et à produire des rapports cohérents pour les bailleurs de fonds et les fournisseurs.
• Capacité à gérer plusieurs priorités concurrentes et à fixer des objectifs clairs et raisonnables pour le personnel afin d’assurer un environnement de travail positif et hautement productif.
• Solides capacités d’analyse et d’organisation.
• Aptitude à travailler avec des équipes et des membres du personnel/des contacts qui peuvent se trouver dans différents endroits, par exemple le personnel du siège, le personnel du bureau local et le personnel régional.
• Expérience avec les logiciels de comptabilité.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et préférence pour Access) requise.
• Maîtrise de Google Suite (google docs, google sheet, etc.) souhaitée.
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et dans un environnement multiculturel.
• La maîtrise du français et de l’anglais est requise.

Benefits

DIVERSITY STATEMENT

iDE takes pride in our talented and diverse workforce. Minorities, women, and individuals with disabilities are encouraged to apply. Hiring, promotion, and compensation of employees are conducted without regard to race, color, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, genetics, disability, or age.

DÉCLARATION DE DIVERSITÉ

iDE est fier de notre main-d'œuvre talentueuse et diversifiée. Les minorités, les femmes et les personnes handicapées sont encouragées à postuler. L'embauche, la promotion et la rémunération des employés s'effectuent sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'identité ou à l'expression de genre, à l'orientation sexuelle, à l'origine nationale, à la génétique, au handicap ou à l'âge.